Wachsende Werbeagentur steigert Rentabilität um 6 % und verkürzt Bearbeitungszeit der Kreditorenbuchhaltung um 83 % mit Sage Intacct

Als Red Door Interactive in den letzten 18 Jahren expandierte, wurden Aufgaben wie die Zeiterfassung, die Umsatzrealisierung auf der Grundlage der prozentualen Fertigstellung und die vierteljährliche Budgetierung des Personalbestands immer komplexer und mühsamer. Darüber hinaus führen in der Welt der Agenturen hohe Fluktuationsraten und neue Kundenverträge zu einem ständig schwankenden Personalbedarf, so dass ein Einblick in die Personalprognosen entscheidend ist.

Red Door Interactive nutzte zuvor eine Mischung aus Microsoft Dynamics SL und mehreren anderen unzusammenhängenden Anwendungen, wodurch das Finanzteam mit doppelter Dateneingabe und fehleranfälliger Rechnungsstellung zu kämpfen hatte. Nach der Evaluierung verschiedener Finanzmanagement-Softwareoptionen, darunter Oracle NetSuite, entschied sich Red Door für Sage Intacct aufgrund seiner Flexibilität und nahtlosen Konnektivität.

Durch die Umstellung auf ein modernes, cloudbasiertes System konnte die Agentur ihre Rentabilität um 6 % steigern, die Budgetierung und Planung um 85 % beschleunigen und über 55 Stunden für monatliche Workflows und Berichte einsparen.

“Die größten Vorteile des Umstiegs auf Sage Intacct liegen in der Transparenz – die Drill-Down-Funktionen sind im Vergleich zu Dynamics wie Tag und Nacht, und wir lieben die auf Berechtigungen basierenden Dashboards von Sage Intacct”, sagt Natalie Bonczek, Controller bei Red Door Interactive. “Ich spare jeden Monat Tage der Berichtserstellung, weil wir hilfreiche Self-Service-Dashboards erstellt haben, in denen unsere Führungskräfte, das Kundendienstteam und die Abteilungsleiter bei Bedarf relevante, aktuelle Geschäftsinformationen finden können.

Nach der Implementierung von Sage Intacct konnte Red Door Interactive erhebliche organisatorische Vorteile erzielen, darunter:

• 33%ige Verbesserung der Produktivität des Finanzteams: Sage Intacct reduzierte Aufgaben, die früher Stunden oder Tage in Anspruch nahmen, auf nur wenige Minuten – einschließlich der Erstellung neuer Projekte, der Bearbeitung von Spesenabrechnungen, der Rechnungsstellung, der Umsatzrealisierung, der Kreditorenbuchhaltung und der Berichterstattung. Intuitive Workflows, wie z. B. eine verbesserte Zeiterfassung und mehrstufige Genehmigungen, trugen dazu bei, die Gesamtproduktivität des Finanzteams um 33 % zu steigern und die Genauigkeit der Rechnungen für die Kunden zu erhöhen.
• Die Zeit für die Eingangsverarbeitung wurde um 83 % reduziert: Durch den Einsatz von Sage Intacct’s Marketplace Partner Stampli konnte das Team die Zeit für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen erheblich reduzieren, einschließlich der Zeit und des Aufwands von Teammitgliedern, die nicht aus dem Finanzbereich kommen und für die Prüfung und Genehmigung von Eingangsrechnungen zuständig sind. Die nahtlose Zwei-Wege-Kommunikation zwischen den beiden Plattformen ermöglicht einen nahezu mühelosen Prozess.
• Beschleunigte Budgetierung und Planung um 85%: Sage Intacct Budgeting and Planning ermöglichte es dem Finanzteam, die vierteljährlichen Budget- und Prognosezyklen zu ersetzen, bei denen zuvor Daten eingegeben, Anpassungen vorgenommen und fünf verschiedene Master-Excel-Arbeitsblätter mit Registerkarten für jede der 20 Abteilungen und separaten Bürostandorte der Agentur neu erstellt werden mussten. Durch die Automatisierung dieses Vorgangs erhielt das Finanzteam leistungsstarke Funktionen, die den Arbeitsaufwand bei der Budgetierung um 85 % erleichterten.

“Sage Intacct Budgeting and Planning hat unseren Prozess von einem Kopfzerbrechen, das jedes Quartal mindestens zwei Tage dauerte, zu einer einfachen zweistündigen Aufgabe alle sechs Monate gemacht”, erinnert sich Bonczek. “Jetzt kann mein Team die Dynamik des Personalbestands besser überwachen und problemlos komplexe Berechnungen und Modelle durchführen, um die potenziellen Auswirkungen von Änderungen der Gehälter oder Eintrittsdaten zu verstehen. Da wir Prognosen für die Führungskräfte in der Hälfte der Zeit erstellen können, sind wir in der Lage, mehr Szenarien durchzuspielen und können die endgültigen Budgets eine Woche vor Beginn des Zeitraums verteilen, anstatt sie erst im Nachhinein zu erstellen.”