Suffolk Libraries ist eine gemeinnützige, unabhängige und wohltätige Organisation, die 44 Bibliotheken zum Nutzen der Bevölkerung von Suffolk betreibt. Obwohl sie 2012 eine eigenständige juristische Person geworden war, führte der Suffolk County Council weiterhin die Personal- und Finanzfunktionen aus. Da alle Buchhaltungsdaten für die einzelnen Bibliotheken nach wie vor zentral verwaltet wurden, musste Suffolk Libraries jeden Monat einen Antrag auf Änderung der Finanzdaten beim Rat stellen. Ohne den täglichen Zugriff auf die Finanzdaten war Suffolk Libraries nicht in der Lage, die Buchhaltung so effizient zu führen, wie sie es wollte.
Auch das Beschaffungswesen für das Bibliothekspersonal musste gestrafft werden. Die Mitarbeiter mussten derzeit per E-Mail Anträge auf Kaufaufträge stellen. Die Bibliotheken von Suffolk verfügten nicht über einen automatisierten Beschaffungsprozess, und es war nicht einfach, herauszufinden, wann die Waren eingegangen waren, um dann die Kaufrechnung manuell mit der Bestellung abzugleichen. “Wir mussten die Kontrolle über unsere eigenen Daten und Buchhaltungssysteme übernehmen und unseren Bibliotheksmitarbeitern die Möglichkeit zur Selbstbedienung bei der Beschaffung geben, um die Effizienz zu steigern und Zeit und Kosten zu sparen”, sagt Mandy Wilkinson, Leiterin der Abteilung Finanzen und Ressourcen der Suffolk Libraries.
Eine zentralisierte Ansicht der Finanzdaten erreichen
Codestone implementierte SAP Business ByDesign aufgrund seiner Fähigkeit, Finanzdaten und tiefgreifende Analysen über mehrere Bibliothekseinheiten hinweg zu verwalten, die Kernprozesse der Buchhaltung von Suffolk Libraries zu rationalisieren und einen zentralen Überblick über die Finanzlage zu geben.
Die Datenduplizierung wird automatisch auf Batch-Basis verwaltet, wobei verschiedene Systeme, einschließlich der Kassen, problemlos miteinander verbunden werden können. Der Einkaufswagen ermöglicht es jeder lokalen Bibliothek, über einen sehr einfachen Bildschirm ihre eigene Einkaufsliste zu erstellen und direkt eine Bestellung aufzugeben. Das Back-Office-Team kann dann leicht sehen, wann Waren eingegangen sind und Rechnungen mit Bestellungen abgleichen.
Die Benutzeroberfläche ist modern und einfach zu bedienen, und auch Bibliotheksmitarbeiter ohne Buchhaltungskenntnisse können problemlos auf die Daten zugreifen und die gewünschten Aufgaben erledigen. Da SAP Business ByDesign auf Wachstum ausgelegt ist, lässt es sich skalieren, um künftige Aktivitäten zur Generierung von Einnahmen zu unterstützen, einschließlich der Beschaffung von Mitteln und kundenorientierterer Projekte, und um die Bibliotheken von Suffolk in die Lage zu versetzen, sich an neue digital basierte Möglichkeiten und Märkte anzupassen.
Mandy erklärt: “Wir haben uns eine Reihe anderer Systeme angesehen, darunter Sage und Oracle, aber SAP Business ByDesign erfüllt unsere Anforderungen an die Finanzbuchhaltung und das Beschaffungswesen. Außerdem ist es modular aufgebaut und schnell zu implementieren, und Codestone hat uns schnell und effizient zum Laufen gebracht”.
Selbstbedienung steigert die Effizienz
Suffolk Libraries hat erhebliche Effizienzgewinne erzielt, da jede Bibliothek ihre Selbstbedienungsprozesse ausweitet und somit nur noch ein kleines Backoffice erforderlich ist. Die Selbstbedienungsbeschaffung über das System bietet eine vollständige Übersicht über die bestellten und gelieferten Waren, was auch Zeit spart, da weniger Waren manuell nachgeprüft werden müssen.
Die Bibliotheksmitarbeiter haben sehr von dem intuitiven, anpassungsfähigen und menügesteuerten System profitiert, und auch Mitarbeiter ohne Buchhaltungskenntnisse können problemlos die für sie notwendigen Aufgaben wie Analysen und Berichte erledigen. Darüber hinaus kann das Finanzteam die Daten direkt in die monatlichen Berichte übernehmen, um sie sofort zu aktualisieren, was im Vergleich zu einem Push-System, bei dem CSV-Dateien heruntergeladen werden, die Fehlerquote verringert.
Die Bibliotheken von Suffolk profitieren von dieser kosteneffizienten und modularen Lösung, die flexibel genug ist, um sich an neue Möglichkeiten anzupassen. “Codestone hat uns viele technische Ratschläge zu Best Practices gegeben und unsere Drittanbieter unterstützt, damit Bestellungen und Rechnungen effizient hochgeladen werden können. SAP Business ByDesign kann mit uns wachsen und unsere zukünftigen Projekte unterstützen”, bemerkt Mandy.
Über Codestone
Codestone ist ein mehrfach ausgezeichnetes Unternehmen für Geschäftsanwendungen und Cloud-Services, das sich auf die SAP-Produkte Business One und Busines ByDesign sowie ergänzende Anwendungen und Managed-Hosting-Services spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde kürzlich zum dritten Mal in Folge von SAP als bester B1- und BYD-Partner in Nord-EMEA ausgezeichnet. Das Unternehmen konzentriert sich darauf, seinen Kunden zu helfen, den größtmöglichen Nutzen aus diesen Geschäftsanwendungen zu ziehen, indem es sich die Zeit nimmt, die spezifischen Anforderungen zu verstehen und die gewünschten Ergebnisse zu liefern.
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