Mit der zunehmenden Umstellung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) von kostspieligen Installationen auf kostenpflichtige SaaS-Lösungen können immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen diese Software nutzen, um die nächste Stufe des Unternehmenswachstums zu erreichen. Doch KMUs, die zum ersten Mal ein ERP-System einsetzen, und solche, die aus ihren bestehenden Systemen herausgewachsen sind, bewerten potenzielle ERPs allzu oft mit einer taktischen Denkweise und konzentrieren sich ausschließlich auf funktionale Fähigkeiten, ohne die längerfristigen, strategischeren Ziele und das Potenzial für geschäftliche Veränderungen im Blick zu haben. Das bedeutet, dass sie während des Auswahl- und RFP-Prozesses die falschen Fragen stellen.
Die Checkliste für die Funktionalität vermeiden
Ausschreibungen geben sich oft als Checklisten für die Funktionalität aus und lassen den strategischen Kontext vermissen, der für die Formulierung der Fragen und Antworten erforderlich ist.
Wie kann das passieren?
In einem Szenario wird eine Führungskraft aus einem ähnlichen Unternehmen eingestellt, in dem ein ERP-System mit beeindruckenden Ergebnissen eingeführt wurde. Er bittet seinen früheren ERP-Anbieter um eine RFP-Vorlage und passt diese an seine Bedürfnisse an. Dieser Ansatz suggeriert, dass ERP-Anforderungen allgemein sind. Das sind sie aber nicht.
Dies kann problematisch sein, wenn sich der Prozess auf aktuelle und vermeintliche Ineffizienzen konzentriert, anstatt größere, strategische Fortschritte anzustreben. So kann es beispielsweise sein, dass eine Gruppe von Kundendienstmitarbeitern den ganzen Tag über die Tastaturen klickt und versucht, die Auftragserfassung zu beschleunigen. In einigen Fällen kann die Nutzung der Vorteile von ERP jedoch auch bedeuten, dass die Eingabe von Kundenaufträgen mehr Schritte erfordert, weil dabei gleichzeitig nützliche Informationen mit anderen Abteilungen des Unternehmens wie Buchhaltung, Marketing und Beschaffung ausgetauscht werden.
Was wäre, wenn dasselbe Unternehmen seinen Umsatz in den nächsten fünf Jahren verdoppeln möchte, während die Gemeinkosten um nur 30 % steigen? Die Herausforderung besteht dann nicht nur darin, die Verkaufsdaten an alle Abteilungen weiterzugeben, sondern auch darin, den Prozess der Auftragserfassung zu rationalisieren, damit Unternehmen bei steigendem Volumen schneller Geld einnehmen können, und wie das ERP-System dies durch eine Verbesserung der Prozesse ermöglichen kann.
Wenn sich Ihr ERP-Auswahlprozess kurzsichtig auf die Ausführung einzelner Funktionen konzentriert, entgehen Ihnen die unternehmensweiten Vorteile, die sich aus der Änderung Ihrer Geschäftsprozesse ergeben, um geschäftskritische Daten an alle Abläufe zu senden und so wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Natürlich können Sie die Notwendigkeit von ERP-Systemen zur Unterstützung der tagtäglichen taktischen Anforderungen nicht ignorieren, am besten durch die Anwendung der MoSCoW-Methode – “muss haben”, “sollte haben”, “könnte haben” und “möchte haben”. Der strategische Ansatz zwingt Sie jedoch dazu, sich Gedanken darüber zu machen, wie das Unternehmen in einem Jahr, in drei Jahren und in fünf Jahren geführt werden soll. Wenn Sie dann erfahren, dass Sie 40 % des Produkts eines Anbieters anpassen müssen, um diesen zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden, wissen Sie, dass Sie auf dem falschen Weg sind.
Was ist die geschäftliche Herausforderung?
Der beste Weg, einen sinnvollen Dialog mit potenziellen ERP-Anbietern zu führen, besteht darin, einen strategischen Kontext zu schaffen. Ihr Unternehmen hat eine Vision; Ihr Partner muss diese Vision verstehen, um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen.
Nehmen wir an, Sie sind ein Hersteller von Konsumgütern, der im Zuge von COVID-19 dazu übergeht, hauptsächlich den Direktversand an den Verbraucher zu unterstützen. Bis vor kurzem bestand Ihre Herausforderung darin, Tausende von Paletten an einen multinationalen Konzern zu versenden und die Versandrichtlinien des Einzelhändlers einzuhalten, um Geldstrafen zu vermeiden. Jetzt bereiten Sie sich darauf vor, im Auftrag des Einzelhandelsriesen Hunderttausende von Einzelprodukten direkt an die Verbraucher zu versenden.
Ihre potenziellen ERP-Anbieter müssen die funktionalen Anforderungen und die Anforderungen an die Geschäftsprozesse für die Umstellung verstehen, und Sie möchten wissen, wie gut ihre Systeme diesen seismischen Wandel bewältigen können.
Ein weiterer häufiger Auslöser für die Suche nach einem neuen ERP-System ist die Tatsache, dass das vorhandene System für Ihre Branche nicht gut geeignet ist. In solchen Fällen muss bei der Auswahl untersucht werden, wie die Anbieter mit speziellen Prozessen umgehen, z. B. mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Pharmavertrieb oder der Nachverfolgung von Lebensmittelprodukten nach Charge und Los im Falle eines Rückrufs. Heute haben KMUs viel mehr Auswahlmöglichkeiten, wenn es um branchenspezifische ERPs geht. Aptean beispielsweise bietet eine Reihe von spezialisierten ERP-Lösungen für den Mittelstand in mehreren bedeutenden Branchen wie Lebensmittel und Getränke, industrielle Fertigung und Vertrieb sowie Einzelhandel.
Es hat Vorteile, mit einem branchenspezifischen ERP-Anbieter zusammenzuarbeiten, der in Ihrer Branche mit anderen Kunden, die genauso aussehen wie Sie, erfolgreich war. Sie ersparen sich die hohen Kosten und den Zeitaufwand für die Anpassung des Codes zur Unterstützung der branchenspezifischen Funktionen. Außerdem werden Sie wahrscheinlich von Verbesserungen profitieren, die als Reaktion auf andere Kunden in Ihrer Branche vorgenommen wurden und die Ihnen dann zur Verfügung gestellt werden.
Strategie denken, Veränderung denken
Die ERP-Implementierung bringt unweigerlich neue Geschäftsprozesse mit sich, die ein unternehmensweites Änderungsmanagement erfordern. Deshalb muss jeder in Ihrem Unternehmen von Anfang an mit an Bord sein – von der Vorstandsetage bis zum Endbenutzer. Bevor Sie sich an einen ERP-Anbieter wenden, müssen Sie sich zunächst die Frage stellen: Bin ich bereit, meine Prozesse zu ändern? Wenn die Antwort nein lautet, verschwenden Sie Ihre Zeit und Ihre Unternehmensressourcen.
Die Wahl einer ERP-Lösung ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Ihr Unternehmen treffen wird. Nehmen Sie sich Zeit und denken Sie über alle strategischen Fragen nach, bevor Sie sich mit einer Ausschreibung auf den Markt stürzen, die nichts weiter als eine Checkliste der Funktionen ist. Betrachten Sie die Ausschreibung als eine Einladung an ERP-Anbieter, Sie auf dem Weg des Wachstums und der Veränderung Ihres Unternehmens zu begleiten. Die besten Partner sind diejenigen, die über die zuverlässigen Ressourcen verfügen, um die Lösung zu erneuern und kontinuierlich zu skalieren, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln, damit Sie Ihr Ziel erreichen.
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