Die kommerzielle Projektfinanzierung verbindet Kunden und Auftragnehmer mit Betrieb, Buchhaltung und Risikomanagement. Da die Gewinnspannen im Bau- und Infrastrukturbereich so gering sind und Terminüberschreitungen in der gesamten Branche so typisch sind, kann eine gut verwaltete kommerzielle Finanzierung über Gewinn oder Verlust des Projekts entscheiden. Ein projektbasiertes integriertes ERP-System, das auf den vier Säulen der kommerziellen Finanzierung aufbaut, hilft dabei, die Kontrolle in einem komplexen Bereich zu behalten.
SÄULE 1: DER VERTRAG
Die Verwaltung kommerzieller Finanzierungen beginnt unabhängig von der Phase der Projektentwicklung mit dem Vertrag. Er legt die Mechanismen für Zahlungen, Anreize und negative Anreize fest und schreibt Anforderungen, rechtliche Zuständigkeit, Leistungen und bestimmte Versicherungen und Zusicherungen vor. Dieses wichtige Dokument gibt den Ton, die Regeln und die Prioritäten vor und steckt die Grenzen ab, innerhalb derer die Finanzkontrollprozesse eingerichtet und durchgeführt werden. Die Kontrolle der Dokumentation ist hier von entscheidender Bedeutung, da Nebenabreden, Änderungsanordnungen und andere Vereinbarungen als Teil der aktuellen Vertragsbedingungen gelten.
SÄULE 2: STRUKTUREN
Es gibt zwei Haupttypen von Strukturen, die eingerichtet werden müssen: die rechtliche Struktur und die Lieferstruktur.
Die rechtliche Struktur stellt sicher, dass die richtigen Stellen miteinander verbunden und in der Lage sind, relevante Unterlagen wie Rechnungen und Bestellungen zu senden und zu empfangen. Eine solche Struktur kann die Selbstbedienung von Kunden und Lieferanten sowie interne Arbeitspakete handhaben, bei denen mehrere interne Einheiten mit der Erfüllung des Hauptvertrags betraut sind, so dass “Rahmenverträge” in Einzelverträge unterteilt und bei Bedarf konsolidiert werden können.
Die Lieferstruktur gleicht den Projektstrukturplan (PSP), der eine Sichtlinie zwischen Vertrag, Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket und Aufgabe herstellt, mit dem Kostenstrukturplan (CBS) und sogar dem Produktstrukturplan (PBS) ab, falls erforderlich. Diese Strukturen sind nicht nur auf diese drei beschränkt, sondern stellen verschiedene Linsen dar, durch die dasselbe Projekt und dieselben Informationen betrachtet werden können.
SÄULE 3: VERSICHERUNGEN, ZUSICHERUNGEN, BUDGETS UND ZEITPLÄNE
Leistungsgarantien, Garantien der Muttergesellschaft, Bankgarantien und einschlägige Versicherungen, die zu Beginn des Projekts eingerichtet und während des gesamten Projektverlaufs aufrechterhalten werden, bilden die kommerziellen Konstrukte, die es ermöglichen, das Projekt zu beginnen und finanziell und rechtlich tragfähig zu machen.
Je nach Geschäftsmodell können die Budgets zwischen den Parteien oder individuell vereinbart werden, wobei ein CBS einen Überblick über das gesamte Projekt aus der Sicht der Kosten bietet und zur Kontrolle mit dem Hauptbuch verknüpft ist. Es können Zeitpläne für Umfang und Lieferzeiten vereinbart werden, die mit Zahlungsereignissen wie Fertigstellungsmeilensteinen oder Stage Gates verknüpft sind.
SÄULE 4: LEISTUNG, FEHLANREIZE UND RISIKO
Leistungskennzahlen, die mit dem geplanten Projektstrukturplan, dem CBS oder dem PBS abgeglichen werden, ermöglichen die Sichtbarkeit der bisherigen Leistungen in Bezug auf das Earned Value Management (EVM) des Vertrags. Kostenrückstellungen, Elemente höherer Gewalt und Konventionalstrafen wie z. B. Schadensersatz können in einem Risikomanagement-Portfolio identifiziert und bei ihrem Auftreten berücksichtigt werden. Alle Risiken können gemäß den Risikoverfahren des Unternehmens gruppiert, summiert, verwaltet und überwacht werden.
Je nach den vertraglichen Liefer- und Geschäftsbedingungen können WBS, CBS oder PBS direkt zur Ermittlung der Einnahmen bei der Erbringung der Projektleistungen verwendet werden.
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