ERP für das Gesundheitswesen

Es beginnt das Jahrzehnt des Krankenhauses 4.0. Es würde Sinn machen, dass auch die Back-Office-Abläufe des amerikanischen Gesundheitswesens ein 4.0-Upgrade erhalten. Die meisten Prognosen gehen davon aus, dass Krankenhaus 4.0 im Jahr 2020 realisiert wird und IoT, KI, Robotik, Daten und Analysen, 3D-Druck, virtuelle Realität und einfachen Zugang umfasst. In den letzten Jahren hat sich das Innovationstempo im Gesundheitswesen aus technologischer Sicht rasant erhöht. Man könnte meinen, dass sich die Gesundheitsversorgung endlich ändert und verbessert. Obwohl der Einsatz all dieser Energie für das Gesundheitswesen sicherlich positiv ist, sind viele Organisationen damit überfordert und haben keine übergreifende Strategie, um daraus Nutzen zu ziehen.

Auch die ERP-Landschaft ist ein Ort des Wandels. Die meisten Systeme sind zu Plattformen gereift, die in erster Linie cloudbasiert sind, um die Vorteile der Skalierbarkeit und der niedrigeren Kosten zu nutzen. Das allein ist noch nicht sehr aufregend, aber in Verbindung mit Erweiterungen wie globalen dynamischen Hauptbüchern und robusten Modulen wie Zuschussverwaltung, Leasinganwendungen und rollenspezifischen Analysen schon. Wenn man dann noch die integrierte Ebene wie die Automatisierung von Roboterprozessen (RPA), die Sprachintegration mit Alexa oder Google, Chatbots und Assistenten hinzunimmt, hat man etwas, das die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändern kann. Was will ich damit sagen? Die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu verändern, kann so viele Dinge bedeuten, aber die digitale Transformation, an der ich interessiert bin, bezieht sich auf den Einsatz von Technologien, die es uns ermöglichen, das Alltägliche zu übernehmen und es einem digitalen Mitarbeiter zu übertragen, damit unsere Mitarbeiter sinnvollere Aufgaben erledigen können. Wenn Sie sich einen Mitarbeiter vorstellen, der den Großteil seines Tages damit verbringt, Berichte zu erstellen, Akten zu verschieben oder Daten einzugeben, kann das für ihn nicht erfüllend sein. Sie würden viel lieber Ihren Kunden und Patienten helfen oder an der nächsten neuen Dienstleistungslinie arbeiten usw. Um zu verstehen, wie dies dem Unternehmen zugute kommt, muss man an die Kostenvermeidung denken, die dadurch entsteht, dass die derzeitigen Mitarbeiter frei werden, um künftige Aufgaben zu erledigen, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Einfach ausgedrückt: mit weniger mehr erreichen.

Im Allgemeinen hat sich ERP seit der letzten Implementierung von Software durch Unternehmen vor 15 Jahren weiterentwickelt und ist jetzt prozessbasiert. Aber, Unicorn, mir wurde gerade gesagt, dass alles rollenbasiert sei? Eine Rolle bezieht sich auf die Funktion, die ein Benutzer innerhalb der Anwendung oder in seinem Job ausübt, ganz sicher. Was ich mit prozessbasiert meine, bezieht sich darauf, wie das ERP und Tools wie RPA den End-to-End-Prozess betrachten, um die notwendige Automatisierung zu schaffen, damit die Rolle für sinnvollere Aufgaben frei wird. Ich kann einen Prozess abbilden, und er beginnt und endet in vielen Rollen. Es kommt sehr selten vor, dass ein Prozess bei einer einzigen Person beginnt und endet. Die Software hat sich mit Tools weiterentwickelt, die über API und Integrationen hinausgehen und nun von Menschenhand unterstützt oder vollständig automatisiert werden können. Durch den Einsatz von Werkzeugen wie OCR können wir Formulare und Daten automatisiert durch den Lebenszyklus im ERP-System leiten. Wir können einen Bewerber von der Bewerbung über die Einstellung bis hin zu den Vergünstigungen usw. begleiten, ohne dass wir in unserem ERP tippen müssen. Wir können einen Chatbot erstellen, der sich mit unseren Bewerbern unterhält und die meisten Fragen der Mitarbeiter beantwortet, wie z. B. den Kontostand, und so Kapazitäten für unsere Mitarbeiter schaffen, um sie bei sinnvolleren Aufgaben zu unterstützen.

Die Möglichkeit, Prozesse neu zu überdenken, da wir jetzt über eine Technologie verfügen, die derjenigen, die wir bei der letzten Einführung von ERP im Gesundheitswesen hatten, um Lichtjahre voraus ist. In einer Zeit, in der das Gesundheitswesen versucht, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen und die Gesamtkosten in der gesamten Organisation zu senken, möchte ich Sie darauf hinweisen, dass das Geld im Backoffice liegt, nicht im klinischen Bereich. Wir haben gerade das Zeitalter der elektronischen Patientenakten hinter uns gelassen, und diese Prozesse müssen vielleicht überarbeitet werden, aber sie sind im Allgemeinen neu konzipiert und nutzen die neuesten Technologien und Systeme der elektronischen Patientenakten. ERP war lange Zeit das Stiefkind, und in dieser Zeit wurden die Prozesse ignoriert. Ja, wir haben Upgrades durchgeführt, aber wir haben die Vorteile der Prozessneugestaltung nicht genutzt, indem wir alles von Grund auf neu überdacht und die Vorteile von 15 Jahren technischem Fortschritt genutzt haben. Einige haben vielleicht einige Zwischenschritte mit OCR in Ihrem AP-Prozess unternommen oder sind in der Personalabteilung zur digitalen Dokumentenablage übergegangen. Das sind sicherlich gute Schritte in die richtige Richtung, aber sie verblassen im Vergleich zu dem, was möglich ist. Ja, ich spreche von Einsparungen in Millionenhöhe, wenn es richtig gemacht wird. Wenn Sie mir nicht glauben, dann bin ich ein Einhorn, und wenn Sie nicht an Magie glauben, haben Sie wahrscheinlich recht. Machen Sie so weiter wie bisher, während Ihre Konkurrenten wie Kaiser und die großen Systeme alle ihre Abläufe automatisieren und verbessern und dann in Ihren Markt eindringen. Jeder im Gesundheitswesen muss jetzt handeln.

In die ERP-Systeme werden robuste Tools zur Prozessautomatisierung und wesentlich bessere mobile Anwendungen/Self-Service-Anwendungen integriert. Darüber hinaus hat sich das Erscheinungsbild dieser Systeme dramatisch verändert, sie sind jetzt benutzerfreundlicher geworden. Dies hat sich auch in Form von Personas geändert. Das bedeutet, dass sie das gesamte Konzept der Bereitstellung von Funktionen für die Person verstehen, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Es geht nicht mehr darum, ein unbeschriebenes Blatt zu sein, das man versuchen muss, durch Sicherheit zu begrenzen. Wenn sich ein Benutzer anmeldet, weiß das System, dass er der Controller ist, und stellt ihm Funktionen wie Berichte und Analysen zur Verfügung, die er täglich in seinem Dashboard sehen möchte. Sicherlich sind kleinere Anpassungen erforderlich, aber dies ist ein großer Paradigmenwechsel. Es spart Ihnen Zeit bei der Konfiguration der Sicherheit und der kundenspezifischen Entwicklung. Außerdem weiß das System, was die Nutzer wollen, und bietet robuste Selbstbedienungsfunktionen. Diese haben das Potenzial, Ihnen zum ersten Mal die Möglichkeit zu geben, Funktionen, die bisher ausgelagert waren, wie z. B. die Leistungsverwaltung, zu zentralisieren. Es wird mit Sicherheit die Anzahl der Anrufe von Mitarbeitern reduzieren und ihnen eine erstklassige Benutzererfahrung bieten. Ich sage immer, man kann nicht sagen, dass es sich um einen kritischen Prozess handelt, der für die Mitarbeiter wichtig ist, und ihn dann auslagern. Niemand wird sich um Ihre Mitarbeiter so kümmern wie Sie.

Oh, ich habe Anpassungen erwähnt, lassen Sie uns darüber sprechen. Viele von Ihnen haben Hunderte (manche sogar Tausende) von Anpassungen, die Sie im Laufe der Jahre vorgenommen haben. All diese Anpassungen sind sehr wartungsintensiv und ehrlich gesagt die Achillesferse, die immer wieder kaputt geht. Mit all den Fortschritten und der Verlagerung in die Cloud verschwinden sie! Ob es Ihnen nun gefällt oder nicht, es ist nicht klug, in der Cloud Anpassungen vorzunehmen, und mit der Entwicklung vieler für das Gesundheitswesen spezifischer Module und Funktionen ist dies auch nur noch selten notwendig. Einige ERPs sagen Ihnen einfach, dass Sie keine Anpassungen vornehmen können, und andere haben Möglichkeiten, aber sie lassen es Sie nicht wissen. Bei diesem Prozess geht es darum, alle Ihre Anpassungen zu identifizieren und sie mit den neuen Funktionen abzugleichen, um festzustellen, wo es noch Lücken geben könnte. Wenn es Lücken gibt, bedeutet das, dass jeder auf der Welt es anders macht als Sie, und raten Sie mal, es ist an der Zeit, Ihren Prozess zu verbessern, nicht die Anwendung anzupassen. Die neuen ERP-Versionen bieten Ihnen viel Flexibilität, und das Argument, dass Sie ein “Unterscheidungsmerkmal” brauchen, kann nicht von Ihrem Back-Office-ERP stammen. Das Unterscheidungsmerkmal liegt in den Richtlinien und der Selbstbedienung, die Sie Ihren Arbeitgebern und Kunden anbieten.

Da die Funktionalität von ERP fortgeschritten ist, ist es an der Zeit, das Application Lifecycle Management zu diskutieren. Nennen Sie es, wie Sie wollen (ALM, APM, App Management usw.), es ist der richtige Zeitpunkt, sich damit zu befassen. Der erste Schritt besteht darin sicherzustellen, dass Sie ein genaues Bild Ihrer Landschaft haben. Für viele ist dies eine Excel-Tabelle, und das ist für den Anfang auch in Ordnung, aber wir werden darauf aufbauen wollen. Es braucht umfangreiche Details, um für die Anwendungsplanung nützlich zu sein. Ich meine damit, dass sie ein Betriebssystem, eine Datenbank, Integrationen, Benutzer, Module usw. enthalten muss. Je detaillierter, desto besser. In einer perfekten Welt würden Sie eine Plattform wie Service Now oder Planview in Betracht ziehen, um diese zu verwalten und sie interaktiv mit den Anwendungseigentümern auf den neuesten Stand zu bringen. Diese Plattform wird dann zum Dreh- und Angelpunkt, wenn sich Ihre Umgebung ändert, um Sie bei der Folgenabschätzung zu unterstützen. Im Falle von ERP hilft uns dies, herauszufinden, wo wir dieses Portfolio durch Konsolidierung in neue ERP-Funktionen reduzieren und so einen Teil der Kosten ausgleichen können. Dinge wie Software für die Personalbeschaffung, Reisesoftware, Budgetierung und Planung sowie Tools für das Berichtswesen stehen dabei ganz oben auf der Liste der zu berücksichtigenden Themen. Die Steuerung durch das Sponsoring ist hier von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass wir nicht einfach eine Software mit doppelter Funktionalität behalten, weil wir sie schon lange haben”. Die Regel, die ich verwende, lautet: 70 % der aktuellen Funktionen werden in dem neuen ERP-System, das Sie einführen, erfüllt. Dies kann Hunderttausende an Wartungskosten einsparen, ganz zu schweigen von der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit im neuen ERP.

Berichte sind eine weitere Möglichkeit. Viele von Ihnen verwenden immer noch Crystal – ja, das tun Sie, auch wenn Sie es abstreiten, ich garantiere, dass ich einige Crystal-Berichte finden werde. Schlimmer noch, Sie verwenden Excel, als sei es ein wichtiger Bestandteil Ihrer Prozesse. Vielleicht sind Sie auf Johns’ Computer zu MS Access übergegangen, so oder so, das sind alles schlechte Nachrichten. Ich kann nicht über Berichte sprechen, ohne auf Enterprise Content Management einzugehen. Wo befinden sich Ihre Informationen und wie greifen Ihre Mitarbeiter darauf zu? Jetzt ist es an der Zeit, auch diesen Gorilla anzugehen, und ich kann Ihnen dabei helfen. Dies berührt auch Nicht-ERP-Bereiche wie SharePoint oder O365, aber die sinnvolle Nutzung Ihrer Daten ist wichtig. Bei Berichten kann die Entwicklung einer unternehmensweiten Berichterstattungsstrategie mit einem robusten Tool wie BIRST oder sogar Tableau dazu beitragen, dass nicht unnötig viel Zeit mit der Erstellung von Berichten vergeudet wird, die doppelt oder, schlimmer noch, einfach falsch sind. Mit dem Aufkommen von Tools wie Tableau sind die Lizenzen nun über die gesamte Umgebung verteilt, anstatt konsolidiert zu werden, was einige Möglichkeiten eröffnet. Sie wissen nicht, welche Berichte die Mitarbeiter erstellen und an wen sie sie zu welchem Zweck weitergeben. Was ist, wenn die Berechnungen falsch sind? Was ist, wenn drei Personen im Wesentlichen dieselben Berichte erstellen? Wie sind sie in den Prozess integriert, und könnten sie automatisiert werden? Wofür werden sie verwendet? Brauchen wir wirklich einen Bericht? Es ist an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, was wir hier tun.

In Anbetracht der Komplexität des heutigen Gesundheitswesens ist es wahrscheinlich, dass Sie eine Neugestaltung Ihres Hauptbuchs in Betracht ziehen müssen. Vor allem, wenn Sie mit Infor arbeiten und auf die Cloud umsteigen, wo Sie nun ein dimensionales Hauptbuch namens Global Ledger haben werden. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um von der intelligenten Nummerierung zu einem strategischeren dimensionalen Hauptbuch überzugehen, das Ihr Geschäft widerspiegelt. Die Zeit, die Sie hier im Vorfeld der Implementierung für die Gestaltung des Hauptbuchs aufwenden, ist gut investiert. In meinem Webinar zur GL-Vorplanung erhalten Sie hilfreiche Einblicke in diese Thematik.

Die Lieferkette war vor 10 Jahren der Ort, an dem der gesamte Wert der ERP-Implementierung realisiert wurde. Nun, raten Sie mal, sie ist auch dieses Mal der Star der Show. Mit mehr als 1.200 Erweiterungen der Anwendung innerhalb von Infor und neuen Modulen von Workday und Oracle kann dieser Bereich viele Vorteile nutzen. Es bedarf jedoch einiger neuer Technologien wie RFID und RPA, um wirklich optimiert zu werden. Wie gehen Sie mit Bestellungen um? Benutzen Sie immer noch ein FAX? Meine Kinder wissen nicht einmal, was ein Fax ist. Wo stehen Sie mit Ihrer EDI-Reise? In der heutigen technikbegeisterten Welt gibt es eine Menge, was hier getan werden kann, um einen schnelleren und kostengünstigeren Prozess zu erreichen.

Okay, wir sind endlich bei den Humanressourcen in der ERP-Modulfamilie angekommen. Ich glaube, hier wurde in den letzten Jahren am meisten diskutiert, aber nicht vollständig umgesetzt. In diesem Bereich kann die Kombination von RPA und ERP die größte Kostenreduzierung, die größte Verbesserung der Aktualität der Prozesse und die größte Auswirkung auf die Erfahrung der Mitarbeiter haben. Dies verdient wirklich einen eigenen Beitrag. Ich kann jedoch von Kunden berichten, die mit der richtigen Anleitung den Call-Center-Verkehr und den Personalaufwand in der Personal- und Lohnbuchhaltung um über 50 % reduziert haben. Wie, werden Sie fragen? Automatisierung und Selbstbedienung, die jetzt in ERP enthalten sind, sind ein großer Schritt nach vorn. Das Überdenken Ihrer Best-of-Breed-Strategie bei HR-Systemen ist hier ebenfalls ein Schlüssel. Wenn Sie Ihre Anwendungen konsolidieren, reduzieren Sie die selbst bei den besten Integrationen vorhandene Drehstuhlintegration und schaffen eine nahtlose Echtzeitumgebung, in der sich die Daten nahtlos bewegen. Sie können dann damit beginnen, die HR-Daten in Ihrem ERP zu nutzen, um alle Arten von externen Prozessen wie Zugang und Sicherheit oder Reisen usw. zu steuern. Nicht alle ERP-Systeme können hier ohne die punktuelle Hilfe von RPA allein stehen. Unabhängig vom Tool (Kofax und Blue Prism sind meine Favoriten) ergänzen sie die ERP-Tools und automatisieren Ihre End-to-End-Prozesse. Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnung (auch wenn sie nicht zur Personalabteilung gehören, wie ich weiß), Sozialleistungen, Personalbeschaffung, Verwaltung von Kündigungen, Urlaub, Trennungen usw. Ich könnte noch viel mehr aufzählen. Was ich damit sagen will, ist, dass dieser ganze Bereich in den letzten Jahren in den Fokus gerückt ist und nun umgesetzt werden kann. Auch für diese Technologien lässt sich in den nächsten Jahren leicht ein Fahrplan erstellen, um sie nutzbar zu machen. Je nach Größe der Abteilung sollten Sie in der Lage sein, 30 % Ihres Personalbestands umzuwandeln.

Wie Sie also sehen, ist ERP im Gesundheitswesen im Moment sehr spannend. Ich überspringe hier andere Themen wie die Revolution der Analytik im Personalwesen, die immer mehr zu einem Vorhersageinstrument wird. Ja, prädiktiv, das heißt, wir können Ihnen sagen, ob ein Bewerber für eine Stelle geeignet ist oder wo er vielleicht besser aufgehoben wäre. Wir können mit Hilfe von Daten herausfinden, warum die Fluktuation so hoch ist. Okay, lassen Sie uns einfach darüber reden. Es gibt eine ganze Reihe von Unternehmen in diesem Bereich, darunter Infor mit seinem eigenen Unternehmen Talent Science. Visier ist ein weiterer wichtiger Akteur, der versucht, aus den Daten einen Sinn zu machen. Das letzte Jahrzehnt war die Zeit der Datenerfassung. Data Warehouses, Data Lakes, Datenerfassung, so viele Daten. Jetzt haben wir coole Begriffe wie Normalisierung und Interoperabilität erfunden, aber können wir damit fertig werden und die verflixten Daten tatsächlich nutzen? An dieser Stelle kommt eine gute Analysestrategie ins Spiel. Wohlgemerkt, ich habe nicht Berichtswesen gesagt. Berichte sind für mich flach, sie sind Ausdrucke, nicht dynamisch und selten vorausschauend. Ich möchte Analysen, die präventiv wirken und meinen Mitarbeitern an vorderster Front helfen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Es interessiert mich nicht, was vor 30-60-90 Tagen passiert ist, es sei denn, es ist in dem Moment relevant, in dem ich handeln muss. Was wäre, wenn ich Ihnen sage, dass wir Ihre Fluktuation um 10 % senken können? Denken Sie einmal darüber nach, dass die Fluktuation einer Krankenschwester Kosten in Höhe von ca. 59.000 $ verursacht, die durchschnittliche Fluktuation 17 % beträgt und in einem großen Krankenhaus etwa 20 % der Belegschaft aus Krankenschwestern besteht. Rechnen Sie einmal nach, und die Zahl ist erschütternd. Ich kann helfen. Das Engagement wird durch das Verstehen der Daten über die Gründe, warum die Leute gehen, gefördert. Wenn Sie mir sagen, Unicorn, wir machen Austrittsbefragungen, dann werde ich wahrscheinlich lachen. Es ist ein ziemlich komplexer Prozess, zu verstehen, was Ihre Leistungsträger antreibt und warum sie gehen. Wenn Sie das nicht herausfinden, wird es Ihre Konkurrenz tun, und dann haben Sie ein großes Problem.

So, und jetzt bin ich wirklich fertig, versprochen. Ich könnte noch weiter gehen und über virtuelle Realität, Cloud, OP-Planung, virtuelle Besuche, Optimierung der OP-Planung usw. sprechen. All diese Themen haben Berührungspunkte mit ERP und wenn Sie mehr darüber wissen wollen, schicke ich Ihnen ein Einhorn-Plüsch, damit Sie sich mit mir darüber unterhalten können. Ich bin begeistert, wenn ich mit meinen Kunden aus dem Gesundheitswesen über diese und andere Themen spreche, und ich helfe Ihnen gerne bei der Planung und Durchführung von Workshops, damit Sie loslegen können. Das waren die wichtigsten Themen zum Thema ERP im Gesundheitswesen, und jetzt kann ich meine Einhornfinger ausruhen.