E-Z Stop Food Marts: Eine PDI-Software-Fallstudie

Überblick über die Geschäftsführung
Im Jahr 1957 wurde die Calloway Oil Co. in den Ausläufern der Great Smoky Mountains im Osten Tennessees gegründet. In den folgenden Jahrzehnten verschwanden die einst allgegenwärtigen Tankstellen aus der amerikanischen Landschaft, und an ihre Stelle traten Convenience Stores, die ein neues und besseres Kundenerlebnis boten.

Calloway Oil schloss sich diesem Trend an und gründete 1984 seine eigene Reihe von Convenience Stores mit dem Namen E-Z Stop Food Marts. “Unser Ziel sind saubere, helle Läden mit einem offenen Layout und freundlichen Kassierern, die den Kunden sofort das Gefühl geben, willkommen zu sein”, sagt Donna Perkins, Preisbuchmanagerin bei E-Z Stop.

Mehr als 35 Jahre später ist die E-Z Stop-Kette mit mehr als 20 Filialen in der gesamten Region Eastern Tennessee vertreten.

Geschäftliche Herausforderung
2008 machte sich E-Z Stop auf die Suche nach einem neuen Softwareanbieter, vor allem wegen einer lang gehegten Philosophie in Bezug auf die Behandlung seiner Mitarbeiter. “Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ein Leben außerhalb der Arbeit zu führen”, sagt Perkins. Aufgrund der Ineffizienz des vorherigen Systems war dies zunehmend unmöglich. “Viele von uns arbeiteten 50 oder mehr Stunden pro Woche, nur um die Aufgaben ihrer Position zu erfüllen, und das, nachdem wir die Automatisierungsmöglichkeiten der Software maximiert hatten”, erklärt Perkins.

Als Preisbuchmanagerin bei E-Z Stop sah Perkins die Verbesserungsmöglichkeiten in ihrer eigenen Abteilung aus erster Hand. Sie brauchte ganz einfach etwas, das funktionierte. “In meinem alten System funktionierten die Preisregeln nie richtig”, sagt sie. “Ich musste jeden Universal Product Code (UPC) manuell ändern, so dass die Gefahr menschlicher Fehler groß war. Das war einfach keine sehr effiziente Arbeitsweise.”

Darüber hinaus wollte E-Z Stop eine Softwarelösung mit besseren Integrationswerkzeugen. “Unser vorheriges System war nicht auf einer Windows-basierten Plattform aufgebaut”, erklärt Perkins. “Folglich war unsere Fähigkeit, Schnittstellen zu Produkten und Systemen von Drittanbietern, wie z. B. Excel, zu nutzen, stark eingeschränkt. Dies beeinträchtigte vor allem unsere Fähigkeit, Informationen zu importieren und zu exportieren.”

PDI-Lösung
PDI Enterprise, eine umfassende ERP-Softwarelösung, die speziell für Einzelhändler entwickelt wurde, war genau das, was Perkins brauchte, um ihre Preisbuchführung zu rationalisieren. “Mein Ziel war es, ein System zu bekommen, das unglaubliche Funktionalität und Effizienz bietet, und PDI Pricebook hat genau das erreicht”, sagt sie.

PDI Pricebook ermöglichte eine zentralisierte, elektronische Kontrolle der Einzelhandelspreise und der Lieferantenkosten, um E-Z Stop bei der Maximierung der Gewinnspannen und der Verbesserung der Genauigkeit zu unterstützen. Perkins war sofort ein Fan. “Ich bin ein großer Befürworter des zentralisierten Preisbuchs, und jeder Einzelhändler, der kein solches verwendet, verliert Geld”, sagt sie mit Nachdruck. “Als wir unseres einführten und mit dem Scannen begannen, stellten wir fest, dass es in jeder Filiale Unstimmigkeiten gab. Das System fängt einfach eine Menge Lücken auf, die man sonst übersehen würde.”

PDI Pricebook löste auch die Effizienzprobleme von E-Z Stop, indem es die Leistung und Zuverlässigkeit von zwei wichtigen Geschäftswerkzeugen verbesserte. Das erste waren die Preisregeln. “In meinem vorherigen System versagten die Preisregeln so oft, dass ich ihnen nicht mehr vertraute. Jedes Mal, wenn ich ein Produkt hinzufügte oder einen Preis änderte, musste ich dies manuell in ein Tabellenblatt eintragen”, erklärt Perkins.

Ein PDI-Berater arbeitete mit dem Preisbuchteam von E-Z Stop zusammen, um mehr als 600 Regeln für den komplexen Einzelhandelsbetrieb des Unternehmens zu implementieren. “Die Einrichtung von PDI Pricebook ist intensiv und erfordert eine Menge Planung und Voraussicht”, sagt Perkins. “Zu Beginn ist es wichtig, die richtigen Größen, Verpackungen, Marken und Hersteller zu haben. Außerdem müssen Sie jede Lieferantenbeziehung genau prüfen, damit Sie Ihre Preisregeln entsprechend anpassen können. Das ist eine ganze Menge Arbeit, aber wenn man sich auf den Prozess einlässt, sind die Ergebnisse die Arbeit wert.

Von den vier Arten von Preisregeln – fester Aufschlag, prozentualer Aufschlag, Zielspannenpreis und spezifizierte Preisgestaltung – verwendet E-Z Stop vor allem die letztere. “Die Preisregeln in PDI Pricebook funktionieren hervorragend”, schwärmt Perkins. “Festgelegte Regeln sind perfekt für unsere Läden, weil sie es mir ermöglichen, unsere Margen ohne viel Reaktivität im System festzulegen. Ich muss nur die Gruppe von Artikeln und Standorten auswählen, für die die Regel gilt, und schon wird die Änderung umgesetzt. Das ist unendlich viel besser, als wenn ich jeden UPC ändern müsste.

PDI steigerte die Effizienz von E-Z Stop weiter, indem es die Integration mit Systemen von Drittanbietern verbesserte, so dass die Ladenkette wichtige Informationen einfach importieren und exportieren kann. Eine Änderung, die Perkins begrüßte. “Derzeit habe ich drei Importe von meinem Lebensmittellieferanten: eine Preisdatei, eine Rechnungsdatei und eine Datei mit ausstehenden Rechnungen”, sagt sie. “Aber das ist noch nicht einmal das Beste”, fährt sie begeistert fort. “PDI Enterprise automatisiert den gesamten Prozess, indem es meine Importe plant. Das System meldet sich bei der FTP-Site meines Lebensmittellieferanten an, holt die Datei ab und wartet darauf, dass ich sie am nächsten Morgen überprüfe. Das System macht mich auf alle Ausnahmen aufmerksam, was mir ebenfalls Zeit spart.

Perkins’ Arbeitsbelastung ist nicht die einzige, die sich verringert hat. Mit dem Zugang zu über 100 Importprofilen importiert E-Z Stop alles von DTN-Kraftstoffkostendaten bis hin zu alltäglichen Hauptbuchtransaktionen.

Kundenergebnisse
Seit sie zu PDI Enterprise gewechselt hat, hat Perkins ihre Arbeitszeit halbiert und kann sich auf Aktivitäten konzentrieren, die, wie sie sagt, “das Unternehmen in eine positive Richtung bringen”.

“Zeit ist der größte Vorteil, den mir PDI Pricebook gebracht hat”, sagt sie. “Früher habe ich 50 Stunden pro Woche gearbeitet, nur damit unser Preisbuch gut ist. Jetzt ist es großartig, und ich verwende nur noch 25 Stunden pro Woche darauf. Ich mache mehr mit weniger, und das ist es, worum es geht.

Sie schließt mit den Worten: “Wenn man sich für eine Software entscheidet, möchte man ein Unternehmen und ein Produkt, das die Fähigkeit hat, einen in die Zukunft zu tragen. Für uns ist PDI dieses Unternehmen und PDI Enterprise ist dieses Produkt.”

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