5 Schritte zur Verwaltung der Umsatzsteuer für Softwareunternehmen

Führen Sie diese wichtigen Schritte durch, um eine durchgängige Umsatzsteuer-Compliance zu erreichen
Die Welt der Umsatzsteuer kann äußerst verwirrend sein – manchmal sogar noch mehr, wenn Sie in der Softwarebranche tätig sind – aber die richtige Vorgehensweise ist entscheidend für den Erfolg. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, können sich auch Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten ändern oder erweitern. Und wenn das passiert, müssen Sie in der Regel fünf Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie in jeder Phase des Umsatzsteuerzyklus die Vorschriften einhalten. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir die fünf Schritte zur Verwaltung der Umsatzsteuer ermittelt, die alle Unternehmen unternehmen sollten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Achten Sie besonders auf Schritt 1 und Schritt 3, denn diese sind besonders wichtig und können für Unternehmen der Softwarebranche eine noch größere Herausforderung darstellen.

• Schritt 1: Wissen, wo Ihr Unternehmen die Umsatzsteuer erheben und abführen muss
• Schritt 2: Registrieren Sie sich für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer.
• Schritt 3: Berechnen Sie den korrekten Umsatzsteuerbetrag
• Schritt 4: Verfolgen und verwalten Sie steuerfreie Verkäufe
• Schritt 5: Abführung der Umsatzsteuer an die Steuerbehörde

Schritt 1: Wissen, wo Ihr Unternehmen die Umsatzsteuer erheben und abführen muss

Es kann sein, dass Sie die Umsatzsteuer nicht überall erheben und abführen müssen. Daher ist der erste Schritt zur Einhaltung der Vorschriften der Umsatzsteuer die Feststellung, wo Ihr Unternehmen zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet ist. Die Verbindung, die ein Unternehmen zur Erhebung und Abführung der Steuer verpflichtet, wird als “Nexus” bezeichnet. Viele geschäftliche Aktivitäten können eine Verpflichtung zu einem “Nexus” mit einem Steuergebiet begründen, z. B. physische Standorte, entfernte Mitarbeiter, Beziehungen zu verbundenen Unternehmen oder wirtschaftliche Aktivitäten in diesem Steuergebiet.

Es gibt einige Geschäftsaktivitäten, auf die Softwareanbieter besonders achten sollten, da sie zu den häufigsten Auslösern für die Begründung einer Nexus-Verpflichtung gehören. Dazu gehören die Einstellung neuer oder entfernter Mitarbeiter, die Einführung neuer Produkte und die Migration von Produkten oder Dienstleistungen in die Cloud. Während diese geschäftlichen Veränderungen in vielen Branchen vorkommen können, sind sie in Softwareunternehmen häufiger anzutreffen.

• Neue Mitarbeiter: Die Einstellung neuer Mitarbeiter oder von Mitarbeitern im Außendienst – einschließlich Auftragnehmern – begründet in vielen Staaten einen Nexus. Softwareunternehmen neigen dazu, schnell zu wachsen und sind dank der Technologie nicht darauf beschränkt, wo sie Mitarbeiter einstellen. Viele haben eine über das ganze Land verteilte Belegschaft, so dass diese Geschäftsaktivität für Softwareunternehmen oft ein den Nexus auslösendes Ereignis darstellt.
• Markteinführung von Produkten: Jedes Mal, wenn ein Softwareunternehmen ein neues Produkt auf den Markt bringt oder in einen neuen Markt expandiert, besteht die Möglichkeit, neue Kunden an neuen Standorten zu gewinnen. Die Ausweitung oder Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen auf neuen Märkten kann jedoch auch eine neue Nexus-Verpflichtung begründen. Aufgrund der jüngsten Zunahme von Gesetzen zur wirtschaftlichen Verflechtung basieren viele Staaten die Verpflichtung zur Verflechtung nun auf wirtschaftlicher Aktivität, einschließlich des Erreichens von Umsatz- und/oder Transaktionsschwellenwerten.
• Verlagerung von Produkten oder Dienstleistungen in die Cloud: Die Verlagerung bestehender Produkte oder Dienstleistungen in die Cloud und/oder der Beginn des Online-Verkaufs neuer Produkte oder Dienstleistungen kann in neuen Rechtsordnungen einen Nexus schaffen. Einige Länder beziehen digitale Waren und Dienstleistungen in ihre Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus ein, andere hingegen nicht. Wenn Sie Software oder Dienstleistungen aus der Cloud verkaufen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Arten von Verkäufen in Rechtsordnungen mit Schwellenwerten für den wirtschaftlichen Nexus berücksichtigt werden.

WAS ZU TUN IST
Sie müssen zunächst die Geschäftstätigkeiten verstehen, die eine Verpflichtung zur Herstellung eines Nexus begründen können, und dann Ihre Geschäftstätigkeiten überprüfen, um festzustellen, wo Sie möglicherweise eine Verpflichtung haben. Die oben genannten Geschäftstätigkeiten sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie eine Verpflichtung zum Bestehen eines Auslandsbezugs begründen können, daher ist es wichtig, dass Sie die gesamte Liste kennen. Halten Sie sich außerdem über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden, die sich auf die staatliche und lokale Steuergesetzgebung auswirken können, da sich die Gesetze zum Bestehen eines solchen Zusammenhangs häufig ändern. Avalara verfügt über zahlreiche Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, das Konzept des Nexus zu verstehen und zu verstehen, wie es sich auf Softwareverkäufe bezieht, sowie über Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, über Änderungen der Nexus-bezogenen Regeln und Richtlinien auf dem Laufenden zu bleiben.

RESSOURCEN FÜR MEHR DETAILS

Kennen Sie Ihren Nexus
Informieren Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten, wie ein Nexus festgestellt werden kann, um festzustellen, wo und wann Sie die Umsatzsteuer registrieren, einziehen und abführen müssen.
Umsatzsteuergesetze nach Bundesland
Informieren Sie sich über die Vielfalt der Umsatzsteuergesetze. Diese Leitfäden enthalten detaillierte Informationen darüber, welche Aktivitäten in den einzelnen Bundesstaaten einen Nexus auslösen. Von hier aus können Sie auf weitere Informationen zu bestimmten Umsatzsteuergesetzen zugreifen, die nach Bundesstaaten gegliedert sind.
WIE AVALARA HELFEN KANN
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie für Ihr Softwareunternehmen derzeitige oder künftige umsatzsteuerliche Meldepflichten haben, kann Ihnen das Avalara Professional Services-Team helfen. Wir bieten Ihnen eine kostenlose Prüfung der Steuerverflechtung und eine fortlaufende Überwachung der Steuerverflechtung an, damit Sie herausfinden können, wo Sie Umsatzsteuer erheben und abführen müssen, und um sicherzustellen, dass Sie für Schritt 2 bereit sind.

Schritt 2: Registrierung für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer

Nachdem Sie festgestellt haben, wo Sie einen Nexus haben und wo Sie folglich Umsatzsteuer erheben und abführen müssen, müssen Sie sich in dem entsprechenden Steuergebiet registrieren lassen. Leider sind das Verfahren, die Formulare und die Anforderungen für die Registrierung nicht für alle staatlichen oder lokalen Steuergebiete gleich. In den meisten Ländern müssen Sie sich registrieren lassen, bevor Sie die Umsatzsteuer von Ihren Kunden innerhalb des jeweiligen Steuergebiets erheben und abführen können; erledigen Sie also diesen Schritt, bevor Sie zu Schritt 3 übergehen.

Wenn Sie in Schritt 1 feststellen, dass Ihr Softwareunternehmen zuvor in einem Land, in dem Sie nicht registriert sind und keine Umsatzsteuer erheben, einen Nexus hergestellt hat, kann es sein, dass Sie in der Vergangenheit eine Steuerschuld hatten, die nicht beglichen wurde. Um diese Situation zu bereinigen, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte unternehmen, um mit dem Steuergebiet konform zu gehen, wie z. B. die Nachzahlung unbezahlter Steuern oder die Teilnahme an einer freiwilligen Offenlegungsvereinbarung.

WAS TUN
Informieren Sie sich darüber, wo Sie sich registrieren lassen müssen und welche Lizenzen, Formulare und Registrierungen ausgefüllt werden müssen, bevor Sie mit der Einziehung und Abführung von Steuern beginnen. Nicht alle Staaten und Gerichtsbarkeiten sind gleich, wenn es um die Einrichtung geht. Daher ist es wichtig, dass Sie die einzelnen Spezifikationen für Unternehmen, die Software herstellen und verkaufen, kennen.

RESSOURCEN FÜR WEITERE DETAILS

Umsatzsteuer-Registrierung 101
Lesen Sie diesen Artikel, um ein erstes Verständnis für die Registrierung in neuen Rechtsordnungen zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer zu erhalten.
Umsatzsteuer vs. Nutzungssteuer für Verkäufer
Entdecken Sie den Unterschied zwischen der Umsatzsteuerpflicht und der Nutzungssteuerpflicht.

WIE AVALARA HELFEN KANN
Wenn Sie einen Nexus festgestellt haben und sich registrieren lassen müssen, um mit der Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer zu beginnen, können Sie dies mit unserem Avalara-Lizenzierungsservice im Handumdrehen erledigen. Mit Avalara Licensing müssen Sie sich nicht selbst um die Formulare und Registrierungsanforderungen kümmern, denn wir helfen Ihnen beim gesamten Registrierungsprozess. Wenn die Registrierungen abgeschlossen sind, können Sie Schritt 3 in Angriff nehmen.

Schritt 3: Berechnen Sie den korrekten Umsatzsteuerbetrag

Sobald Sie in den Steuergebieten registriert sind, in denen Sie eine Anknüpfungspflicht haben, können Sie mit der Berechnung und Erhebung der Umsatzsteuer beginnen. In den Vereinigten Staaten gibt es mehr als 13.000 Steuergebiete, und jedes Gebiet hat unterschiedliche Steuersätze und Regeln für die Besteuerung von Produkten, so dass es schwierig sein kann, den richtigen Steuersatz zu ermitteln.

Bei Softwareverkäufen gibt es viele Variablen, die sich darauf auswirken, ob ein Land Umsatzsteuer erhebt. Wird die Software in physischer oder digitaler Form geliefert? Handelt es sich um maßgeschneiderte oder vorgefertigte Software? Die Liste der Variablen lässt sich fortsetzen.

Die Komplexität der Produktbesteuerung in der Softwarebranche kann zu mehr Arbeit und Verwirrung bei den Softwareanbietern führen. Obwohl es schwierig sein kann, ist es von entscheidender Bedeutung, es richtig zu machen, um zu vermeiden, dass Sie Steuern erheben, wenn die Software steuerfrei ist, aber sicherzustellen, dass Sie Steuern erheben, wenn die Software steuerpflichtig ist.

Zur Veranschaulichung der Komplexität und der unterschiedlichen Methoden, mit denen die Staaten die Steuerbarkeit von Software durchsetzen, haben wir im Folgenden drei Staaten hervorgehoben. Einen umfassenden Bericht über die Besteuerung von Software in den einzelnen Bundesstaaten finden Sie in unserem Leitfaden zur Besteuerung von Software nach Bundesstaaten.

Hawaii – Alle Software ist steuerpflichtig.

• Vorgeschriebene Software, die auf physischen Datenträgern geliefert wird, ist steuerpflichtig
• Vorgeschriebene Software, die elektronisch geliefert wird Steuerpflichtig
• Anpassungen von Software aus der Konserve Steuerpflichtig
• Cloud-Dienste – SaaS – Dienstleistungsvertrag steuerpflichtig
• Auf physischen Datenträgern gelieferte Individualsoftware Steuerpflichtig
• Elektronisch gelieferte Individualsoftware Steuerpflichtig

Arkansas – Software ist im Allgemeinen steuerfrei.

• Vorgeschriebene Software, die auf physischen Datenträgern geliefert wird – steuerpflichtig
• Vorgeschriebene Software, die elektronisch geliefert wird – steuerfrei
• Kundenspezifische Anpassung von Software aus der Konserve – steuerfrei
• Cloud-Dienste – SaaS – Dienstleistungsvertrag – steuerfrei
• Auf physischen Datenträgern gelieferte kundenspezifische Software – steuerpflichtig
• Elektronisch gelieferte Individualsoftware – steuerfrei

New York – Software wird 50/50 zwischen steuerpflichtig und steuerfrei aufgeteilt.

• Vorgeschriebene Software, die auf physischen Datenträgern geliefert wird – steuerpflichtig
• Vorgeschriebene Software, die elektronisch geliefert wird – steuerpflichtig
• Individuelle Anpassung von Software aus der Konserve – steuerfrei
• Cloud-Dienste – SaaS – Dienstleistungsvertrag – steuerpflichtig
• Auf physischen Datenträgern gelieferte kundenspezifische Software – steuerfrei
• Elektronisch gelieferte kundenspezifische Software – steuerfrei

WAS ZU TUN IST
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Variablen verstehen, die bei der Festlegung eines Steuersatzes eine Rolle spielen, z. B. die Regeln der Steuergesetzgebung und die Steuerbarkeit der Produkte, die Sie verkaufen. Richten Sie eine Lösung ein, die die entsprechenden Steuersätze für die von Ihnen verkauften Softwaretypen und die Art der Lieferung an jeden Staat, in dem Sie einen Nexus haben, zuordnen kann. Dazu gehört auch die genaue Anwendung der verschiedenen Steuersätze und Vorschriften in jedem Staat, denn jeder Staat hat seine eigenen Regeln. Erstellen Sie einen Plan zur effizienten und angemessenen Anwendung der Steuersätze auf Ihre Software-Transaktionen.

RESSOURCEN FÜR WEITERE EINZELHEITEN

Besteuerung von Software nach Bundesstaat
Ein Leitfaden zur Besteuerung von Softwareprodukten und -dienstleistungen, aufgeschlüsselt nach Bundesländern. Erfahren Sie, wie jeder Staat die Steuerpflicht für verschiedene Arten von Software definiert.
Verstehen der geografischen Lage und ihrer Auswirkungen auf die Steuerberechnung
Berechnungen auf der Grundlage von Postleitzahlen reichen nicht aus, um die angemessenen Steuersätze in verschiedenen Steuergebieten zu ermitteln. In diesem Video erfahren Sie, wie die Geolokalisierungstechnologie dazu beiträgt, einen möglichst genauen Steuersatz zu ermitteln.
WIE AVALARA HELFEN KANN
Wenn Sie nicht bereits Avalara AvaTax im Hintergrund arbeiten lassen, entgehen Ihnen automatisierte Umsatzsteuerberechnungen – in Echtzeit. AvaTax verwendet vordefinierte Steuercodes, um sicherzustellen, dass je nach Art der von Ihrem Unternehmen verkauften Software der entsprechende Steuersatz angewendet wird, wenn die Software in einem bestimmten Land steuerpflichtig ist. Wenn Sie den Avalara Tax Code Finder noch nicht verwendet haben, um die Steuerkennzeichen für Ihre Art von Software zu ermitteln, empfehlen wir Ihnen, ihn auszuprobieren. Nachdem die automatischen Umsatzsteuerberechnungen und die Steuerbarkeit der Produkte geklärt sind, können Sie sich in Schritt 4 mit den steuerfreien Verkäufen befassen.

Schritt 4: Verfolgung und Verwaltung steuerbefreiter Verkäufe

Je nach Art des Geschäfts oder dem Verwendungszweck des zu verkaufenden Artikels kann ein Unternehmen von der Zahlung der Umsatzsteuer auf eine Transaktion befreit sein. In vielen Bundesstaaten müssen beispielsweise gemeinnützige Organisationen und Behörden keine Umsatzsteuer zahlen. Darüber hinaus sind Produkte oder Artikel, die für den Wiederverkauf bestimmt sind, in einigen Staaten von der Umsatzsteuer befreit. Unabhängig vom Grund für eine Befreiung muss der Verkäufer eine Befreiungsbescheinigung einholen und verwalten, um zu bestätigen, warum die Umsatzsteuer nicht erhoben wurde. Wenn Unternehmen bei einer Prüfung keine aktuellen Unterlagen vorlegen, können sie mit Strafen und Bußgeldern belegt werden.

WAS TUN
Wenn Ihr Unternehmen mit steuerbefreiten Verkäufen zu tun hat, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ein Verfahren verfügen, mit dem Sie die Freistellungsbescheinigungen Ihrer Käufer erfassen, verfolgen und validieren können. Die Vernachlässigung der Steuererhebung in Verbindung mit fehlenden oder abgelaufenen Freistellungsbescheinigungen ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen bei einer Prüfung mit Strafen belegt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess Sie nicht diesem Risiko aussetzt oder Ihnen Kopfzerbrechen bereitet, weil Sie fälschlicherweise Umsatzsteuer berechnen, obwohl ein Verkauf eigentlich steuerfrei sein sollte.

RESSOURCEN FÜR WEITERE DETAILS

Häufige Fehler bei steuerbefreiten Verkäufen
In diesem Video erfahren Sie mehr über drei häufige Fehler, die Unternehmen bei steuerbefreiten Verkäufen machen. Steuerbefreite Verkäufe können selbst dem cleversten Unternehmen zum Verhängnis werden.
Der ultimative Leitfaden für Freistellungsbescheinigungen zur Einhaltung der Umsatzsteuer
Lernen Sie die Grundlagen der Umsatzsteuerbefreiung kennen und erfahren Sie, wie Sie sich Risiken bei der Einhaltung der Vorschriften und potenziell kostspieligen Bußgeldern und Strafen aussetzen können.
WIE AVALARA HELFEN KANN
Um steuerbefreite Verkäufe erfolgreich abwickeln zu können, benötigen Sie eine Strategie zur effektiven und effizienten Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Erneuerung von Freistellungsbescheinigungen. Avalara CertCapture erleichtert Ihnen die Verwaltung von Ausnahmegenehmigungen mit einer automatisierten Cloud-Lösung, die den Prozess verbessert und eine bessere Kundenerfahrung bietet. Nachdem Sie Ihre steuerbefreiten Verkäufe im Griff haben, ist es an der Zeit, in Schritt 5 die Umsatzsteuer an die zuständige Steuerbehörde abzuführen.

Schritt 5: Überweisung der Umsatzsteuer an die Steuerbehörde

Nachdem Sie die entsprechenden Umsatzsteuerbeträge eingezogen haben, ist es nun an der Zeit, diese Beträge an die Steuerbehörden zu überweisen. Jede Steuerbehörde hat eigene Vorschriften für die Überweisung der Umsatzsteuer, z. B. wann die Umsatzsteuererklärungen fällig sind, wie sie zu übermitteln sind (entweder in Papierform oder elektronisch) und in welchen Abständen die Erklärungen an die Steuerbehörde zu übermitteln sind.

WAS ZU TUN IST
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Einreichungsanforderungen für jedes Steuergebiet, in dem Sie Steuern erheben, kennen und über einen Plan oder eine Lösung verfügen, um diese Erklärungen bei Fälligkeit einzureichen. Die Ermittlung der Umsatzsteuerpflicht für Ihr Softwareunternehmen, der erforderlichen Steuerformulare und der Art und Weise, wie die Steuer zu überweisen ist, kann sehr zeitaufwändig sein. Stellen Sie daher sicher, dass Sie für jeden Einreichungszeitraum entsprechende Ressourcen zur Verfügung haben.

RESSOURCEN FÜR WEITERE DETAILS

Staaten und Termine
In diesem praktischen Leitfaden finden Sie wichtige Informationen zu den einzelnen Bundesstaaten, z. B. zu Feiertagen, Frühbucherrabatten, Fälligkeitsterminen, Zahlungsanforderungen und Formularen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Steuererklärung korrekt einreichen.
Die kniffligen 10: Komplexe Staaten für die Umsatzsteueranmeldung
Nicht alle Staaten sind gleich, wenn es um die Einreichung der Umsatzsteuer geht. Einige haben komplexere Regeln und Vorschriften. Die 10 kompliziertesten Staaten haben in der Regel den größten Aufwand bei der Einreichung.
WIE AVALARA HELFEN KANN
Avalara Returns kann die Umsatzsteueranmeldung und -überweisung in Ihrem Namen übernehmen – automatisiert, einfach und effizient. Avalara Returns verwendet nahtlos Transaktionsdaten, um automatisch alle Ihre Einreichungen vorzubereiten – auf Papier oder elektronisch. Es ist wichtig, dass der Prozess der Einreichung und Überweisung mit Ihrem wachsenden Unternehmen mitwächst, so dass Sie Ihre Unterlagen genauer und pünktlich einreichen und sich für verfügbare Frühzahlerrabatte qualifizieren können.

Es ist an der Zeit, mit Avalara konform zu werden
Wie Sie sehen, kann die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht für Softwareanbieter ein schwieriges Thema sein. Aber mit Avalara können Sie sich entspannen, denn wir haben eine integrierte Lösung, die Sie bei der Einhaltung der Umsatzsteuerbestimmungen unterstützt. Avalara unterstützt Sie bei der Ermittlung Ihrer Nexus-Verpflichtungen, bei der Registrierung in den erforderlichen Steuergebieten, bei der Berechnung der Umsatzsteuer, bei der Verwaltung steuerbefreiter Verkäufe und schließlich bei der Einreichung und Übermittlung Ihrer Steuererklärungen.

Ihre umsatzsteuerlichen Verpflichtungen können sich mit der Entwicklung Ihres Softwaregeschäfts weiterentwickeln. Die automatisierten Steuerlösungen von Avalara stellen sicher, dass Sie mit den neuen Regeln und Vorschriften für Softwareprodukte und -dienstleistungen Schritt halten können, sobald diese auftauchen, und dass Sie auch dann noch konform sind, wenn Ihr Unternehmen wächst.