Erwägen Sie die Cloud: Die ultimative Pro/Con-Liste für ERP

Für viele Unternehmen steht der Wechsel zu einem cloudbasierten ERP-System heute mehr denn je im Vordergrund. Die Pandemie der Heimarbeit und die Zunahme der Telearbeit hat viele Unternehmen dazu veranlasst, ihre derzeitigen ERP-Systeme vor Ort zu überdenken und eine Cloud-basierte Lösung in Betracht zu ziehen. Diese Entscheidungen erfordern eine sorgfältige Diskussion, um sicherzustellen, dass das gewählte System das richtige für das Unternehmen und die Branche ist. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Überlegungen, die bei der Umstellung auf ein cloudbasiertes ERP-System angestellt werden sollten.

Vorteile:

Vorhersehbare Kosten. Im Laufe der Zeit können die mit einem cloudbasierten ERP verbundenen Kosten vorhersehbar werden. Die Technologiekosten verlagern sich auf die Betriebskosten und nicht auf die traditionellen Investitionsausgaben. Die Vorhersehbarkeit der Kosten macht die Planung und Budgetierung einfacher.

Garantierte Produktentwicklung und -unterstützung. Cloud-basierte Systeme werden ständig aktualisiert, um eine gute Benutzerfreundlichkeit und die neuesten Funktionen, Patches und Support zu bieten. Da der Support für Cloud-Systeme jederzeit verfügbar ist, können Probleme schnell gelöst werden.

Leicht skalierbar. Wenn das Unternehmen wächst, können Altsysteme oft nicht mit neuen Anforderungen, Funktionen und Innovationen mithalten. Cloud-ERP ermöglicht es Unternehmen, das System zu erweitern und zu verkleinern, um es an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen, und zwar mit deutlich weniger Aufwand als ein herkömmliches ERP.

Der Endbenutzer steht im Mittelpunkt. Früher waren ERP-Systeme als Einheitslösung konzipiert, was die Hersteller dazu zwang, Anpassungen vorzunehmen, die kostspieligen zusätzlichen IT-Support erforderten. Der heutige Markt bietet branchenspezifische ERP-Systeme, die auf die Bedürfnisse der Endbenutzer zugeschnitten sind. Lebensmittel- und Getränkehersteller können beispielsweise ein ERP-System mit Prognose- und Bedarfsplanung, Verfolgung und Rückverfolgbarkeit sowie Rezeptur- und Least-Cost-Formulierungsfunktionen finden.

Sicherheit und Zuverlässigkeit sind stärker. Cloud-ERP kann problemlos die Sicherheit mobiler Geräte gewährleisten, Daten werden kontinuierlich und wiederholt gesichert, und es bietet eine geografisch verteilte Notfallwiederherstellung.

Bessere Verwaltbarkeit und weniger Wartungsaufwand. Unternehmen können teure Mitarbeiter neu zuweisen, um sie in anderen Bereichen des Unternehmens besser einzusetzen. Durch automatische Upgrades, die über den Anbieter bereitgestellt werden, verringert sich der Aufwand für manuelle Tests und Patches, und die Wartungskosten sinken insgesamt.

Geringerer CO2-Fußabdruck. Die Verbraucher von heute sind zunehmend gesundheits- und umweltbewusst. Wir beobachten, dass sich die Loyalität der Kunden zunehmend auf Unternehmen verlagert, die eine saubere, umweltfreundlichere Zukunft unterstützen. Unternehmen, die auf ein Cloud-basiertes System umsteigen, können viele Papiersysteme abschaffen und sind besser auf eine ökologische Gesamtstrategie ausgerichtet, die den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens verringert.

Nachteile:

Planung ist erforderlich. Ein neues ERP-System sollte als Neubeginn betrachtet werden: eine Zeit, in der Daten bereinigt werden, aktuelle Prozesse überprüft werden, um zu sehen, wie die Abläufe verbessert werden können, und die Fähigkeiten des neuen ERP-Systems kennengelernt werden, um zu sehen, wo Prozesse rationalisiert oder automatisiert werden können. Unternehmen, die den altmodischen “Lift and Shift”-Ansatz verfolgen, werden wahrscheinlich weniger Nutzen aus dem neuen System ziehen als sie gewinnen könnten.

Herausforderungen des Kulturwandels. Jede umfassende organisatorische Veränderung erfordert einen Kulturwandel. Bei der Umstellung auf die Cloud müssen viele Benutzer Prozesse neu erlernen, und für einige sogar ihre gesamte Tätigkeit. Veränderungen können schwer zu akzeptieren sein, wenn sie nicht richtig kommuniziert werden. Ein angemessener Plan für das Änderungsmanagement erfordert zusätzliche Planung, Kommunikation und Engagement sowie die Bereitschaft zur Veränderung.

Das Engagement der Führungskräfte ist ein Muss. Ohne eine klare Strategie für die Einführung wird das neue ERP nicht den gewünschten Nutzen bringen. Die Führungskräfte müssen die Hauptverantwortlichen für das Projekt sein, sich für die Veränderung einsetzen und transparent machen, welche Änderungen wann anstehen.

Geringes Einführungsrisiko. Wie bereits erwähnt, kann die Akzeptanz von organisatorischen Veränderungen schwierig sein – insbesondere für Unternehmen, die seit Jahrzehnten oder länger mit denselben Systemen arbeiten. Auch wenn es bei der Ankündigung von Veränderungen immer zu einem Produktivitätsrückgang kommen kann, ist es das oberste Ziel, die Endbenutzer angemessen vorzubereiten, um die Akzeptanz und den Projekterfolg zu verbessern.

Die Entscheidung für den Wechsel von einem alten ERP-System vor Ort in die Cloud kann einzigartige Herausforderungen, aber auch langfristige Verbesserungen mit sich bringen. Bei einer Entscheidung, die sich auf alle Bereiche des Unternehmens auswirkt, sollten Sie alle Aspekte abwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Die Investition in ein Cloud-ERP bringt große Vorteile mit sich, aber es muss sichergestellt werden, dass innerhalb des Unternehmens die nötige Offenheit für die Einführung und Veränderung vorhanden ist, um die angestrebten Ergebnisse zu erzielen.