In Marketingkampagnen für Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen werden häufig Aspekte der Software hervorgehoben, die potenzielle Käufer anlocken sollen, wie Cloud-Funktionen, wettbewerbsfähige Preise oder Big Data Business Intelligence (BI). Diese Funktionen sind zwar beeindruckend, aber sie stellen nicht unbedingt sicher, dass das ERP-System die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Die Bestimmung Ihrer ERP-Auswahlkriterien vor dem Vergleich von Lösungen ist eine wichtige Maßnahme, die den Auswahlprozess zum Erfolg führt. Einige der überraschendsten Fakten bei der Auswahl von ERP-Benchmarks drehen sich um unerwartete Voreingenommenheit, eine erneute Konzentration auf die Benutzerfreundlichkeit (UX) und ein überzogenes Gefühl der Wichtigkeit von Softwareanpassungen.
Objektive Kriterien kaschieren subjektive Voreingenommenheit
In einer idealen Umgebung würden die Auswahlkriterien für ERP aus völlig objektiven und messbaren Elementen bestehen, die perfekt auf die betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Leider sind einige der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines ERP-Systems anfällig für Verzerrungen, selbst wenn die Daten aus präzisen Zahlen bestehen.
Auf den ersten Blick scheinen einige Marktdaten quantifizierbare Aspekte der ERP-Auswahl zu bieten. Der Preis der ERP-Implementierung könnte beispielsweise als objektiv angesehen werden, da die endgültigen Kosten der Software in Zahlen ausgedrückt werden.
Diese Denkweise ist jedoch irreführend. Die Preise für ERP-Software spiegeln nicht den Wert der Implementierung wider, und der Preis gibt auch keinen Aufschluss über die Investitionsrendite (ROI), die sich aus dem System ergibt. Erschwerend bei der Frage nach Wert und Preis kommt hinzu, dass die teuersten ERP-Softwarelösungen nicht unbedingt die besten sind und die günstigsten nicht automatisch die schlechtesten. Tatsächlich ist die Frage nach dem Besten oder Schlechtesten nicht objektiv messbar. Eine Lösung, die für ein Unternehmen ideal geeignet ist (d. h. die beste), kann für ein anderes Unternehmen schlecht geeignet sein.
Manchmal bieten kostspielige Implementierungen nicht das gleiche Maß an Unterstützung oder Funktionalität wie ein kostengünstigeres System. Oder eine bestimmte Funktion, die für Ihr Unternehmen wertvoll ist oder auf die Ihr Unternehmen kaum verzichten kann, ist in teuren ERP-Systemen nicht verfügbar, während eine preiswertere Software sie bietet.
Die Größe des Softwareanbieters wird manchmal als nützliche Kennzahl angesehen, weil die Zahl der Beschäftigten mit der Gesundheit des Unternehmens korreliert. Oberflächlich betrachtet scheint dies ein objektives Kriterium für die Auswahl eines ERP-Systems zu sein. Ähnlich wie der Preis sagt auch die Anzahl der Mitarbeiter eines Softwareunternehmens nichts über das Vorhandensein der von Ihnen benötigten spezifischen Funktionen aus, und die Größe eines ERP-Unternehmens bedeutet nicht, dass die Software und der Support von höchster Qualität sind.
Eine überraschende Anzahl von Kriterien für die ERP-Auswahl sind Aspekte, die sich nicht objektiv quantifizieren lassen. In einigen Fällen ist der Standort des Softwareunternehmens wichtig, weil ein bestimmter geografischer Bereich bedient werden muss. Für dieses Szenario wird ein lokales ERP-Unternehmen ein angeborenes Verständnis für die von Ihnen bedienten demografischen Gebiete haben, während ein internationales ERP-Unternehmen die Feinheiten der Geschäftstätigkeit in Ihrem Gebiet nicht verstehen wird.
Leistungsstarker Pivot zu Benutzerfreundlichkeit und Endbenutzererfahrung
Trotz der Tatsache, dass die Benutzerfreundlichkeit nicht quantifizierbar ist, wurde die Bedeutung der Endbenutzererfahrung noch nie so hoch eingeschätzt wie heute. Eine Studie über ERP-Auswahlmethoden ergab, dass Benutzerfreundlichkeit und Wartung innerhalb von drei Jahren vom siebten auf den ersten Platz in der Wichtigkeit gestiegen sind – ein signifikanter Anstieg im Rang. Ironischerweise sank im gleichen Zeitraum der wahrgenommene Wert von ERP-Beratern erheblich. Vorschläge von Beratern fielen vom 8. auf den 18. Platz in der Wichtigkeit, trotz der Tatsache, dass großartige Berater dabei helfen, Unternehmen durch ein breites Spektrum an subjektiven Entscheidungsprozessen und benutzerfreundlichen Lösungen zu führen.
Einige Unternehmen sind sogar so weit gegangen, sich von ihren Mitbewerbern zu unterscheiden, indem sie sich mehr auf die Benutzerfreundlichkeit als auf andere Aspekte der ERP-Software konzentrieren. Bei der ERP-Lösung Paragon von Jonar beispielsweise ist die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiger Faktor bei der Implementierung, so dass Unternehmen ihr voll funktionsfähiges ERP-System in etwa zehn Minuten installieren können. Anstatt einen Implementierungsprozess zu durchlaufen, der Monate oder sogar Jahre dauert, ist die Software nach der Installation sofort einsatzbereit.
Die Benutzeroberfläche (UI) und die Benutzererfahrung (UX) haben einen großen Einfluss auf die Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz. Selbst das schnellste und funktionsreichste ERP-System bleibt hinter dem erwarteten ROI zurück, wenn die Endbenutzer Schwierigkeiten haben, die Software zu erlernen und sie effizient zu bedienen. Paragon geht dieses Problem an, indem es das Layout vereinfacht und gleichzeitig skeuomorphes Design einsetzt, damit digitale Formulare wie ihre physischen Gegenstücke aussehen, z. B. Bestellungen und Rechnungen. Skeuomorphismus bezieht sich auf visuelle Software-Objekte, wie digitale Formulare, die wie ihre physischen Gegenstücke aussehen.
Die kontextbezogene Gestaltung von Schaltflächen trägt ebenfalls dazu bei, die Schwierigkeiten bei der Handhabung von ERP-Software zu verringern. Anstelle von Schaltflächen, die blind Funktionen ausführen, bieten kontextbezogene Schaltflächen Funktionen, die auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten sind. Wenn Sie beispielsweise Inventar an einen Käufer versenden, sollten die verfügbaren Schaltflächen Optionen wie den Druck von Versandetiketten, die Berechnung von Versandkosten oder eine Auswahl verfügbarer Logistikoptionen anzeigen. Das Anklicken der Schaltfläche auf einem Versandbildschirm sollte nicht dazu führen, dass nicht zusammenhängende Prozesse wie die Berechnung der Bestandsbewertung oder die Erstellung einer Bestandsprognose ausgeführt werden.
Eine der kommenden ERP-Funktionen, die sich wahrscheinlich durchsetzen wird, ist die einfache Anpassung von Dashboards, Berichten, Auslösern und Bildschirmen durch die Endbenutzer. Traditionell liegt die Anpassung von ERP-Software auf den Schultern von Softwareanbietern und deren Programmierern, die viel Zeit damit verbringen müssen, den Code neu zu schreiben und umzuwandeln, um die gewünschten benutzerdefinierten Funktionen zu erreichen.
Eine Geschäftslogik- oder Regel-Engine ermöglicht es dem Endbenutzer, die Software anzupassen, ohne in den Quellcode einzugreifen. Die Benutzer geben die erforderlichen Datenfelder ein, definieren, wie die Felder miteinander verknüpft sind, und legen Regeln fest, die bestimmte Funktionen bestimmen, die für den Geschäftsbetrieb von Bedeutung sind.
Unternehmen kennen ihre eigene Branche und ihre speziellen Geschäftsabläufe besser als die Softwareanbieter. Wenn eine ERP-Lösung den Endbenutzern die Möglichkeit gibt, ihre eigenen benutzerdefinierten Funktionen zu erstellen, ohne den Kerncode zu ändern, bietet die Software eine bessere Benutzerfreundlichkeit als Anpassungen, die Monate dauern. Außerdem wird die Akzeptanz der neuen Software durch die Mitarbeiter beschleunigt, was ihnen den Übergang zu einer “neuen Arbeitsweise” erleichtert und den Schulungsprozess vereinfacht.
Anpassungen werden überbewertet
Es hat wenig bis gar keinen Sinn, das Rad neu zu erfinden, wenn die vorhandene Technologie die benötigten Funktionen bereits auf hohem Niveau erfüllt. Die meisten ERP-Implementierungen sind in irgendeiner Form anpassbar – sieben von zehn ERP-Installationen enthalten kundenspezifischen Code. Nur sehr wenige, gerade einmal 5 %, benötigen größere Änderungen, die die bestehende Anwendung komplett umgestalten. In den meisten Fällen ist es geschäftlich sinnvoller (und viel wertvoller), ein System mit Funktionen und Merkmalen zu wählen, die gut auf die eigenen spezifischen Geschäftsanforderungen abgestimmt sind, als eines, das erhebliche Anpassungen erfordert, um es passend zu machen. Best Practices zu befolgen bedeutet, ein ERP-System zu wählen, das die von Ihnen benötigten Funktionen standardmäßig enthält: Das wird Ihrem Unternehmen mehr nützen als eine Lösung, die eine Anpassung erfordert.
Mehdi Aftahi, Chief Technology Officer von TEC, erklärt, dass “Unternehmen, die ein ERP-Implementierungsprojekt in Angriff nehmen, Anpassungen vermeiden sollten.” Stattdessen sollten Unternehmen “einzigartige und kritische Anforderungen identifizieren, bevor sie die ERP-Software erwerben”, wodurch sichergestellt wird, dass “die gewählte Lösung nicht nur diese spezifischen Prozesse abdeckt, sondern auch Best Practices zur Verbesserung dieser Prozesse anbieten kann.”
Aufgrund der inhärenten Komplexität dieser Art von Software gibt es keine perfekte Lösung für ERP-Software, unabhängig vom Grad der Anpassung. Einige ERP-Programme werden für bestimmte Branchen entwickelt und enthalten bewährte Verfahren und optimierte Prozesse, die in die Lösung integriert sind. Abgesehen von diesen branchenspezifischen Softwarelösungen ist es einfacher und effektiver, Ihre Geschäftsprozesse so zu optimieren, dass sie sich in die bestmögliche Softwarelösung einfügen.
Sicherlich ist die Anpassung Ihres ERP-Systems eine wertvolle Option, um sicherzustellen, dass Ihre Software das tut, was Sie brauchen. Dennoch sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Bedürfnisse zu bewerten, ihre Auswahlkriterien zu ermitteln und diese Kriterien dann mit den verfügbaren Funktionen und Merkmalen konkurrierender Softwareanbieter zu vergleichen, um die ERP-Software zu finden, die neben der Erfüllung ihrer Anforderungen auch die besten Praktiken ermöglicht und die Prozesse anpasst, um die Kompatibilität zu erleichtern.
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