Haben Sie jemals an einem ERP-Auswahlprojekt teilgenommen? Die meisten Fachleute in der Fertigungsindustrie sind einmal, vielleicht zweimal in ihrer Laufbahn mit der ERP-Auswahl konfrontiert, daher gibt es in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich nicht viel Stammeswissen über den Prozess.
Warum werden ERP-Lösungen nur so selten umgestellt? Im besten Fall ist die Evaluierung und Auswahl einer neuen ERP-Lösung ein teurer und zeitaufwändiger Prozess. Im schlimmsten Fall können dabei große Mengen an Geld und Zeit verschwendet werden. Optimierungs- und Umstellungsinitiativen sind risikoreich und erfordern eine angemessene Investition. Wenn sie schlecht durchgeführt werden, können diese Projekte ein Unternehmen lähmen. Richtig durchgeführt, können neue Technologien zu einem echten, quantifizierbaren Wettbewerbsvorteil führen.
Woher weiß man, dass es Zeit für einen Wechsel ist? Oft hat eine ERP- oder andere Unternehmenslösung vor Jahren gut funktioniert, als sie installiert wurde, passt aber nicht mehr zur aktuellen Geschäftsrealität. Vielleicht verlässt sich Ihr Team auf Tabellenkalkulationen und gemeinsam genutzte Laufwerke, arbeitet in Silos mit unterschiedlichen Versionen der Wahrheit, und die Datengenauigkeit leidet darunter. Vielleicht unterliegen Sie neuen Branchen- oder gesetzlichen Anforderungen und haben Schwierigkeiten, sich anzupassen und diese einzuhalten. Oder die harte Wahrheit über die Ineffektivität Ihrer ERP-Lösung schlägt Ihnen Tag für Tag ins Gesicht, wenn Sie versuchen, ineffiziente Prozesse zu bewältigen – Ihre Infrastruktur kann Ihren Fertigungsbetrieb auf dem Weg zur digitalen Transformation nicht mehr unterstützen.
Als Berater habe ich im Laufe meiner Karriere einige hundert solcher Projekte geleitet oder an ihnen mitgewirkt. Viele davon waren nicht ganz so erfolgreich und haben nicht alle definierten Ziele erreicht. Ich weiß, was funktioniert. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Startup-Unternehmen mit Wachstumsprognosen, ein mittelständisches Unternehmen oder ein Großunternehmen sind, die folgenden Tipps helfen Ihrem Unternehmen, sich auf die Bewertung und Auswahl einer neuen ERP-Lösung vorzubereiten.
Die Strategie festlegen
Der erste Schritt auf dem Weg zu einer preisgekrönten ERP-Initiative besteht darin, die richtige Grundlage zu schaffen. Bevor ein Unternehmen mit Anbietern spricht oder sich online Demos ansieht, muss es eine klare Strategie festlegen.
Leider machen Führungskräfte bei diesem ersten Schritt oft den ersten Fehler. Ein altes Sprichwort besagt: “Man weiß nicht, was man nicht weiß”. Dieses Sprichwort trifft auch auf die Auswahl von ERP-Lösungen zu. Viele C-Level-Führungskräfte schränken ihre Erfolgsaussichten von vornherein ein, weil sie sich auf Mundpropaganda verlassen und nur persönliche Kontakte innerhalb ihres Netzwerks und Kollegen in ihrer Branche konsultieren. Empfehlungen aus vertrauenswürdigen Quellen können jedem ein Gefühl der Zuversicht vermitteln, aber die Realität ist, dass es riskant ist, sich auf anekdotische Beweise zu verlassen, unabhängig davon, von wem sie stammen. Eine Ressource kann außergewöhnliche Erfahrungen mit einem bestimmten Anbieter gemacht haben, während ein anderer Kontakt vielleicht das Gegenteil erlebt hat. Wer kann schon sagen, welche der beiden Aussagen richtig ist? Wenn Entscheidungen auf der Grundlage persönlicher Erfahrungen getroffen werden, kann es sein, dass der ungebildete Käufer mit niedrigen Erwartungen nicht weiß, was ihm entgeht, und dass der wählerische Käufer mit unangemessenen Erwartungen nie zufrieden sein wird.
Verlassen Sie sich bei der Entscheidung für eine ERP-Lösung nicht nur auf die Erfahrungen und Ideen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Unternehmen sehen sich mit einer Flut von neuen Technologien konfrontiert, die sie bewerten müssen. Sie müssen entscheiden, ob ein bestimmter Fortschritt ihrem Unternehmen helfen kann oder nicht, und dann herausfinden, wie sie ihn am besten implementieren können. Die meisten Unternehmen verfügen über einige Ressourcen mit umfassender Erfahrung im Bereich Technologie und Wandel, aber wie viel Erfahrung haben sie mit all den modernen ERP-Lösungen? Kennen sie die besten Verfahren für eine ERP-Lösung für Ihre Branche? Wissen sie, welche aktuellen Praktiken Sie beibehalten und welche Sie aufgeben sollten?
Stellen Sie das Team zusammen
Der nächste Schritt auf dem Weg zu einer preisgekrönten ERP-Initiative besteht darin, interne Ressourcen für die Initiative bereitzustellen und das Team für den Erfolg zu befähigen.
Bestimmen Sie ein Kernteam. Wählen Sie einen Projektleiter, der ein Motor und ein Kommunikator ist. Dann – und das ist vielleicht der kritischste Schritt des Auswahlverfahrens – geben Sie dieser Person die Zeit und die Ressourcen, die sie braucht, um die Aufgabe richtig zu erledigen. Ein Projektmanager widmet sich in der Regel zu 100 % dem ERP-Auswahl- und Implementierungsprojekt. Die Mitglieder des Kernteams müssen möglicherweise bis zu 80 % ihrer Zeit während bestimmter Abschnitte des Projekts aufwenden. Allzu oft kann es zu einem Burnout kommen, wenn ein Kernteam versucht, ein neues System zu entwerfen und gleichzeitig seinen normalen Beruf auszuüben.
Welche Fähigkeiten brauchen Projektmanager für ein erfolgreiches Technologieprojekt? Zunächst einmal ist es die Aufgabe des Projektleiters, das Projekt, die Ressourcen, die Aufgaben, den Zeitplan und die gewünschten Ergebnisse in- und auswendig zu kennen. Ein guter Projektmanager sollte genug über die Prozesse des Unternehmens wissen, um Entscheidungen treffen zu können, aber er sollte nicht in den aktuellen Zustand investiert sein. Es kann vorkommen, dass Gruppen von erfolgreichen Technologieumstellungen abgehalten werden, nur weil einige Veteranen der Organisation ihren Wunsch, die aktuellen Prozesse zu reproduzieren, überbetonen. In diese Prozesse sind viele Gedanken, Investitionen und Stolz geflossen, aber eine technologische Umstellung öffnet die Tür für positive Veränderungen. Ein solider Projektmanager kann diese Widerstände identifizieren und die richtigen Ressourcen bereitstellen, um die Teammitglieder zu coachen und zu befähigen. Für keine Initiative sollte grünes Licht gegeben werden, bevor nicht die entsprechende Zeit und die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt wurden.
Holen Sie sich die richtige Hilfe
Um Ihre aktuelle Situation zu verstehen und eine Strategie für Ihr weiteres Vorgehen festzulegen, ist es wichtig, sich externes Wissen zu beschaffen. Ganz gleich, ob Sie einen Anbieter finden, der ein echter Berater ist (diese sind selten), eine Beratungsgruppe oder eine Mischung aus selbst erstellten Datenbanken – entscheidend ist, dass Sie unvoreingenommene und aktuelle Informationen erhalten, die es Ihnen ermöglichen, das ERP Ihres Unternehmens mit dem Ihrer Konkurrenten und der Branche als Ganzes zu vergleichen. Sie möchten mit einem Partner zusammenarbeiten, der alle potenziellen Fallstricke kennt und weiß, wie man sie umgeht.
Es lohnt sich, in externe Hilfe zu investieren, um den aktuellen Zustand zu dokumentieren und zukünftige Prozesse zu definieren. Dieses Verständnis bildet die Grundlage für eine angemessene Bewertung und ist der Startschuss für eine erfolgreiche Implementierung. Teamübungen zur Bewertung der Ausgangssituation und zur Festlegung künftiger Ziele kommen allen Beteiligten zugute – vom Endbenutzer des Systems, der nur eine minimale Anzahl von Aufgaben ausführt, bis zum Leiter des Funktionsbereichs, der für den Gesamtprozess verantwortlich ist. Niemand wird auf derselben Seite beginnen, geschweige denn im selben Kapitel. Diese Übungen helfen den Teams, ihre Zuständigkeiten festzulegen und sicherzustellen, dass alle zusammenarbeiten, um zu definieren, wie die Dinge tatsächlich ausgeführt werden. Sobald die aktuellen und zukünftigen Prozesse so detailliert wie möglich definiert sind, haben Sie eine Grundlage für die Festlegung der Anforderungen, wie die neue Software zu bewerten ist. Sowohl die Funktionalität als auch die Anpassungsfähigkeit werden in der Regel als Thema für die Bewertung herangezogen.
Fazit
Die Art und Weise, wie Sie den ERP-Auswahlprozess beginnen, legt den Grundstein für den späteren Erfolg. In der Vorbereitungsphase sollten Sie die strategischen Ziele festlegen und bekannt machen, das Team zusammenbringen und echte Experten einladen, die Ihnen bei der Bewertung Ihrer Situation helfen können.
Wenn Sie Ihr Unternehmen durch die Art und Weise, wie Sie Lösungen bewerten und implementieren, differenzieren, geben Sie Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, sich innerhalb Ihrer Branche zu differenzieren.
Warten Sie auf den zweiten Teil dieser dreiteiligen Serie – ERP-Lösungsbewertung.
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