Mit Acumatica können wir die Größe des Unternehmens verdoppeln, ohne den Platz und die Mitarbeiterzahl zu verdoppeln, weil wir die Macht über die Informationen haben. Wir können logischer arbeiten, besseren Service bieten und Millionen an Arbeitskosten einsparen, weil wir die Mitarbeiterzahl nicht verdoppeln müssen.
Ben Leinster, CEO der AFF|Gruppe
ÜBERBLICK
American Foam & Fabric, jetzt AFF|group, ist ein branchenführender Anbieter von Textilien für den Nachrüstmarkt in den Bereichen Automobil, Schifffahrt, Einzelhandel und Gastgewerbe. Bevor das 29 Jahre alte Unternehmen von seinem Gründer übernommen wurde, arbeitete es mit einer veralteten und eingeschränkten Version von Sage, und es fehlten formale Systeme und Prozesse. Die AFF|group benötigte Zugang zu Informationen und wollte eine Strichcodierung einführen und implementierte das cloudbasierte Acumatica, um die Bestandsverwaltung zu verbessern, unterschiedliche Datensilos zu verbinden und Einblicke zu gewinnen, um bessere Entscheidungen zu treffen.
SCHLÜSSELERGEBNISSE
Verbesserte Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen, Rationalisierung der Abläufe
Akkurate Informationen in Echtzeit, weniger Fehler und verbesserte Kundenzufriedenheit
Abschaffung manueller, papierbasierter Arbeitsabläufe, Einsparung von Zeit und Geld
Steigerung der Produktion ohne zusätzliches Personal, Investition in die Zukunft
Beschleunigung des Lagerumschlags, bessere Nutzung des Lagerbestands und Steigerung der Effizienz
Echtzeit-Berichterstattung durch den Einsatz von Dashboards
HERAUSFORDERUNGEN
American Foam & Fabric, jetzt AFF|group, ist ein branchenführender Hersteller von Textilien für den Ersatzteilmarkt, einschließlich Produkten für die Automobil-, Schifffahrts-, Einzelhandels- und Gastgewerbebranche. Das 29 Jahre alte Unternehmen stellt Aftermarket-Produkte her, die bei der Reparatur oder Renovierung von Lkw und Pkw verwendet werden, wie z. B. einen neuen Dachhimmel. AFF|group vertreibt auch hochwertige Lederwaren, Stoffe, Schaumstoffe und Vinyl für das Gastgewerbe und die Schifffahrt. Das Unternehmen verkauft seine Produkte an regionale und lokale Händler und versendet seine weichen, leichten und oft sperrigen Produkte landesweit mit seiner eigenen LKW-Flotte sowie mit einer Reihe von LTL-Transporteuren. Es kauft Produkte im In- und Ausland ein und bringt mehrere hundert Container und Lkw pro Jahr ins Land. Unter dem scheidenden Gründer, der das Unternehmen in erster Linie durch harte Arbeit und Intuition aufgebaut hat, wuchs der Umsatz von AFF stetig an. Vor dem Verkauf stagnierte das Wachstum der AFF-Gruppe aufgrund der zentralisierten Entscheidungsfindung, des Mangels an Informationen und des Fehlens formaler Systeme und Verfahren. Das neue Management unter der Leitung von Ben Leinster, CEO, und Mark Smith, CFO, sah in dem etablierten Unternehmen ein enormes Potenzial. Da das neue Team bereits mehrere Unternehmen in der Größenordnung der AFF|group geleitet hatte, wusste es, dass es durch die Einführung neuer Systeme, die Schaffung formaler Verfahren und die Änderung der Unternehmenskultur in der Lage sein würde, den Umsatz zu verdoppeln, ohne wesentlich mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Zunächst musste das Unternehmen ein besseres Finanzsystem finden.
Das Unternehmen nutzte eine veraltete Version von Sage für die Buchhaltung, den Kundendienst, die Rechnungsstellung und die Auftragserfassung. “Es gab kein Bestandsmodul, kein MRP-System für die Fertigung und keine Möglichkeit, Arbeitsplätze zu schaffen”, sagt Smith. “Alle Produkte wurden zum Zeitpunkt des Kaufs als Aufwand verbucht. Der Bestand wurde am Jahresende geschätzt, und das Unternehmen versuchte, mit Hilfe von Tabellenkalkulationen den Überblick über Artikel mit hohem Umschlag zu behalten.”
Das Ergebnis war, dass alle Finanzdaten ungenau waren, dass es keine Bestandskontrolle gab und dass die Produktion ein Build-to-Order-System war, bei dem jemand die Materialien suchte, um ein Produkt herzustellen und es dann zu versenden.
“Es gab sehr viel, was ich als Gerangel bezeichne”, sagt Smith. “Wir haben uns einfach Dinge aus dem Regal geholt und weitergemacht.
Eine der ersten Aufgaben bestand darin, herauszufinden, was die AFF|group tatsächlich auf Lager hatte, um die vorhandenen Bestände besser nutzen zu können. So zogen die Mitarbeiter beispielsweise Produkte aus dem Regal, ohne sicherzustellen, dass der Bestand aus dem Jahr 2017 vor dem des Jahres 2019 entnommen wurde. Die neue Geschäftsleitung wusste, dass ein Barcode-System auch dazu beitragen würde, den Bestand besser zu verfolgen, aber auch, dass sie ein besseres Finanzsystem brauchte, in das die Daten einfließen konnten.
Eine der ersten Entscheidungen war, den Hauptsitz der AFF|group in die 440.000 Quadratmeter große Produktionsstätte zu verlegen und mit der Einführung formaler Prozesse und Systeme zu beginnen, die dem Unternehmen fehlten. Dies bedeutete, eine neue Kultur zu schaffen, die von Prozessen, Automatisierung und Informationen bestimmt war. Das war nicht einfach. Die Mitarbeiter, viele von ihnen langjährige Mitarbeiter, waren daran gewöhnt, die Dinge auf ihre eigene Art und Weise zu erledigen, und viele waren mit Barcode-Scannern oder formalen Lagersystemen nicht vertraut.
LÖSUNG
Smith leitete das Team, das nach einer Finanzplattform für das Wachstum suchte und vier oder fünf ERP-Systeme verglich. “Wir wollten etwas in der Cloud und wussten, dass es zu viel kosten würde, Sage auf den Stand zu bringen, den es brauchte”, sagt er. “Es hatte keinen Sinn, mit einem alten, veralteten System weiterzumachen.”
Er schränkte seine Liste auf Acumatica und Oracle NetSuite ein und entschied sich für Acumatica aufgrund der Preisstruktur und der Mobilitätsfunktionen, die es dem Vertriebsteam ermöglichen, den Lagerbestand beim Kunden über ihre Smartphones einzusehen. Ihm gefiel auch die offene API von Acumatica, eine flexible Cloud-Plattform.
Und “weil ich das Gefühl hatte, dass wir von Acumatica besser betreut werden würden, und weil ich großes Vertrauen in (Acumatica-Implementierungspartner) Blytheco hatte, der Acumatica empfahl”, sagt Smith und fügt hinzu, dass Blytheco bereits der langjährige Technologiepartner des Unternehmens war.
Neues Management, neue Prozesse, neues System
Die neue Geschäftsführung beschloss, Acumatica so schnell wie möglich zu implementieren, damit alle Beteiligten in die gleiche Richtung arbeiten konnten. Sie wussten, dass es für die Mitarbeiter eine große Herausforderung war, sich gleichzeitig mit einem neuen Managementteam, einem großen Umzug, neuen Arbeitsweisen und einem neuen Technologiesystem auseinanderzusetzen.
Während Acumatica selbst keine zusätzlichen Investitionen in Technologie erforderte, investierte die AFF|group in mehr als 20 drahtlose Zugangspunkte für das Lager für Barcode-Scanner – eine notwendige Investition,
sagt Smith.
“Wir hatten das Geschäft sechs Monate lang betrieben, als wir beschlossen
Wir hatten das Geschäft sechs Monate lang betrieben, als wir uns entschlossen, auf Acumatica umzusteigen, und sind dann relativ schnell in Betrieb gegangen”, sagt Smith. “Wir haben uns entschieden, das Spieltempo zu erhöhen, anstatt den Go Live zu verzögern, während sich das Team an die neue Technologie gewöhnt. Sobald wir alles eingeschaltet hatten, kamen wir zum Stillstand.”
Die Geschäftsleitung wusste, dass sie die Mitarbeiter aus dem Vollen schöpfen musste, als sie von allen verlangte, ein Barcodesystem zu verwenden, obwohl nur einer der 45 Mitarbeiter zuvor eines verwendet hatte. “Es war eine große Herausforderung”, sagt Smith.
Aber es war ein Risiko, das man bereit war einzugehen, und eine Investition, die das Unternehmen in das Team tätigen musste, da es wusste, wie viel einfacher es für das Unternehmen sein würde, die Produktion zu verdoppeln und gleichzeitig die Prozesse und Aufgaben zu vereinfachen. “Es ist schwer, die Leute dazu zu bringen, ihre Arbeitsweise zu ändern”, sagt Smith. “Wir mussten jeden Prozess im Gebäude ändern.”
Die Mitarbeiter lernten zum Beispiel, wie sie einen Auftrag abschließen, bevor er ins Lager geht, und dass sie nicht einfach etwas auf einen Lastwagen laden können, ohne es zu verbuchen. “Es ist schmerzhaft, etwas zu ändern, wenn man die Dinge lange Zeit auf die gleiche Weise gemacht hat”, sagt Leinster.
VORTEILE
Zugang zu Informationen ermöglicht Verdoppelung der AFF
Mit Acumatica haben alle Mitarbeiter der AFF-Gruppe Zugang zu genauen Informationen, was ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und effizienter zu arbeiten. Außerdem erhielt das Unternehmen eine Plattform für Wachstum.
“Wir haben neue Prozesse eingeführt und die Menge an
Wir haben die Menge des verwendeten Papiers und die für die Bearbeitung benötigte Arbeitszeit erheblich reduziert. Wir hatten Unmengen von Papier und Mitarbeiter, die Papier bearbeiteten”, sagt Anita Easler, Customer Fulfillment Manager. “Wir wollen, dass unser Unternehmen so papierlos wie möglich ist, und das konnten wir mit Sage oder den bisherigen Prozessen nicht erreichen. Jetzt, wo wir in der Cloud sind, können wir mit einem Telefon oder iPad auf Informationen zugreifen.
Darüber hinaus war die Einführung von MRP oder Materialbedarfsplanung “ein echter Wendepunkt”, sagt Cory Childers, Produktionsleiter. “Das hatten wir nie. Wir wussten nicht, was bestellt war oder was wir herstellen sollten, bis wir die Bestellung überprüft hatten. Jetzt sagt uns der Computer, was und wann wir es herstellen sollen.
Wenn die AFF|group einen Fehler entdeckt, dann nicht, weil sie ihn einfach übersehen hat oder weil jemand ein Stück Papier verloren hat. Sie können in Acumatica alle Informationen finden, die sie benötigen.
Effizientere Fertigung und Lieferungen
Die AFF|group hat zwei Hauptfertigungsbereiche. Der eine benötigt ein Betriebsdatenerfassungssystem (BDE), das die AFF|group derzeit implementiert. Der andere Fertigungsbereich ist von der Verspätung bei allen Aufträgen zur Pünktlichkeit bei fast allen Aufträgen übergegangen, was bedeutet, dass die LKWs pünktlich ausgeliefert werden.
“Früher mussten die Leute warten, bis sie das Produkt bekamen und die Lastwagen beladen werden konnten”, sagt Smith. “Jetzt haben wir dieses Problem nicht mehr. Alles ist auf Lager und alles ist fertig. Normalerweise mussten wir darauf warten, dass die Produktion Hunderte von Schaumstoffstücken zuschneidet, um unseren Lastwagen in Florida am Montagmorgen zu füllen, und diese Woche mussten wir nur darauf warten, dass sie zwei zuschneiden.”
“Für uns liegt die Stärke des Acumatica-Systems in der WMS- und Betriebsdatenerfassung, der Bestandsverwaltung und der Fähigkeit, an einen Kunden zu liefern und alles richtig zu machen”, fügt Leinster hinzu.
“Im Moment ziehen wir alles und stellen es bereit, bevor wir es auf einen LKW laden.” Er räumt jedoch ein, dass “wir gelegentlich immer noch etwas übersehen”. Das entmutigt das Team nicht, sondern spornt es vielmehr an, sich weiter zu verbessern. “Wir wollen so weit kommen, dass wir alles scannen, was in einen Lkw hineinkommt, und alles scannen, was aus einem Lkw herauskommt”, sagt Smith. “Wenn ein Kunde also sagt, dass etwas fehlt, können wir schnell feststellen, was passiert ist.
Das Team hat sich zum Ziel gesetzt, die Anzahl der täglich ausgehenden Lkws gegenüber der Zeit vor Acumatica mehr als zu verdreifachen. Mit Acumatica werden sie bald in der Lage sein, dies zu erreichen. Die AFF|group hat ihre Out-of-Stock-Situationen reduziert und erhält nun genaue Informationen darüber, was bestellt werden muss und wann die Bestellungen pünktlich geliefert werden können.
Das Vertriebsteam hat von unterwegs aus Echtzeit-Zugriff auf den Lagerbestand und die Lieferzeiten – etwas, das es bisher nicht hatte. “Früher mussten sie anrufen und jemand musste zum Lager laufen und sich den Bestand ansehen”, sagt Leinster. Die Vertriebsmitarbeiter können auch sehen, welcher Bestand für einen anderen Kunden reserviert sein könnte, wodurch die doppelte Buchung von Beständen und die Enttäuschung der Kunden vermieden werden – Fehler, die sie früher gemacht haben.
“Dass Acumatica cloudbasiert ist, war ein großes Verkaufsargument; jetzt können wir die Informationen in Echtzeit auf unseren Telefonen abrufen”, sagt er.
Nutzung von Informationen für schnelles Wachstum
Die AFF|group implementiert jetzt die Betriebsdatenerfassung von Acumatica, wodurch das Unternehmen ein echtes Live-System erhält, anstatt teilweise mit einem Batch-System zu arbeiten. Smith und sein Team suchen außerdem bei den ISV-Partnern von Acumatica nach zusätzlichen Anwendungen, die AFF|group helfen, noch effizienter zu werden. “Es gibt nur einen Weg, unsere Margen zu erhöhen, und das ist, effizienter zu werden”, sagt Smith. “Wir müssen die Verschwendung kontrollieren und verstehen, was in der Fertigung passiert.”
Die AFF|group musste diese Änderungen vornehmen, um das Geschäft auszubauen, sagt er. “Wir haben allen gesagt, dass dies drei Monate lang die Hölle sein würde, weil sich alles ändert. Nach der Hälfte der Zeit fragten sich die Leute, warum wir diese Entscheidung getroffen hatten, aber jetzt stimmten alle zu, dass wir dies tun mussten”, sagt Smith. “Diese Entscheidung war notwendig, und wir fühlen uns jetzt viel besser. Wir müssen noch viel lernen, aber niemand kann sich vorstellen, zum alten Weg zurückzukehren.
“Mit diesem System können wir die Größe des Unternehmens verdoppeln, ohne den Raum und die Mitarbeiter zu verdoppeln, weil wir die Macht über die Informationen haben”, fügt Leinster hinzu. “Wir können logischer arbeiten und Millionen an Arbeitskosten einsparen, weil wir die Zahl der Mitarbeiter nicht verdoppeln müssen.
Für uns liegt die Stärke des Acumatica-Systems in der WMS- und Betriebsdatenerfassung, der Bestandsverwaltung, der Fähigkeit, an einen Kunden zu liefern und die Dinge richtig zu machen.
- Mark Smith, CFO der AFF|Gruppe
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