Die Cleveland Punch & Die Company ist ein Familienunternehmen mit Hauptsitz in Ravenna, Ohio, das hochwertige Stahlstempel, Matrizen, Scherenmesser und Werkzeughalter für eine Vielzahl von Kunden in der stahlverarbeitenden Industrie herstellt.
132 Jahre Erfolg
Einhundertzweiunddreißig Jahre sind eine lange Zeit, um im Geschäft zu sein. Aber die Mitarbeiter von Cleveland Punch & Die sind der Meinung, dass das Beste noch vor ihnen liegt. Obwohl das Unternehmen 1978 von den jetzigen Eigentümern übernommen wurde, wird es auch heute noch mit demselben Stolz auf die Handwerkskunst und demselben Engagement für den Kundendienst geführt wie die ursprünglichen Gründer.
Cleveland Punch & Die pflegt seit Jahrzehnten Beziehungen zu über 120 Erstausrüstern, Tausenden von Händlern und Zehntausenden von Endverbrauchern. Die mehr als 50 Mitarbeiter des Unternehmens stellen Tausende verschiedener Produkte auf Lager her und bieten darüber hinaus ausgefeilte Design- und Konstruktionsdienstleistungen an, die dem Unternehmen den Ruf eingebracht haben, kundenspezifische Produkte und Werkzeuge für Spezialanwendungen in Spitzenqualität und mit kurzen Durchlaufzeiten herzustellen.
Mit Zehntausenden von Teilen im Bestand war es für Cleveland Punch & Die eine der größten Herausforderungen, den Überblick über die verschiedenen Werkzeuganforderungen seiner Kunden zu behalten. Jahrelang versuchte das Management, diesen Prozess mit einem veralteten AS400-System in Kombination mit verschiedenen manuellen Verfahren zu verwalten. Schließlich fand man mit der ERP-Software von Global Shop Solutions eine viel bessere Lösung. Ironischerweise war man zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht auf der Suche nach einem ERP-System.
“Als Unternehmen sind wir absolut kundenorientiert”, erklärt Kyle Brown, Director of Business Development. “Und da wir Zehntausende von Kunden in unserer Datenbank haben, wollten wir eine Möglichkeit finden, die Kundendaten effizienter zu erfassen. Wir begannen, Global Shop Solutions wegen seiner robusten CRM-Anwendung (Customer Relationship Management) zu prüfen. Aber je mehr wir uns die Software ansahen, desto mehr waren wir von anderen Aspekten des Systems beeindruckt.”
“Die Software ist einfach zu bedienen, und uns gefiel die Tatsache, dass wir alle Informationen, die wir benötigen, leicht aus dem System abrufen können”, sagt Brown. “Was uns wirklich gefallen hat, ist, dass wir die Informationen auf eine Weise nutzen können, die zu unserem Geschäft passt. Mit Global Shop Solutions kann man alle Daten, die man in das System eingibt, auf jede gewünschte Art und Weise nutzen.”
Leistungsstarke CRM-Anwendung
Angesichts des riesigen Lagerbestands, des umfangreichen Kundenstamms und der Mischung aus Sonderanfertigungen und Lagerbeständen hat Cleveland Punch & Die festgestellt, dass die Funktion des Teilenummerngenerators in der CRM-Anwendung eine echte Zeitersparnis darstellt.
Laut Brown erstellen die Kundendienstmitarbeiter oft Hunderte von Arbeitsaufträgen an einem einzigen Tag. Die Möglichkeit, kundenspezifischen Werkzeugen unterschiedliche Teilenummern zuzuweisen, ermöglicht es Cleveland Punch & Die, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung neuer Teileprofile zu optimieren. Wenn ein Auftrag für ein kundenspezifisches Produkt eingeht, greifen die Kundendienstmitarbeiter einfach auf die riesige Liste der Teilespezifikationen im System zu und erstellen kundenspezifische Teilenummern und Profile.
Die CRM-Anwendung macht es auch einfach, die wachsende Zahl spezieller Kundenanforderungen an Werkzeuge und Maschinenfähigkeiten zu verfolgen. Um die Kunden richtig beraten zu können, benötigen die Kundendienstmitarbeiter eine Vielzahl kundenspezifischer Informationen, wie z. B. Maschinenfabrikat und -modell, Werkzeuganforderungen und spezielle Werkzeugbefestigungen. Da all diese Informationen in der ERP-Software von Global Shop Solutions vollständig dokumentiert sind, haben die Teammitglieder alles, was sie über den Kunden und die benötigten Werkzeuge wissen müssen, sofort zur Hand.
Wie konnte sich das Unternehmen vor dem Einsatz der ERP-Software von Global Shop Solutions in dieser riesigen Informationsflut zurechtfinden?
“Nicht sehr gut”, räumt Brown ein. “Wir hatten die typischen handschriftlichen Notizen, Mundpropaganda und komplizierte Papierpfade. In vielen Fällen befand sich das spezifische Wissen über die Anforderungen eines Kunden in einer Kombination aus Computerdateien, veralteten Papierakten und Büchern oder sogar im Kopf einer Person. Wenn also ein Kunde anrief und nur der Chefingenieur über das erforderliche Wissen verfügte, mussten wir viel Zeit darauf verwenden, ihn ausfindig zu machen, um die Informationen zu erhalten. “
“Mit Global Shop Solutions befinden sich alle Kundendaten im System, so dass jeder auf das gleiche Wissen zugreifen kann”, sagt Brown. “Wir müssen in der Regel nur einmal mit dem Kunden sprechen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Unser Ziel ist es, genauso viel oder mehr als der Kunde über seine eigenen Maschinen und Werkzeuganforderungen zu wissen.”
“Durch den Einsatz von Global Shop Solutions zur gemeinsamen Nutzung der Daten mit allen Beteiligten, vom Vertriebsteam bis hin zu den Mitarbeitern in der Werkstatt, können wir viel effizienter arbeiten und unsere Kunden besser bedienen”, so Brown weiter. “In der heutigen Wirtschaft ist jeder unterbesetzt, da ist es praktisch, wenn man mit jemandem sprechen kann, der sich wirklich kümmert und das Wissen hat, um einem schon beim ersten Anruf zu helfen. Global Shop Solutions hat es uns zweifellos ermöglicht, unseren Kunden einen viel besseren Service zu bieten als unsere Wettbewerber.”
Datentransparenz führt zu Verbesserungen in der Werkstatt
Kundendienstmitarbeiter und Ingenieure verbringen vielleicht die meiste Zeit in der CRM-Anwendung. In der Werkstatt sieht das anders aus. Hier bietet der beliebte Bildschirm “Angebot und Nachfrage” Zugriff auf die Daten, die Mitarbeiter benötigen, um laufende Aufträge zu messen, zu überwachen und zu verfolgen.
Von diesem Bildschirm aus können die Mitarbeiter in der Werkstatt den Status von Aufträgen und Arbeitsaufträgen ermitteln, während sie von einer Arbeitsstation zur nächsten wandern. Sie können Daten nach Teilenummer, Kundenname, Router und einer beliebigen Anzahl von Kriterien abrufen. Sie können feststellen, ob die Aufträge termingerecht fertiggestellt werden und, falls nicht, Anpassungen am Produktionsplan oder am Versanddatum vornehmen. Außerdem können sie jede gewünschte Informationsebene zum Teil, zur Teilehistorie und/oder zur Kundenhistorie abrufen.
Auch die Mitarbeiter in der Werkstatt nutzen die Betriebsdatenerfassungsstationen ausgiebig, um Kosten zu senken und Abläufe zu vereinfachen. Anstatt sich manuell ein- und auszustempeln, scannen die Mitarbeiter einfach ihre mit einem Barcode versehenen Ausweise und Arbeitsaufträge, und die Station zur Betriebsdatenerfassung meldet sie automatisch am Arbeitsplatz an. Dank der zahlreichen Stationen, die strategisch über die gesamte Werkshalle verteilt sind, müssen die Maschinenbediener keine Zeit mit dem Hin- und Herlaufen zwischen den Aufträgen verschwenden. Außerdem können sie über die Bildschirme auf eine Vielzahl von Auftragsspezifikationen und -daten zugreifen, einschließlich der Fertigungszeichnungen für jeden einzelnen Artikel, der an die Werkstatt ausgegeben wird.
“Wie bei CRM ist die Sichtbarkeit der Daten in der Werkstatt von entscheidender Bedeutung”, so Brown. “Mit Global Shop Solutions können wir auf die Minute genau sehen, woran die Mitarbeiter arbeiten, wo sich ein Teil in der Werkstatt befindet und ob es termingerecht fertiggestellt werden kann. Diese Möglichkeit, Teile in jedem Schritt des Produktionsprozesses genau zu verfolgen, gibt uns ein Maß an Kontrolle, das wir vorher nicht hatten. Es hilft uns auch, bessere Entscheidungen über die Steuerung des Arbeitsablaufs zu treffen.
“In letzter Zeit haben wir zum Beispiel viele Eilaufträge erhalten, bei denen die Kunden anrufen und sagen: ‘Wir brauchen dieses Teil gestern. Oder es handelt sich um eine Sonderanfertigung, für die wir normalerweise eine Woche veranschlagen, die der Kunde aber in zwei Tagen braucht. Mit der Anwendung Advanced Planning & Scheduling (APS) können wir Auftragspläne, Maschinenkapazitäten und andere Betriebsdaten einsehen und sofort erkennen, wie sich die Verschiebung dieser Eilaufträge an die Spitze der Liste auswirkt.”
Reservierung von Lagerbeständen
Der Zugriff auf Informationen über die ERP-Software von Global Shop Solutions hat sich auch in zwei anderen Bereichen ausgezahlt, die für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind: Lagerbestand und Versand.
Bei Hunderten von Aufträgen, die täglich in der Werkstatt bearbeitet werden, ist die Aufrechterhaltung eines ausreichenden Lagerbestands immer eine Herausforderung. Mit der ERP-Software von Global Shop Solutions müssen die Mitarbeiter nie wieder raten, ob die benötigten Teile verfügbar sind. Außerdem wird die Effizienz gesteigert, da die Mitarbeiter in der Werkstatt nicht mehr einen Artikel aus dem Bestand holen müssen, nur um festzustellen, dass ein anderer Mitarbeiter ihn bereits für einen anderen Auftrag oder Kunden erworben hat.
“Wir sind jetzt in der Lage, die Verfügbarkeit von Teilen mit wenigen Tastendrücken zu prüfen”, sagt Brown. “Die Mitarbeiter können sehen, ob ein Lagerauftrag oder ein Kundenauftrag ein bestimmtes Teil bereits anfordert oder nicht. Und wenn jemand eine Bestellung für ein Teil eingibt, weiß das gesamte Unternehmen, dass dieses Teil bereits vergeben ist. Dies ist besonders nützlich für große, teure Teile, bei denen das Unternehmen versucht, die Lagerbestände zu minimieren.”
“Wir sind branchenweit führend bei den auf Lager befindlichen Teilen”, so Brown. “Die Funktion zur automatischen Erstellung von Arbeitsaufträgen und die Möglichkeit, Mindest- und Höchstmengen festzulegen, haben uns sehr geholfen, unseren Lagerbestand genau zu verfolgen.”
Der Versand hat einen ähnlichen Nutzen erfahren.
Vor der Einführung von Global Shop Solutions konnte das Unternehmen nicht mit Sicherheit sagen, wann ein Teil versandt werden würde oder ob es rechtzeitig versandt werden würde. Sobald ein Paket durch die Systeme von Global Shop Solutions und UPS gescannt wird, wird sofort eine Sendungsverfolgungsnummer angezeigt und diese Information kann direkt per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Jeder, der wissen möchte, wann das Teil versandt wird, kann dies mit nur wenigen Mausklicks herausfinden.
Das Unternehmen ist auch dazu übergegangen, Kunden, die Papier vermeiden wollen, elektronische Rechnungen auszustellen – ein Schritt, der besonders von Kreditkartenkunden geschätzt wird, die eine Kopie der Rechnung wünschen, damit sie die Abbuchungen von ihrer Karte überwachen können.
“Unsere Philosophie ist es, den Kunden Informationen zukommen zu lassen, bevor sie glauben, dass sie sie brauchen”, sagt Brown. “Mit Global Shop Solutions haben wir die Rechnung in ihrem E-Mail-Posteingang, noch bevor sie sich am Morgen an ihrem PC anmelden.
Cross-Training als ultimativer Vorteil
Brown hebt auch die Flexibilität der Software als einen echten Vorteil hervor.
Er hat begonnen, das Global Application Builder (GAB) Forum zu besuchen, um zu sehen, wie andere Unternehmen die Software an ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.
“Global Shop Solutions ist von Haus aus gut geeignet”, sagt Brown. “Aber wenn wir etwas hinzufügen wollen, ist es gut zu wissen, dass wir die Möglichkeit haben, einige Änderungen intern vorzunehmen, ohne einen externen Programmierer einstellen zu müssen. Außerdem ist es gut zu wissen, dass Global Shop Solutions uns bei Bedarf bei der Entwicklung helfen wird. Und sie sorgen dafür, dass es funktioniert, wenn wir später auf eine neue Version der Software umsteigen.”
Für Cleveland Punch & Die liegt der ultimative Vorteil der ERP-Software von Global Shop Solutions vielleicht in der Möglichkeit, Mitarbeiter in vielen verschiedenen Bereichen zu schulen.
“In der Vergangenheit hatten wir eine kleine Gruppe von Mitarbeitern, die das Wissen hatten, um Kundenaufträge zu erfassen”, sagt Brown. “Jetzt kann unser gesamtes Kundendienstpersonal Kundenaufträge eingeben, Arbeitsaufträge erstellen und diese in den Fertigungsprozess einfließen lassen. Und das entspricht direkt unserer kundenorientierten Philosophie.”
“In der heutigen Fertigungsumgebung ist Zeit das A und O”, so Brown weiter. “Unser Ziel ist es nicht nur, Qualitätsprodukte herzustellen, sondern sie auch so schnell wie möglich auf den Weg zu bringen. Je mehr Mitarbeiter wir übergreifend geschult haben, desto schneller können wir Informationen an die Fertigung weitergeben, und desto schneller können wir unsere Produkte herstellen und an unsere Kunden ausliefern. Der Einsatz aller Anwendungen, die Global Shop Solutions anbietet, in Kombination mit der Möglichkeit, unsere Mitarbeiter übergreifend zu schulen, hat uns einen enormen Vorteil verschafft.”
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