Erfolg ist selten ein Zufall. Die Ergebnisse sind immer besser, wenn man die richtige Grundlage geschaffen hat. Und eine große Investition in eine Infrastruktur wie ein ERP-System erfordert eine sorgfältige strategische Planung. Eine ERP-Entscheidung ohne angemessene Vorbereitung kann zu Budgetüberschreitungen, verfehlten Zielen oder sogar zu einer gescheiterten Implementierung führen.
Die Realität sieht so aus, dass die meisten ERP-Projekte trotz aller Bemühungen die definierten Ergebnisse nicht erreichen. Wenn Projekte fortschreiten und “gemanagt” werden, können Zeit- und Budgetziele die zentralen Ziele verdrängen.
Wir haben sieben kritische Faktoren ermittelt, die Sie auf Kurs halten und eine erfolgreiche ERP-Initiative sicherstellen.
1 – Priorisierung der besten Praktiken der Branche
Um die richtigen Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie zunächst die besten Praktiken der Branche berücksichtigen und sicherstellen, dass alle geschäftlichen und gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Sie sind der Experte in Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche. Wählen Sie den Partner, der sich am besten mit ERP in Ihrer Branche auskennt. Sie wollen keinen Tausendsassa, der alles kann. Sie wollen einen Spezialisten, der sich mit ERP und den Anforderungen Ihrer Branche bestens auskennt und der dafür sorgt, dass Sie die Vorschriften einhalten, zukunftssicher sind und erfolgreich arbeiten können.
ERP hat eine lange Lebensdauer, und die Wahl Ihres Partners wird die Grenzen Ihres Produktionsbetriebs für die kommenden Jahre festlegen. Sie müssen mit einem ERP-Unternehmen zusammenarbeiten, das alle potenziellen Fallstricke kennt und weiß, wie man sie umschifft.
2 – Stellen Sie ein hervorragendes Implementierungsteam zusammen
Erfolg erfordert die Besten und Klügsten. Die Auswahl- und Projektteams müssen sich aus Personen zusammensetzen, die nicht nur über das richtige Wissen, die richtige Vision und den richtigen Fokus verfügen, sondern auch bereit und in der Lage sind, den Wandel voranzutreiben. Jede Person in der Gruppe muss einen Mehrwert bieten. Das Team muss außerdem in die Lage versetzt werden, die Verantwortung für Entscheidungen zu übernehmen, die durch eine gute Projektsteuerung und -kontrolle verwaltet werden.
Da ERP-Umstellungen für die meisten ein einmaliges Ereignis in ihrer Karriere sind, sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass Ihre Teammitglieder über spezielle ERP-Implementierungserfahrung verfügen. Wenn Sie etwas Großartiges erreichen wollen, müssen Sie alle Wissenslücken schließen. Nutzen Sie das Fachwissen Ihres ERP-Partners, um alle Lücken zu schließen, die bei der Umstellung Ihres Unternehmens einen Unterschied machen können.
3- Beginnen Sie mit überzeugenden Geschäftsfaktoren
Unternehmen sollten ein ERP-Projekt nur dann in Angriff nehmen, wenn es entscheidende Geschäftsfaktoren gibt, die für die Veränderung sprechen, z. B. Gewinn, Vermögenswerte oder Wachstumsziele. Wenn das Projekt keine wesentlichen Auswirkungen auf die Unternehmensleistung hat, ist es vom ersten Tag an gefährdet. Im Verlauf der Arbeit ist es wichtig, sich über die geschäftlichen Faktoren im Klaren zu sein und jede Entscheidung unter Berücksichtigung dieser Faktoren zu treffen.
Wenn Sie die geschäftlichen Beweggründe richtig dokumentiert haben, können Sie daran arbeiten, die Dringlichkeit der Aufgabe innerhalb des Projektteams zu vermitteln. Mit einer kontinuierlichen, klaren Kommunikation ist es wahrscheinlicher, dass die Ziele des ERP-Projekts von Anfang bis Ende eingehalten werden.
4- Fokus auf Geschwindigkeit
Angesichts der gegenwärtigen Störungen auf dem Markt müssen Implementierungen so schnell wie möglich erfolgen. Wenn Sie zu langsam vorgehen, kann Ihr Projekt ins Stocken geraten und an Schwung verlieren, und es besteht ein hohes Risiko, dass Ihr neues ERP-System veraltet ist, bevor Sie es in Betrieb nehmen. Eine starke Führung und die Unterstützung des Managements sind unerlässlich, um die Implementierung voranzutreiben.
Bei einer längeren Implementierung wird es schwieriger, die richtigen Leute in das Projekt einzubinden, was zu verzögerten, gefährdeten oder ungenauen Entscheidungen führen kann. Außerdem wird das Ressourcenmanagement im Unternehmen schwieriger, und die laufenden Kosten des Projekts steigen rapide an, wodurch die Qualität des Endergebnisses gefährdet wird. Wenn die Vorteile später als erwartet realisiert werden, kann das gesamte Projekt scheitern.
5- Hüten Sie sich vor “Wunschzetteln”
Sie kennen das Szenario: Sie befragen die Abteilungen und jeder hat einen Wunsch. Wunschzettel sind eines der großen Risiken in einem ERP-Projekt. Erwartungen, die während des Auswahlprozesses festgelegt werden, können den Umfang, die Zeit und das Budget gefährden. Wenn Sie in der Auswahlphase Wunschzettel zulassen, treiben Sie die Kosten und den Zeitplan in die Höhe. Die letzten 20 Prozent des Wunschzettels können leicht 80 Prozent des Budgets kosten. Halten Sie sich an die Kernziele.
Außerdem kann sich eine Wunschlistenmentalität im Projektteam festsetzen. Das Team kann anfangen, ohne Rücksicht auf die Kosten alles zu fordern, was es will, anstatt die Ergebnisse zu erzielen, die Sie wirklich wollen.
Überlegen Sie, welche Ziele vernünftig und realistisch sind, anstatt nach den Sternen zu greifen. Wenn Sie versuchen, alles auf einmal zu machen, könnte sich das Projekt aufblähen und das Risiko steigt, dass Sie nichts erreichen. Kleine, inkrementelle Schritte, die sich an den vereinbarten Geschäftsfaktoren und Ergebnissen orientieren, sind am effektivsten. Halten Sie den Prozess durch klare und konsistente Kommunikation auf Kurs.
Menschen ersetzen ihr ERP-System oft, weil sich die Welt um sie herum verändert hat. Doch Veränderungen sind heute häufiger als je zuvor. Wie können Sie ein immer höheres Maß an Unterbrechungen und Veränderungen einplanen?
Die Erstellung von Anforderungen auf der Grundlage aktueller Anforderungen bedeutet, dass Sie veraltet sind, bevor Sie beginnen. Schauen Sie nicht darauf, wie Sie jetzt arbeiten. Überlegen Sie, wie Sie in 12-24 Monaten oder in fünf Jahren arbeiten wollen. Wie werden Sie sich an die allgemeinen Veränderungen anpassen? Wie können Sie Flexibilität in Ihre Anforderungen einbauen?
6 -Planen Sie für künftige Unterbrechungen
Sie müssen über die technischen Fähigkeiten Ihres ERP-Partners nachdenken, die es Ihnen ermöglichen, auf Veränderungen zu reagieren und für die Zukunft zu bauen, um Anforderungen zu erfüllen, von denen Sie heute noch gar nichts wissen.
Dann geht es nicht nur um das Projekt, sondern auch darum, was nach der Inbetriebnahme geschieht. Wie unterstützen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die laufende Mitarbeiterschulung? Wie stellen Sie Standardisierung und Konsistenz in allen Werken sicher? Entwicklung, Veränderung und Unterbrechung sind das neue Normal. Wenn Ihr neues System diese Veränderungen nicht unterstützen kann, werden Sie sehr schnell wieder in der gleichen Situation landen wie vorher. Sie müssen über fortlaufende, kontinuierliche Verbesserungen nachdenken, um zukunftssicher zu sein und Skalierbarkeit zu gewährleisten.
7 – Gehen Sie eine Partnerschaft ein
Bedenken Sie, dass Sie mit dem ERP-Anbieter über viele, viele Jahre hinweg zusammenarbeiten werden. Sie müssen sicherstellen, dass der Anbieter über die richtigen Eigenschaften und die richtige Unternehmenskultur verfügt, um eine effektive Beziehung über die gesamte Dauer Ihrer ERP-Beziehung aufrechtzuerhalten.
Beantworten Sie diese Fragen gemeinsam im Team: Möchten Sie eine einzige Beziehung oder die Verantwortung für die Verwaltung mehrerer Beziehungen? Hat das ERP-Unternehmen den Ruf, sich um Sie zu kümmern, und haben Sie die Gewissheit, dass Sie Zugang zu den Mitarbeitern haben, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen? Haben Sie eine gemeinsame Kultur und teilen Sie dieselben Werte? Welche geografische Reichweite und Abdeckung benötigen Sie? Denken Sie nicht nur an Zeitzonen und Sprache, sondern auch an lokale Gesetze und Vorschriften.
Letztendlich sorgt eine starke ERP-Strategie dafür, dass Sie sich auf ein einziges Ziel konzentrieren – die Verbesserung der Leistung Ihres Unternehmens, ohne Ihre Investitionen zu vergeuden.
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