Warum eine solide ERP-Strategie unerlässlich ist

Wenn man nach Tragödien bei der ERP-Einführung sucht, findet man leicht Beispiele. Es gibt auch eine Menge erschreckender Statistiken über ERP-Fehlerquoten. Das reicht aus, um Sie vor der Umstellung auf ein neues ERP-System zurückschrecken zu lassen.

Die gute Nachricht ist, dass eine ERP-Implementierung nicht zwangsläufig tragisch verlaufen muss. Wenn Sie sich die ERP-Erfolge ansehen, werden Sie den gemeinsamen Nenner erkennen – eine solide Strategie.

Wie man eine starke ERP-Projektstrategie entwickelt

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein großes Unterfangen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass es nicht einfach ist und dass es viel Zeit und Mühe kostet, eine gut durchdachte Strategie zu entwickeln. Aber am Ende werden Sie mit Ihrer eigenen Erfolgsgeschichte der ERP-Implementierung und greifbaren Vorteilen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter belohnt.

Sehen wir uns einige positive Statistiken und Vorteile an, die moderne ERP-Lösungen bieten.

Von der Aberdeen Group:

• ERP senkt Betriebskosten um 23%
• ERP reduziert die Verwaltungskosten um 22 %.
• ERP erhöht die Liefertreue um 24%.

Von Panorama Consulting:

• Die 3 wichtigsten Vorteile von ERP-Software sind:
• Verkürzte Prozesszeit
• Verbesserte Zusammenarbeit
• Zentralisierte Unternehmensdaten

Schritt 1: Vision und Erkundung

Stellen Sie ein Erkundungsteam zusammen
Hier beginnen Sie den Prozess, um herauszufinden, was für ein ERP-System sinnvoll ist. Stellen Sie zunächst ein Erkundungsteam zusammen. Es sollte aus leitenden Interessenvertretern, technischen Leitern und jemandem aus jeder Abteilung bestehen. Wenn Sie einen oder mehrere Berater hinzuziehen, sollten Sie auch diese einbeziehen.

Definieren Sie die Vision
Das Discovery-Team sollte sich ein Bild davon machen, wo das Unternehmen in Zukunft stehen soll, und zwar in 5 bis 10 Jahren. Sie sollten in großen Dimensionen denken und sich auf den Erfolg konzentrieren und dabei die Ziele des Unternehmens und die Art und Weise, wie sie erreicht werden können, im Auge behalten.

Das Team sollte sich genau ansehen, wie es um das Unternehmen steht und was es braucht, um seine Vision zu erreichen. Wenn man versteht, wo das Unternehmen derzeit steht und wo es hin will, kann man herausfinden, wie ein ERP-System das Unternehmen dorthin bringen kann.

Sammeln von Informationen/Identifizieren von Schmerzpunkten
Das Discovery Team muss sich die aktuellen Systeme und Prozesse des Unternehmens ansehen, um zu verstehen, welche Probleme bestehen und welche Schwachstellen gelöst werden müssen. Möglicherweise gibt es einen Mangel an Qualitätskontrolle, Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Produktionskosten, zu hohe Lagerbestände oder all diese und weitere Probleme. Es ist wichtig, jedes Problem in der Reihenfolge seiner Priorität aufzulisten.

Das Discovery Team sollte auch ermitteln, wie eine erfolgreiche Implementierung aussehen würde, welche Funktionen benötigt werden und ob das ERP-System vor Ort oder in der Cloud eingesetzt werden soll.

Schritt 2: Analyse

Bestimmen Sie den Business Case
In diesem Schritt werden die Informationen aus der Discovery-Phase genutzt, um einen Business Case zu erstellen. Der Business Case beschreibt die Projektziele und wie das ERP-System diese löst. Er umfasst Folgendes:

• Vorteile – Welche Vorteile kann das Unternehmen mit der ERP-Software erzielen?
• Risiken – Welche Probleme könnten bei der Einführung eines ERP-Systems auftreten?
• Kosten – Welche kurz- und langfristigen Kosten entstehen bei einer ERP-Einführung?

Schritt 3: Planung

Entwickeln Sie ein Projektmanagement-Team
Sie benötigen ein starkes Team, das sich aus Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen zusammensetzt, um das Projekt durchzuführen. Einige von ihnen sollten aus dem technischen Bereich kommen, aber alle sollten fähige Mitarbeiter sein.

Das Projektmanagementteam setzt sich aus Beteiligten zusammen, denen es wichtig ist, die richtige Lösung zu finden und die festgestellten Probleme zu beheben. Setzen Sie Mitarbeiter aus jeder Abteilung ein, die die Probleme verstehen, die das neue System lösen kann.

Das ERP-Projekt sollte nicht der IT-Abteilung überlassen werden, um eine Lösung zu finden. ERP ist für alle Geschäftsabläufe von grundlegender Bedeutung und erfordert eine breitere Perspektive, als sie die IT-Mitarbeiter bieten können. Die IT-Abteilung kann zwar einbezogen werden, aber das Projektmanagement-Team muss Personen aus dem gesamten Unternehmen umfassen, die die Vision für das Projekt verstehen können.

Erstellen eines Änderungsmanagementplans
Das Projektleitungsteam muss einen Plan für das Änderungsmanagement erstellen. Er sollte Meilensteine und die Aufgaben zum Erreichen dieser Meilensteine enthalten. Der Änderungsmanagementplan sollte erläutern, wie die Projektkommunikation gehandhabt wird, wie Standardarbeitsanweisungen dokumentiert und aktualisiert werden, wie die Benutzerakzeptanz und die Benutzerfreundlichkeit verfolgt werden und wie Änderungen gehandhabt werden (aktualisierte Rollen und Zuständigkeiten usw., da ein ERP-System Prozesse verändern, Rollen klären und die Verantwortlichkeiten straffen kann). Es sollte geregelt werden, wie wichtige Probleme eskaliert werden können und wie der Fortschritt mit den Meilensteinen verglichen werden kann.

Dieses ERP-Projekt umfasst die Modernisierung von Prozessen und der Technologie, die diese Prozesse ausführen wird. Das Team muss den Mitarbeitern vermitteln, warum die Änderungen notwendig sind, um sowohl ihnen als auch dem Unternehmen zu helfen. Die oberste Führungsebene muss die Bedeutung der Änderungen bei den Prozessen und der Rolle der Mitarbeiter verdeutlichen.

Diese Veränderungen werden sich auf die Unternehmenskultur auswirken. Die alten Vorgehensweisen werden angepasst werden, um Platz für neue Prozesse und Technologien zu schaffen. Menschen sind resistent gegen Veränderungen. Sie müssen den Mitarbeitern helfen, sich an die neuen Arbeitsabläufe anzupassen. Die Mitarbeiter in den Betrieben müssen darauf vorbereitet werden, mit den Daten und dem Output umzugehen, sobald das neue ERP-System eingeführt ist.

Planen Sie ein Budget
Viele Implementierungen überschreiten das Budget, daher ist es wichtig, alle Kosten, sowohl die direkten als auch die indirekten, durchzurechnen. Lassen Sie einen Puffer für alles, was Sie vielleicht nicht bedacht haben. Wie bei einem Bauprojekt können auch hier unerwartete Verzögerungen oder Kosten auftreten.

Behalten Sie das Budget im Auge. Wenn es so aussieht, als müssten Sie die geplanten Kosten überschreiten, passen Sie das Budget an. Es ist wichtig, die Kosten genau im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass sie im Plan bleiben und in Ihren Business Case passen.

Schritt 4: Entwurf

Prozesse bestimmen, dokumentieren und abbilden
In diesem Schritt wenden Sie an, was Sie in Discovery und Planning gelernt haben. Zeigen Sie, wie die neuen Arbeitsabläufe und Prozesse für jede Abteilung und jeden Endbenutzer funktionieren werden. Dies kann die Entwicklung von Prozessabläufen und Datenkarten beinhalten. Die Abläufe zeigen einen visuellen Überblick über die neuen Prozesse, damit die Benutzer sie besser verstehen.

Lassen Sie die Endbenutzer, einschließlich der Mitarbeiter in den Betrieben, Feedback geben. Die Einbindung der Benutzer hilft ihnen, sich in das System zu investieren, anstatt sich dagegen zu wehren. Ihr Beitrag ist außerdem sehr wertvoll, da sie die aktuellen Arbeitsabläufe und die damit verbundenen Probleme kennen. Sie können auf Probleme hinweisen, die sie nicht bedacht haben. Es ist wichtig, dass die Benutzer sich damit wohlfühlen, wie das ERP-System die Prozesse in ihren Bereichen verwaltet.

Achten Sie bei der Entwicklung von Prozessen darauf, dass Sie Ihr ERP-System und den Anbieter nutzen, um während der Implementierung Best Practices zu implementieren. ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie Verfahren einbeziehen, die als beste Vorgehensweise bekannt und akzeptiert sind. Der Anbieter sollte in der Lage sein, Ihnen zu vermitteln, wie diese bewährten Verfahren Ihre Leistung verbessern können. Ihre Arbeitsabläufe sollten gestrafft werden, damit sie so wenig wie möglich unterbrochen werden.

Schritt 5: Entwicklung

Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Sie Anpassungen benötigen. Anpassungen sind Änderungen an der Funktionalität der Software. Sie müssen programmiert werden und unterscheiden sich von Konfigurationen.

Konfigurationen sind Änderungen, die nicht programmiert werden müssen. Sie werden einige Konfigurationen benötigen, wie z. B. das Festlegen von Sicherheitsrollen oder das Ausfüllen von Pflichtfeldern. Es kann auch sein, dass Sie Anpassungen benötigen, um einen bestimmten Geschäftsbedarf zu erfüllen. Bei der Anpassung kann es sich um die Änderung oder Verbesserung von Funktionen, das Hinzufügen neuer Funktionen oder das Hinzufügen eines Prozesses handeln.

Wenn möglich, sollten Sie Anpassungen vermeiden, da sie Änderungen am Quellcode der ERP-Software erfordern. Anpassungen sind teuer und können die Aktualisierung des Systems erschweren. Sie ist nur dann zu empfehlen, wenn es einen klaren Geschäftsprozess gibt, den Sie anpassen müssen.

Schritt 6: Datenmigration

Dieser Prozess kann komplex sein und erfordert viel Aufwand, um die Daten in das von Ihrem ERP-Anbieter und dem neuen ERP-System benötigte Format zu bringen. Die Daten müssen bereinigt werden, bevor sie in die neue ERP-Software übertragen werden. Legen Sie klare Methoden fest, wie mit unvollständigen oder fehlenden Daten umzugehen ist.

Schritt 7: Testen

Bevor das System in Betrieb genommen wird, müssen Tests durchgeführt werden. Sie müssen sicherstellen, dass es keine Probleme gibt, wie z. B. Bugs oder Probleme mit den Daten. Sprechen Sie mit den Nutzern, um sicherzustellen, dass sie mit den Abläufen zufrieden sind.

Schritt 8: Schulung

Durch die Schulung lernen die Benutzer, das System zu nutzen, um die Vorteile seiner Funktionen auszuschöpfen. Schulungen sind wichtig, um die von der Software und den Arbeitsabläufen gebotene Effizienz zu erreichen.

Menschen haben unterschiedliche Lernstile und Qualifikationsniveaus. Es ist hilfreich, eine Vielzahl von Schulungsansätzen anzubieten. Videos, schriftliche Dokumentation, Live-Schulungen und Unterstützung durch Kollegen sind einige Optionen. Sie möchten, dass sich alle Benutzer mit dem System wohl fühlen und wissen, wie sie es optimal nutzen können.

Schritt 9: Bereitstellung

Die Einführung der Software kann auf einmal, schrittweise oder zusammen mit dem alten System erfolgen. Am besten ist ein schrittweiser Ansatz, bei dem jeweils nur ein Teil der Software in Betrieb genommen wird. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob die Software betriebsbereit ist, bevor Sie zu einem anderen Bereich übergehen. Dies birgt weniger Risiken, dauert aber länger.

Es kann auch hilfreich sein, das alte System weiterlaufen zu lassen, während das neue getestet wird, allerdings nur für einen kurzen Zeitraum. Benutzen Sie das alte System nicht als Krücke und als Abneigung gegen Veränderungen. Aber diese Methode kann dazu beitragen, Datenverluste oder Ausfallzeiten zu vermeiden. Natürlich erfordert diese Option mehr Ressourcen und ist daher teurer, aber es kann sich lohnen. Diese Entscheidung muss das Projektteam treffen.

Schritt 10: Unterstützung

Nach der Inbetriebnahme benötigen Sie laufenden Support und Wartung. Der Support stellt sicher, dass die Software während ihrer gesamten Lebensdauer betriebsbereit bleibt. Der Support hilft bei der Behebung von Störungen oder wenn Sie später etwas anpassen müssen. Er hält Sie auch über die neuesten Updates und Upgrades auf dem Laufenden.

Entwickeln Sie eine starke Strategie und halten Sie sich daran!

Fehlgeschlagene Umsetzungen zeigen, dass das Fehlen einer starken Strategie große Probleme verursacht. Ihr Unternehmen kann Geld verlieren, Zeit der Mitarbeiter verschwenden und Kunden verärgern. Sie können auch mit Prozessproblemen konfrontiert werden und Ihren Ruf schädigen.

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung optimiert Ihre Geschäftsabläufe und verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil. Sie erreichen einen höheren Automatisierungsgrad, einen besseren Einblick in Ihr Geschäft und bieten Ihren Kunden ein besseres Erlebnis. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Mühe machen, eine Strategie zu entwickeln, und machen Sie Ihre Hausaufgaben, um einen effektiven Plan zu erstellen.