Wachstum für Duo durch Avalara erleichtert

Überblick über das Unternehmen
Duo wurde 2015 gegründet und bietet nutzerzentrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung, Endpunktsanierung und sichere Single-Sign-On-Tools. Das Unternehmen arbeitet mit der Überzeugung, dass seine Dienste einfach, effektiv, vertrauenswürdig und dauerhaft sein sollten.

Steuerliche Herausforderungen
Als Duo seinen Umsatz in vier aufeinanderfolgenden Jahren mehr als verdoppelte und seine Nutzerbasis vervierfachte, hatte diese steile Wachstumskurve steuerliche Auswirkungen. Das Team musste bei jeder Registrierung in einem neuen Bundesland die Steuerregeln, Steuersätze und Einreichungsanforderungen recherchieren. Außerdem stieg mit jedem neuen Bundesland der Zeit- und Arbeitsaufwand des Steuerteams für die monatliche Umsatzsteueranmeldung. Die Einhaltung der Steuervorschriften stellte eine zunehmende Belastung für die Mitarbeiter von Duo dar und hinderte sie daran, sich auf strategischere Projekte zu konzentrieren.

Außerdem begann das Unternehmen, seine internen Systeme von einer Software für kleine Unternehmen auf eine Unternehmenslösung umzustellen, und der Bedarf an Flexibilität zur Integration mit neuen Lösungen wurde immer größer.

Warum Avalara?
Die Cloud-basierte Lösung von Avalara enthält integrierte Steuerregeln und -sätze, die den Aufwand für die Steuerrecherche minimieren, wenn sich die Nexus-Verbindlichkeit von Duo ausweitet.

Duo entschied sich auch für Avalara Returns, um die Belastung durch die Umsatzsteuererklärung zu verringern. Das Unternehmen benötigte eine integrierte Lösung, die den gesamten Prozess einschließlich der Einreichung von Steuererklärungen, Zahlungen und der Verwaltung von Bescheiden verwaltet.

Integration
“Wir haben 2015 begonnen, AvaTax mit QuickBooks zu nutzen, um unsere Steuerberechnungen durchzuführen”, sagt ein Steueranalyst bei Duo. “Zu dieser Zeit haben wir unsere Steuern selbst geschätzt und manuell eingereicht.”

Im Jahr 2016 begann das Unternehmen mit der Umstellung von QuickBooks auf Sage Intacct. “Die Steuereinrichtung war der einfachste Teil der Sage Intacct-Implementierung”, erinnern sie sich. “Wir haben einfach alle Entscheidungen zur Steuerbarkeit an AvaTax übertragen. In der Tat war Avalara der einfachste Teil der Umstellung.”

Ergebnisse
Duo akquiriert nicht nur ständig Kunden in neuen Staaten, sondern prüft auch immer wieder die freiwillige Registrierung in einigen Staaten, um auf Nummer sicher zu gehen. “Sobald die Entscheidung gefallen ist, können wir den Nexus einschalten und mit einem Knopfdruck mit der Erfassung und Einreichung beginnen”, sagt der Analyst.

Automatisierung ist die Rettung
Durch die Rationalisierung der Steuerberechnungs- und -einreichungsprozesse hat Avalara dem Steuerteam von Duo die Möglichkeit gegeben, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren. Tatsächlich schätzt Duo, dass sie durch die Automatisierung der Umsatzsteuerberechnung mit AvaTax etwa eine halbe Million Dollar einsparen konnten.

“Wir verbringen mehr Zeit mit der Analyse und weniger mit der Abwicklung von Transaktionen und der Bearbeitung von Steuern”, heißt es. “Allein das Einreichen der Steuererklärungen kann ein Team fast einen ganzen Monat lang aufhalten. Während dieses Zyklus kann man keine sinnvollen Analysen oder Abstimmungen durchführen oder interne Kontrollen einführen, geschweige denn einen Tag frei nehmen.”

Seelenfrieden ist unbezahlbar
Auch was das Risiko von Audits angeht, kann das Team beruhigt sein. Duo verkauft SaaS und materielle Medien mit Software, und die Steuerbarkeit ihrer Produkte variiert von Staat zu Staat. “Es ist großartig, dass Avalara diese Nuancen versteht”, sagt der Analyst. “Die Berichte von Avalara sind so konzipiert, dass sie die Erwartungen der Wirtschaftsprüfer erfüllen. Wenn es also zu einer Prüfung kommt, haben wir mit Avalara ein viel größeres Vertrauen in das Ergebnis.”

Durch die Automatisierung der Umsatzsteuerberechnung mit AvaTax hat Duo schätzungsweise eine halbe Million Dollar eingespart.

Diese Art von Zuversicht geht weit über bloßen Optimismus hinaus. “Wir wachsen so schnell, und die Fähigkeit von Avalara, mit uns zu skalieren, war entscheidend”, sagen sie. “Wir sind gerade dabei, Salesforce und Recurly einzuführen, die beide mit AvaTax integriert werden. Wir werden uns auf Avalara verlassen können, wenn wir weiter skalieren und wachsen.”

Kunde
Duo

Industrie
Software

Steuerart
Umsatz und Verwendung

Integration
Sage Intacct

Steuerliche Herausforderungen

• Wachstum des Unternehmens
• Ineffiziente Prozesse
• Neue Integrationen

Verwendete Produkte

Avalara AvaTax
Liefert dynamisch Umsatz- und Nutzungssteuerberechnungen, basierend auf den neuesten Regeln und Sätzen in unserer Steuer-Engine, an einen Einkaufswagen oder ein Fakturierungssystem zum Zeitpunkt des Kaufs.

Avalara Rückgaben
Erfasst automatisch die Daten von AvaTax, um die Umsatz- und Nutzungssteuererklärungen vorzubereiten und einzureichen und die Zahlungen in jedem Einreichungszyklus für mehrere Gerichtsbarkeiten zu überweisen.

Vorteile

• Erheblicher Zeitgewinn für das Team, das zuvor mit der Verwaltung der Umsatzsteuer beschäftigt war
• Wechsel der Buchhaltungssoftware, ohne einen Schritt zu überspringen
• Nexus-Erweiterung ist mit wenigen Klicks erledigt
• Geschätzte Einsparung von 500.000 Dollar pro Jahr durch Automatisierung der Umsatzsteuer

Art der Branche

Software
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