Wie bereitet man technische Spezifikationen für die Entwicklung von ERP-Erweiterungen vor?

Die wichtigste Frage, mit der sich jedes Unternehmen bei der Einführung einer ERP-Erweiterung konfrontiert sieht, lautet: “Wo fange ich an”? Wenn Sie wissen, wie Sie den Prozess beginnen sollen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie unnötige Schwierigkeiten, Änderungen und Konflikte vermeiden. Aus diesem Grund müssen Sie die technischen Spezifikationen vorbereiten. Die Entwicklung einer ERP-Erweiterung hat ihre Tücken, die wir Ihnen beschreiben werden.

Wozu braucht man technische Spezifikationen und kann man auf sie verzichten?
Die technische Spezifikation ist ein Dokument, das alle erforderlichen Anforderungen an das System beschreibt. Ein ERP-System ist ein sehr technisches Produkt. Daher sind sowohl Entwickler als auch Manager oft versucht, die Implementierung schon vor Beginn der Arbeit bis zum Maximum zu planen. Dieser Ansatz zeigt, dass das technologische Softwaresystem so weit wie möglich algorithmisiert sein sollte.

Nur wenn man das Projekt in technischen Spezifikationen beschreibt, kann man den tatsächlichen Arbeitsaufwand erkennen und somit die Kosten und den Zeitrahmen berechnen. Darüber hinaus werden Spezifikationen bei der Projektvorbereitung oder während der Durchführung verwendet. Das Endergebnis hängt oft von der Vollständigkeit der Informationen und der Ausarbeitung der in dem Dokument beschriebenen Details ab.

Theoretisch kann man ohne technische Spezifikationen auskommen. In der Praxis ist es jedoch besser, ein detailliertes Dokument zu erstellen, in dem alle möglichen Details festgehalten werden, damit es bei der Implementierung der ERP-Module keine strittigen Punkte gibt.

Erstellung der technischen Spezifikationen
Die Erstellung einer umfassenden Liste von technischen Spezifikationen, die alle Erweiterungen, Dokumente, alle Nuancen der Arbeit, die für die erfolgreiche Implementierung von ERP-Modulen erforderlich sind, enthält, ist manchmal sehr schwierig. Das System ist multifunktional, und jede Änderung in einem Modul kann dazu führen, dass ein anderes geändert werden muss.

Bei der Ausarbeitung der technischen Spezifikationen für ERP-Module ist es unerlässlich, auf solche Fragen zu achten:

1. Was sind die Hauptaufgaben, die das Modul lösen soll?
2. Welche Daten (eingehende und ausgehende Informationen) werden zur Lösung des Problems benötigt?
3. Welche bestehenden Funktionalitäten nutzt das Unternehmen?
4. Welche häufigen Probleme oder Fragen können im Voraus geschrieben werden?
5. In welcher Form ist es besser, technische Spezifikationen zu erstellen (Anleitung, Visualisierung, Benutzerfreundlichkeit)?

Unsere Erfahrung mit technischen Spezifikationen
Was sollte in den technischen Spezifikationen beschrieben werden? Unsere Erfahrung zeigt, dass es solche Punkte geben sollte wie:

• Ziel – die Aufgabe, die durch die Umsetzung dieser Spezifikationen gelöst werden soll;
• Beschreibung – eine Zusammenfassung der anstehenden Verbesserungen;
• Umsetzungsmethode – eine detaillierte Beschreibung der Methoden zur Erreichung des Ziels. Hier ist es notwendig, alle Nuancen der Aufgabe zu beschreiben: Register, Verzeichnisse, die wir erstellen/bearbeiten, wie die Schnittstelle aussehen soll, usw. Die Beschreibung sollte unmissverständlich und klar sein. Sie kann auch ein Beispiel für die Umsetzung einer solchen Lösung in einem anderen Bereich enthalten;
• Parameter – Fristen, Umsetzungsphasen, verantwortliche Manager, notwendige Kontakte usw. Das Lastenheft muss von den Parteien vereinbart und unterzeichnet werden, um zahlreiche Änderungen während der Entwicklung zu vermeiden.
• Die Bewertung der Arbeit ist eine Beschreibung der Arbeitskosten.
• Die Gesamtkosten der Arbeit für diese technischen Spezifikationen.
• Sonstige Bestimmungen und Bedingungen.

Wie geht es weiter?
Nachdem die technischen Spezifikationen verfasst wurden, ist es an der Zeit, ein Team von Entwicklern zu finden, das sich an den erstellten technischen Spezifikationen orientiert. Wenn wir über den gesamten Prozess der ERP-Implementierung sprechen, dann gibt es mehrere Phasen, deren konsequente Durchführung in der Regel zum gewünschten Ergebnis führt. Hier sind sie:

• Identifizierung – Ermittlung der Anforderungen, Suche nach Problemen, die gelöst werden müssen.
• Analyse – Analyse der Anforderungen, Identifizierung der wichtigsten Bedürfnisse, Verallgemeinerung.
• Anpassung – Bewertung der Anforderungen im Zusammenhang mit den Fähigkeiten des ERP-Moduls und den bestehenden Systemprozessen.
• Dokumentation – eine formale und detaillierte Beschreibung der Anforderungen, Genehmigung der technischen Spezifikationen.
• Kommunikation mit den Entwicklern – iterative Interaktion mit den Entwicklern in Bezug auf Verbesserungen gemäß den erstellten technischen Spezifikationen.
• Implementierung – die Entwickler arbeiten an der Erstellung der erforderlichen Funktionalität.
• Testen – Überprüfung der Funktionalität des ERP-Moduls, Suche nach internen Experten und Endbenutzern, um die Übereinstimmung mit der Überarbeitung der technischen Spezifikationen und die Leistung des Systems festzustellen.

Alles – vom Projektstart über die Planung des Budgets und des Teams bis hin zur Erstellung der technischen Spezifikationen und der Implementierung – spielt eine wichtige Rolle bei der Einführung des ERP-Systems. Wenn alle Phasen gründlich durchgeführt werden, wird die konkrete Zusammenstellung der Aufgaben die Prozesse und die Entscheidungseffizienz des gesamten Projekts erheblich beschleunigen.

Wenn Sie Fragen zum Customizing von ERP haben, lassen Sie uns darüber sprechen!