Die großen Vorteile von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) sind hinlänglich bekannt. Die Automatisierung von Routinetransaktionen, die Integration wichtiger Geschäftsfunktionen und die Verknüpfung verschiedener Abteilungen sowie die Erfassung und zentrale Speicherung von Daten sind alles Dinge, die Sie von einem erfolgreichen Auswahlprojekt für eine neue ERP-Lösung erwarten können.
In den meisten Fällen sind die heute erhältlichen ERP-Systeme auch umfassend in ihrem Angebot. Mit anderen Worten, Sie werden feststellen, dass ERP-Lösungen Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Vertriebsmanagement, Bestandsmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Business-Intelligence-Funktionen und andere wichtige Unternehmensfunktionen gut abdecken. Mit anderen Worten: Für jede Funktion ist eine ausreichende Anzahl von Funktionen in die Software integriert.
Hier bei TEC haben wir schon oft darüber geschrieben, wie wichtig es ist, bei der Auswahl von ERP-Software die Funktionalität und die Funktionen im Hinblick auf Ihre Geschäftsanforderungen zu bewerten. In diesem Beitrag lenken wir Ihre Aufmerksamkeit jedoch auf drei weniger offensichtliche Aspekte von ERP-Systemen, die von funktionalen Kategorien und der Integration neuer Technologien überschattet werden können. Dabei handelt es sich um schwieriger zu quantifizierende Aspekte der Software oder “weiche Faktoren”, die jedoch für den langfristigen Erfolg der Einführung eines ERP-Systems von großer Bedeutung sind.
Aspekt #1: Benutzererfahrung (UX)
Der subjektive Eindruck, den Mitarbeiter bei der Nutzung von ERP-Software haben, ist tatsächlich wichtig. Die Benutzerfreundlichkeit einer ERP-Lösung steht gleichrangig neben der Frage, wie gut die Funktionen und Merkmale mit den Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Denn selbst die umfangreichste und funktionsreichste Software wird sich als Fehlinvestition erweisen, wenn die potenziellen Benutzer sie verwirrend finden, lange brauchen, um sich mit ihr vertraut zu machen, oder sich sogar ganz weigern, sie zu benutzen.
Wie kann man also etwas so Subjektives wie UX beurteilen? Die Antwort liegt in einem gut ausgewählten Auswahlteam – und nicht nur in ein oder zwei Personen. Das Auswahlteam sollte sich aus Mitarbeitern aller Abteilungen oder Interessengruppen zusammensetzen, die ein neues ERP-System verwenden werden.
Sie sollten diese Interessengruppen nicht nur bei der Erfassung Ihrer Anforderungen konsultieren, sondern sie auch einbeziehen, wenn es um den Vergleich konkurrierender ERP-Lösungen geht. Eine bestimmte Benutzeroberfläche mag Ihnen oder dem IT-Manager oder einer anderen Person in Ihrem Unternehmen intuitiv und benutzerfreundlich erscheinen, aber wenn die Person aus der Buchhaltung, dem Lager oder dem Vertrieb usw. das System ausprobiert, wird sie feststellen, dass es alles andere als ideal ist.
Die Menschen sind heute daran gewöhnt, Anwendungen und Websites zu nutzen, die ihnen das Leben erleichtern. Die meisten Menschen bringen ähnliche Erwartungen an ihren Arbeitsplatz mit, so dass sie möglicherweise die Geduld verlieren, wenn sie auf Software mit einer beträchtlichen Lernkurve stoßen. Denken Sie daran, dass die meisten Benutzer nicht verstehen müssen, wie man die neue Software konfiguriert oder einrichtet – sie wollen einfach nur in der Lage sein, die Aufgaben, die sie erledigen müssen, schnell und einfach auszuführen. Wenn der Bildschirm, auf dem sie landen, nicht der ist, den sie brauchen, erwarten sie, dass ein schnelles Wischen oder Klicken sie genau zu dem bringt, was sie suchen.
Die Anbieter von ERP-Software konzentrieren ihre Entwicklungszeit und -anstrengungen immer mehr auf die Bereitstellung einer verbraucherfreundlichen Benutzeroberfläche. Wir gehen davon aus, dass sich dieser Trend fortsetzen wird. Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen in der Lage sein sollten, ein ERP-System zu finden, das sowohl ihre funktionalen Anforderungen erfüllt als auch den UX-Test besteht.
Aspekt Nr. 2: Skalierbarkeit
Die meisten Unternehmen hoffen auf Wachstum und erwarten, dass ihre ERP-Software dieses Wachstum mitmacht. Von ERP-Lösungen wird erwartet, dass sie eine Lebensdauer von mindestens 2 bis 3 Jahren haben, bevor ein größeres Upgrade erforderlich ist. In diesem Zeitraum kann viel passieren.
Die meisten modernen ERP-Lösungen bieten Skalierbarkeit – d. h. die Fähigkeit einer Lösung, ein wachsendes Arbeitsvolumen zu bewältigen oder erweitert zu werden, um mehr Benutzer und Anforderungen zu erfüllen.
Wie bei den meisten Dingen ist auch die Skalierbarkeit mit zusätzlichen Kosten verbunden. Wenn Sie Ihren ERP-Anbieter bitten, 50 zusätzliche Benutzerlizenzen hinzuzufügen, können Sie davon ausgehen, dass dafür zusätzliche Gebühren anfallen. Bei den Verhandlungen über den Kauf einer neuen ERP-Lösung ist es ratsam, nach der Skalierbarkeit zu fragen. Fragen Sie, wie das Wachstum gehandhabt wird, einschließlich der Kosten für das Hinzufügen zusätzlicher Lizenzen. In manchen Fällen kann auch zusätzliche Hardware erforderlich sein. Die Hardware spielt weniger eine Rolle, wenn die gewählte ERP-Software in der Cloud angesiedelt ist, aber auch Cloud-ERP-Systeme sind darauf angewiesen, dass der Kunde über eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite verfügt. Für ein kleines Unternehmen mag das kein Problem sein, für ein Unternehmen mit mehreren hundert Nutzern oder mehr kann es jedoch einige Upgrades erfordern.
Selbst wenn Ihre Pläne kein definitives Wachstum vorsehen, ist es ratsam, den Anbieter nach verschiedenen “Was-wäre-wenn”-Szenarien zu fragen. Manchmal kann die Frage der Skalierbarkeit ein entscheidender Faktor sein, wenn es darum geht, aus konkurrierenden ERP-Systemen auszuwählen.
Aspekt Nr. 3: Unterstützung durch den Anbieter
Dies ist zwar eher eine Eigenschaft der Menschen, die hinter der Software stehen, als der Software selbst, aber zu wichtig, um sie zu übersehen. Er bewegt sich auf dem schmalen Grat zwischen einer subjektiven Wahrnehmung, wie z. B. der Benutzerfreundlichkeit, und etwas, das mit numerischen Werten untermauert werden kann, wie z. B. die Skalierbarkeit. So ist beispielsweise die durchschnittliche Zeit, die ein Anbieter für die Lösung eines Service-Tickets benötigt, ein quantifizierbares Maß und somit ein Hinweis auf die Reaktionsfähigkeit des Anbieters. Aber auch wenn die allgemeine Wahrnehmung, ob ein Anbieter reaktionsschnell und unterstützend ist, nicht quantifiziert werden kann, kann sie für die Zufriedenheit einer Benutzergruppe von ebenso großer Bedeutung sein.
Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der hinter seiner ERP-Lösung steht und darauf bedacht ist, die Beziehung zu Ihrem Unternehmen – dem Kunden – auch nach dem Verkauf zu pflegen, kann ein entscheidender Aspekt dafür sein, ob Ihr neues ERP-System die Erwartungen erfüllt und eine gute Investitionsrendite (ROI) bietet.
Die Qualität des Anbieter-Supports ist heute wohl noch wichtiger als vor 5 bis 10 Jahren. Das liegt daran, dass Cloud-basierte Implementierungen so üblich geworden sind. Als die meiste ERP-Software noch vor Ort installiert war, wurde der Anwendersupport häufig von internen IT-Mitarbeitern oder von angeheuerten Beratern geleistet, die oft vor Ort arbeiteten. Im Zeitalter der Cloud wird der Support jedoch meist über Hilfebildschirme, Online-Chat-Anwendungen und Telefon bereitgestellt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei auch um andere Mitarbeiter des Anbieters als die Vertriebsingenieure, mit denen Ihr Auswahlteam während der Softwarebewertung und -demonstration wahrscheinlich zu tun hatte.
Wie kann Ihr Auswahlteam also die Qualität des Anbietersupports beurteilen, bevor Sie sich für den Kauf eines bestimmten ERP-Systems entscheiden? Der beste Weg ist, mit anderen Kunden zu sprechen, die ähnlich wie Sie selbst bereits Erfahrungen mit dem Support des Anbieters gemacht haben. Bitten Sie die Anbieter der ERP-Lösungen auf Ihrer Auswahlliste, Ihnen eine Liste mit Kundenreferenzen zukommen zu lassen. Wenn möglich, sollten diese Referenzen Unternehmen umfassen, die in Bezug auf die Branche oder die Größe mit Ihrem Unternehmen vergleichbar sind, oder vorzugsweise beides. Das Wichtigste ist, dass Sie diese Personen kontaktieren und so viele relevante Informationen wie möglich von ihnen erhalten. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mit einem vagen und allgemeinen Kommentar wie “der Service war gut” zufrieden geben sollten. Fordern Sie Details.
Qualifizierte Hilfe erhalten
ERP-Software ist alles andere als eine Einheitslösung. Die meisten Anbieter würden nur ungern einen neuen Kunden abweisen, nur weil der Anbieter keine Erfahrung in der Branche des Kunden hat oder die Lösung des Anbieters zwar viele, aber nicht alle der vom potenziellen Kunden benötigten Merkmale und Funktionen aufweist.
Aber auch wenn einer Lösung einige benötigte Funktionen fehlen, kann sie dennoch gut zu den Anforderungen eines Unternehmens passen. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nur die ERP-Lösungen in Betracht zieht, die seinen Bedürfnissen entsprechen, ist, den Auswahlprozess mit einer klaren Vorstellung von Ihren geschäftlichen Anforderungen, Prioritäten und Zielen zu beginnen.
Sie müssen das nicht allein tun. Für den Softwareauswahlprozess gibt es wohldefinierte und bewährte Verfahren, und es stehen unabhängige Berater und Online-Ressourcen zur Verfügung, die Sie durch den Prozess führen können. Achten Sie nur darauf, dass diese Beratung von einer unparteiischen Quelle kommt, die nicht verpflichtet ist, die ERP-Software einiger Anbieter zu empfehlen, während sie die anderer ignoriert.
TEC verfügt über zahlreiche Ressourcen, die Sie durch den gesamten Prozess begleiten: Anforderungserhebung, Auswahlverfahren, Verhandlung und Kauf, Implementierung und Wartung. Selbst wenn Sie nur einige grundlegende Fragen beantwortet haben möchten, zögern Sie nicht, TEC zu kontaktieren.
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