Obwohl es immer noch möglich ist, Software in einer physischen Box zu kaufen, wird die Software hauptsächlich als digitaler Download oder Cloud-Service verkauft. Der Übergang vom physischen zum digitalen Verkauf von Software und Software as a Service (SaaS) hat dazu geführt, dass sich die Verkaufsmodelle weiterentwickelt haben: Anstatt einen einmaligen Preis für einen Standardkauf oder eine einmalige Dienstleistung zu verlangen, berechnen Unternehmen ihren Kunden wiederkehrende Abonnementgebühren für den Zugang zu Anwendungen oder Plattformen. Die Ermittlung der auf wiederkehrende und Abonnement-Verkäufe fälligen Steuer ist für SaaS- und Software-Unternehmen zu einem akuten Problem bei der Einhaltung der Steuervorschriften geworden.
Die Herausforderung der Steuerbarkeit von SaaS und Software
Die Umsatzsteuervorschriften für Software und SaaS sind von Staat zu Staat sehr unterschiedlich, was die Besteuerung komplex und schwierig zu handhaben macht: Diese Produkte und Dienstleistungen werden auf 450 verschiedene Arten in 45 Kategorien besteuert. Für Unternehmen ist es oft schwierig, die Steuerbarkeit von SaaS und Software zu bestimmen, da die Umsatzsteuergesetze der einzelnen Bundesstaaten nicht mit dem technologischen Wandel Schritt gehalten haben. In dem Moment, in dem die Staaten festlegen, wie eine neue Art von Produkt oder Dienstleistung zu besteuern ist, kommt eine neue Art hinzu.
Die Steuerbarkeit von Softwareprodukten kann sich je nach Liefermodell (physisch oder digital) ändern: In einigen Staaten sind physische Verkäufe von Software steuerpflichtig, digitale Verkäufe von Software sind jedoch steuerbefreit. Wenn digitale Verkäufe besteuert werden, kann es schwierig sein, den richtigen Steuersatz zu bestimmen, da die Steuersätze vom Standort des Kunden, des Verkäufers oder sogar des Servers abhängen können.
Individuell erstellte Software wird oft anders besteuert als bereits geschriebene Software oder Pakete, die benutzerdefinierte und bereits erstellte Software kombinieren. Auch Schulungs- und Supportleistungen können sich auf die Steuerbarkeit auswirken, ebenso wie der Einsatz von Außendienstmitarbeitern oder -support. Wenn dann noch wiederkehrende Umsätze und Abonnements hinzukommen, wird die Steuerbarkeit noch komplizierter.
Wiederkehrende Rechnungen vs. Abonnementrechnungen
Wiederkehrende Rechnungen und Abonnementrechnungen sind ähnlich, aber nicht dasselbe.
Bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung stellt der Kunde dem Verkäufer Zahlungsinformationen wie eine Kredit- oder Debitkarte zur Verfügung. Der Verkäufer stellt dem Kunden dann automatisch Waren oder Dienstleistungen nach einem im Voraus festgelegten Zeitplan in Rechnung; weitere Genehmigungen sind nicht erforderlich.
Wiederkehrende Rechnungen können entweder fest oder variabel sein. Bei einer festen wiederkehrenden Zahlung ist die Zahlung in jedem Zyklus gleich (z. B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder individuell). Bei der variablen wiederkehrenden Zahlung sind unterschiedliche Rechnungsbeträge möglich. So kann beispielsweise ein Zahlungsmanagement-Anbieter variable wiederkehrende Rechnungen verwenden, da der Betrag jeder Rechnung je nach Anzahl der durchgeführten Transaktionen variiert.
Bei der Abonnementabrechnung werden den Verbrauchern die Produkte oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt in Rechnung gestellt, z. B. am ersten oder zehnten Tag des Monats, wobei sie im Allgemeinen die Kontrolle über die Zahlungen haben – sie müssen dem Verkäufer keine vertraulichen Kreditkarteninformationen mitteilen. Außerdem können sie im Voraus bezahlen oder für jeden Zahlungszyklus eine andere Zahlungsmethode verwenden.
Die Abrechnung im Abonnement ist im Allgemeinen das bevorzugte Modell für SaaS-Produkte, Anbieter von mobilen Apps und Unternehmen, die wiederkehrende digitale Downloads oder Spiele zum Herunterladen verkaufen.
Häufige Umsatzsteuerprobleme bei wiederkehrenden und Abonnement-Rechnungsplattformen
Bei wiederkehrenden und Abonnement-Verkäufen werden bei den Rechnungsläufen automatisch Informationen aus den Kundenkonten gesammelt, um Hunderte oder Tausende von Kundenrechnungen nach einem festgelegten Zeitplan zu erstellen. Daher müssen die Systeme in der Lage sein, einmalige Rechnungen außerhalb der Rechnungsläufe zu erstellen und Gutschriften, Rechnungsanpassungen und Erstattungen zu verarbeiten. Und natürlich müssen die Systeme in der Lage sein, jedem Verkauf den richtigen Umsatzsteuersatz zuzuordnen und Umsatzsteuerbefreiungen zu berücksichtigen.
Bei herkömmlichen Einmalkaufmodellen wird in der Regel die Hauptadresse des Käufers verwendet, um die Steuerhoheit(en) für die Steuerbestimmung und -berechnung zu ermitteln. Bei Abonnementmodellen für SaaS- und Softwareverkäufe richtet sich die Steuer jedoch häufig nach dem Ort, an dem die Dienstleistung oder Software in Anspruch genommen wird. Daher müssen die Verkäufer in der Regel die physische Adresse aller Käuferstandorte kennen, die das Abonnement in Anspruch nehmen.
Weitere komplizierte Faktoren für die Verwaltung der Umsatzsteuer bei wiederkehrenden Verkäufen und Abonnements sind Massenvalidierungen von Adressen, Rückerstattungen, Produkt-/Dienstleistungsretouren und Gutschriften. Da jeder Abrechnungszyklus unweigerlich Anpassungen und Einmalzahlungen enthält, müssen Batch-Systeme in der Lage sein, einzelne Rechnungsanpassungen über eine dynamische Steuerberechnungsanforderung zu verarbeiten. Einzelne Rückerstattungen und die Erstellung von Gutschriften werden immer über dynamische Steuerberechnungsanforderungen ermöglicht, unabhängig vom Modell der Rechnungslaufverarbeitung.
Und natürlich sollte ein Rechnungsfehler während eines Rechnungslaufs nicht dazu führen, dass alle anderen Rechnungen nicht erfolgreich verarbeitet werden.
SaaS-Unternehmen skalieren oft schnell, weil ihre Produktangebote nur einen Browser erfordern, damit der Kunde sie abonnieren kann. Aus diesem Grund und wegen der neuen Gesetze zur wirtschaftlichen Verflechtung kann der Befolgungsaufwand für SaaS-Unternehmen in kurzer Zeit steigen.
Wirtschaftliche Verflechtung schafft neue Steuererhebungspflichten für Software- und SaaS-Unternehmen
Unternehmen, die Software und SaaS verkaufen, müssen in der Lage sein, die Umsatzsteuer richtig zu erheben, da sie zunehmend dazu verpflichtet sind, diese zu erheben und abzuführen.
Die umsatzsteuerliche Anknüpfung – die Verbindung zwischen einem Staat und einem Unternehmen, die es dem Staat ermöglicht, die Umsätze des Unternehmens zu besteuern – beruhte früher in erster Linie auf der physischen Präsenz in einem Staat. Das änderte sich jedoch, als der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten in der Rechtssache South Dakota gegen Wayfair, Inc. (21. Juni 2018) eine seit langem geltende Regel zur physischen Präsenz aufhob.
Obwohl die physische Präsenz in einem Bundesstaat nach wie vor einen umsatzsteuerlichen Nexus begründet, müssen Unternehmen nicht mehr physisch in einem Bundesstaat präsent sein, damit der Staat ihre Verkäufe besteuern kann. Die Wayfair-Entscheidung erlaubt es den Bundesstaaten, die Pflicht zur Erhebung der Umsatzsteuer allein auf die wirtschaftliche Aktivität zu stützen. Dies wird als wirtschaftlicher Nexus bezeichnet.
Gesetze zur wirtschaftlichen Verflechtung werden inzwischen in 43 Bundesstaaten sowie im District of Columbia und in vielen Gemeinden in Alaska durchgesetzt (in Alaska gibt es keine landesweite Umsatzsteuer, aber lokale Verkaufssteuern). Im Allgemeinen müssen sich Fernverkäufer registrieren lassen, sobald ihre Verkäufe in einem Bundesstaat den Schwellenwert für die wirtschaftliche Verflechtung des Staates überschreiten. In vielen Staaten liegt der Schwellenwert bei 100.000 US-Dollar Umsatz oder 200 Transaktionen im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr, in einigen der bevölkerungsreichsten Staaten, darunter Kalifornien und Texas, liegt der Schwellenwert bei 500.000 US-Dollar Umsatz.
Einige Schwellenwerte für die wirtschaftliche Nähe basieren ausschließlich auf materiellen Gütern, während andere Schwellenwerte immaterielle Güter oder Dienstleistungen, einschließlich digitaler Güter und Dienstleistungen wie Software und SaaS, berücksichtigen. Einzelheiten zu den Schwellenwerten der einzelnen Bundesstaaten finden Sie in diesem Leitfaden zu den Gesetzen zur wirtschaftlichen Verflechtung der einzelnen Bundesstaaten. Mithilfe einer Risikobewertung für die Umsatzsteuer können Sie feststellen, wo Sie verpflichtet sind, Umsatzsteuer zu erheben.
Für Unternehmen mit physischer Präsenz oder wirtschaftlicher Verflechtung in mehreren Staaten kann die Umsatzsteuer selbst bei einmaligen Gebühren für digitale Downloads oder Software schwierig zu verwalten sein. Die Komplexität der Einhaltung der Vorschriften nimmt bei Verkäufen mit wiederkehrenden Rechnungen oder Abonnements noch zu.
Die Cloud-basierte Lösung von Avalara zur Einhaltung von Steuervorschriften für Software- und SaaS-Unternehmen hilft Tausenden von Softwareunternehmen weltweit, die kostspieligen, manuellen Prozesse zu automatisieren, die mit der Erhebung und Abführung von Steuern auf Verkäufe von Softwareprodukten und -dienstleistungen verbunden sind.
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