Auswahl einer ERP-Lösung Teil 3: Planung vor der Implementierung

Dies ist der dritte Teil einer dreiteiligen Serie über die Auswahl einer ERP-Lösung. Die Teile 1 und 2 finden Sie hier.

Vielleicht haben Sie sich inzwischen für den ERP-Anbieter Ihrer Wahl entschieden, vielleicht schwanken Sie aber auch noch zwischen zwei Anbietern. Die letzte Phase der Auswahl einer ERP-Lösung, die Planungsphase vor der Implementierung, wird Ihnen helfen, Ihre Entscheidung zu festigen.

In meiner Laufbahn, in der ich mit mehr als 200 ERP-Auswahlinitiativen zu tun hatte, habe ich erlebt, wie Anbieter alle Register gezogen haben, um einen Auftrag zu erhalten. Eine schockierende Enthüllung: Einige Anbieter tun so wenig wie möglich, um Ihren Auftrag zu erhalten. Um einen Fuß in die Tür zu bekommen, verkaufen die Anbieter ihre Software zu teuer und unterschätzen die Servicekomponente. In einem Fall wollte ein Anbieter einem 50-Millionen-Dollar-Vertriebsunternehmen ein ERP-System OHNE eine Leistungsbeschreibung verkaufen! Keine Schätzung der Servicekosten! Ich wurde als Drittpartei hinzugezogen und habe stattdessen eine Implementierung skizziert, die fünfmal mehr Aufwand und Kosten verursacht hat als ursprünglich vorgesehen.

Je größer das Unternehmen ist, desto höher ist das Risiko. Unternehmen, die Dienstleistungsprojekte mit einem Volumen von 50 bis 250 Millionen Dollar prüfen, müssen ihre Enten in einer Reihe aufstellen und sehr gut ausgebildete Käufer werden! Für größere Unternehmen kann es manchmal Jahre dauern, bis sie vernünftige Arbeitsbeschreibungen erstellen können, die den für eine erfolgreiche Implementierung erforderlichen Aufwand und die Kosten wirklich darstellen. Eine sorgfältige Detailarbeit in jedem Funktionsbereich, bei der Integration und der Datenkonvertierung ist unerlässlich.

Welche Informationen werden benötigt, wie wird die erforderliche Detailtiefe erreicht, wie wird bestimmt, was zum Umfang gehört und was nicht, was ist Phase 1, 2, 3…? Die Planung vor der Implementierung und die Schritte zur genauen Schätzung der Leistungskomponenten eines ERP-Projekts sind die entscheidende Grundlage für ein erfolgreiches Projekt.

Während der Planung vor der Implementierung muss ein Unternehmen Folgendes festlegen:

Funktionsbereiche im Umfang

Viele Unternehmen streben an, alle Funktionsbereiche in Phase 1 des Projekts einzubeziehen, aber das ist nicht immer notwendig. In der Regel gibt es innerhalb eines Unternehmens Bereiche mit höherer Priorität, die von der Technologie unterstützt werden müssen. So kann es beispielsweise wichtiger sein, die Produktion in das neue System einzubeziehen als die Personalabteilung, und viele Fertigungsunternehmen verfügen über ein Qualitätssicherungsprogramm, das eine separate, eigenständige Anwendung darstellt. Einige dieser Zusatzanwendungen können während der ERP-Implementierung vorübergehend oder auch dauerhaft bestehen bleiben. Die Bestimmung der Funktionsbereiche, die in das Projekt einbezogen werden müssen, ist ein guter Ausgangspunkt, um eine genaue Schätzung des Arbeitsumfangs zu gewährleisten.

Grundlegende versus erweiterte Funktionalität

Eine Organisation muss sich die Frage stellen, wie ausgefeilt ihre derzeitigen Prozesse sind. Wo haben wir Komplexität und warum? Ist diese Komplexität das Ergebnis von Umgehungslösungen und Systembeschränkungen, und ist dies Teil unserer geheimen Soße? In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Unternehmen, die ihre anfängliche Implementierung auf die grundlegenden ERP-Funktionen beschränken, möglicherweise mehr Vorteile erzielen, als sie zuvor erwartet hatten. Viele Konzerne, ob groß oder klein, verkomplizieren ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse zu sehr. Auch hier wurden jahrelang Behelfslösungen angewandt, weil die Technologie den Prozess nicht unterstützte oder vorgelagerte Prozesse eine nachgelagerte Komplexität verursachten. Die Standardisierung und in den meisten Fällen die Zentralisierung der Prozesse in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind eine großartige Möglichkeit, Kosten und Risiken bei der Implementierung zu reduzieren und die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Wo kommen erweiterte Funktionen ins Spiel? In der Regel sind erweiterte Funktionen mit der Komplexität der Lieferketten, der Produktion und des Vertriebs verbunden, haben aber auch Auswirkungen auf die Funktionsbereiche Kalkulation/Angebot und Rechnungsstellung. Welche erweiterten Funktionen benötigt werden und übernommen werden können, sollte in der Leistungsbeschreibung dargelegt werden.

Interne Ressourcenzuweisung

Jedes Unternehmen, das zum ersten Mal eine ERP-Implementierung durchführt, unterschätzt den tatsächlichen Aufwand, der für sein Unternehmen erforderlich ist. Das Ausmaß der Veränderungen kann entmutigend und einschüchternd sein, und wir können von unseren besten Mitarbeitern nicht verlangen, ihre Aufgaben doppelt zu erledigen. Die eigentliche Arbeit beginnt während der Implementierung – ein großer Teil des Prozesses besteht darin, die eigenen Bedürfnisse, Antriebskräfte und Prozesse so weit zu verstehen, dass sie einem Anbieter während der Evaluierung eine Geschichte erzählen können. Für die Entwicklung und den Wandel innerhalb der Organisation muss eine enorme Menge an internen Ressourcen eingesetzt werden. Sie müssen nicht nur zur Verfügung stehen, sondern auch eine treibende Kraft während des Projekts und für die neue Arbeitsweise sein. Wenn Gruppen die Unterstützung im Back-End-Bereich erweitern, werden neue Positionen und Rollen geschaffen und besetzt, was Ihren internen Experten die Möglichkeit gibt, das Geschäft und ihre Beiträge zu erweitern. Die interne Ressourcenzuweisung muss klar definiert werden, und es muss eine gewisse Kontingenz eingeplant werden, damit die Organisation ein Projekt erfolgreich durchführen kann, das die Zukunft des Unternehmens mitbestimmt.

Und mehr…

Und schließlich sollten Sie sich vor Augen halten, dass auch andere Punkte wie Datenkonvertierung, Integrationen und organisatorisches Änderungsmanagement die Kosten drastisch in die Höhe treiben können.