10 Dinge, die vor der Einführung eines ERP-Systems zu beachten sind

Die Einführung eines ERP-Systems bringt tief greifende Veränderungen mit sich – nicht nur in Ihren IT-Funktionen, sondern auch in den Geschäftsprozessen insgesamt, denn die Unternehmensplanung betrifft jeden einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens. Es ist so etwas wie eine Herztransplantation für Ihr Unternehmen. Wie stellen Sie also sicher, dass das Herz Ihres Unternehmens während der Implementierung weiterschlägt und auf der anderen Seite gestärkt, gesünder und effizienter wieder auftaucht?

Wir haben die wahren Experten – unsere derzeitigen Kunden – gefragt, was sie während ihres Implementierungsprozesses gelernt haben. Zu diesen Kunden gehören Unternehmen, die ein ERP-System zur Vereinheitlichung unterschiedlicher bestehender Systeme nutzen, die nicht gut integriert waren, Unternehmen, die ein bestehendes System ersetzen wollten, das ihren Anforderungen nicht mehr entsprach, und Unternehmen, die zum ersten Mal ein ERP-System einführten.

Wir haben ihre wertvollen Antworten in einer Liste von 10 Dingen zusammengestellt, die Sie vor der Einführung eines ERP-Systems beachten sollten.

1. Verstehen Sie die tatsächlichen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens
   Bevor Sie eine neue ERP-Lösung implementieren, sollten Sie sich Gedanken über die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens machen. Welche Vorteile erhoffen Sie sich von der Implementierung? Welche Probleme wollen Sie lösen? Welche Anforderungen werden die einzelnen Funktionen erfüllen müssen?

Unsere Kunden empfehlen Ihnen, ein umfassendes Dokument zu erstellen, in dem alle Ihre geschäftlichen Anforderungen und Bedürfnisse zentral aufgelistet sind. Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, müssen Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen. Sie können nicht bekommen, was Sie wollen, wenn Sie nicht wissen, was Sie wollen. Ihr Unternehmen ist spezifisch, also sollte es auch Ihr ERP sein.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie wissen, was derzeit nicht funktioniert und welche Ziele Sie mit der Implementierung verfolgen. Behalten Sie diese Ziele im Auge und bewerten Sie sie im Laufe Ihrer Reise, um sicherzustellen, dass die Implementierung den Anforderungen Ihres Kerngeschäfts entspricht.

2. Verstehen Sie die wahre Funktionalität einer ERP-Lösung
   Das Wissen um die volle Leistungsfähigkeit und das Potenzial eines ERP-Systems ist entscheidend, um es in seiner vollen Funktionalität nutzen zu können. Eine branchenspezifische ERP-Software kann so viel für Sie und Ihr Unternehmen tun – aber um sie zu nutzen, müssen Sie sich zunächst die Zeit nehmen, sie zu erkunden und zu verstehen. Haben Sie keine Angst und lassen Sie sich nicht einschüchtern, denn der richtige Softwarepartner wird Sie bei jedem Schritt dieses Prozesses unterstützen.

Es ist auch eine gute Idee, die spezifischen Funktionen des von Ihnen gewählten ERP-Systems auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche abzustimmen. Durch diese interne Zuordnung können Sie sicherstellen, dass Sie die Funktionen und Möglichkeiten, für die Sie zahlen, optimal nutzen.

3. Verfolgen Sie Ihre Daten vor, während und nach der ERP-Einführung
   Die Datenintegrität während des gesamten ERP-Einführungsprozesses ist von größter Bedeutung. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Daten in jeder Phase des Prozesses verfolgen. Sie müssen sich fragen: “Welche Prozesse und Richtlinien werden eingeführt, um die Integrität der Daten, die in das System eingegeben werden, zu gewährleisten?” Und wenn die Daten dann im System sind, ist es wichtig, sie zu verfolgen. Es ist auch eine gute Idee, nicht mehr relevante historische Daten als Teil des ERP-Einführungsplans systematisch zu archivieren.
4. Überlegen Sie, wie sich die Software-Implementierung auf Ihre aktuellen Prozesse auswirken wird
   Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass bei einer ERP-Implementierung viele Ihrer derzeitigen Prozesse geändert werden müssen, um sich an diese neue Arbeitsweise anzupassen. Ihr Unternehmen muss auf allen Ebenen bereit sein, seine Kultur und seine Prozesse an die neuen Möglichkeiten anzupassen, anstatt sich darum zu bemühen, das System so anzupassen, dass es den alten Methoden entspricht – dazu gehört auch die Änderung bestehender Prozesse, die gut funktionieren. Die Kunden empfehlen, diejenigen, die das ERP-System nutzen werden, von Anfang an in diesen Prozess einzubeziehen. Sie sind die beste Quelle für Informationen und Feedback.
5. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan
   Viele Kunden empfehlen, die Implementierung in realistischen und zeitlich festgelegten Phasen anzugehen. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht versuchen, den Prozess zu überstürzen, und können sich genügend Zeit nehmen, um jedes Modul ordnungsgemäß und effektiv zu implementieren.
6. Planen Sie Tests und Schulungen in Ihren Zeitplan ein
   Sie werden die Geduld aufbringen müssen, das System im Laufe der Implementierung immer wieder zu testen. Und wenn Sie glauben, dass Sie fertig sind, testen Sie noch einmal! Es ist wichtiger, auf ein gründlich getestetes System hinzuarbeiten, als eine Frist einzuhalten, die keine umfassenden Tests zulässt.

Ein guter Ansatz besteht darin, Ihre Dokumentation regelmäßig zu testen, indem Sie jemandem, der nicht der Hauptverantwortliche für den neuen Prozess ist, Anweisungen geben und prüfen, ob diese ausgeführt werden können. Auf diese Weise können Sie nicht nur prüfen, ob die Anweisungen funktionieren, sondern haben auch eine Absicherung für den Fall, dass die Mitarbeiter wechseln.

7. Stellen Sie sicher, dass Ihr Führungsteam bei der Umsetzung auf derselben Seite steht
   Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg einer Implementierung ist die Unterstützung der unvermeidlichen Veränderungen, die sie mit sich bringt, angefangen bei der Führungsebene. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass der Arbeits- und Zeitaufwand für die Implementierung eines ERP-Systems die organisatorische Bandbreite für andere Veränderungen, die vom Unternehmen gewünscht werden, verringern wird. Wenn die Führungsebene mit gutem Beispiel vorangeht und die positiven Veränderungen, die diese Einführung für das Unternehmen mit sich bringt, hervorhebt und regelmäßig betont, werden die Mitarbeiter die gleiche Mentalität annehmen.
8. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in den Umsetzungsprozess ein
   Es ist nicht nur wichtig, Ihre Führungskräfte einzubeziehen, sondern auch die wichtigsten Teammitglieder und Interessengruppen in den gesamten Prozess einzubeziehen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, praktische Erfahrungen zu sammeln und das System vor der Einführung auszuprobieren, damit der Übergang vom aktuellen System zum neuen System nicht zu einem Kulturschock wird.
9. Überlegen Sie ernsthaft, ob Sie bereit sind, alles zu tun
   Diese Art von unternehmenskritischem System funktioniert am besten, wenn Ihr Unternehmen wirklich bereit ist, es zu nutzen. Wenn Sie der Implementierung mit großer Zurückhaltung begegnen oder versuchen, das ERP-System an die Form Ihrer alten Prozesse anzupassen, anstatt umgekehrt, dann wird die Implementierung nicht optimal verlaufen.
10. Stellen Sie sicher, dass das System Sie in die Zukunft führt
    Sie sollten sicherstellen, dass Sie die Geschäftspraktiken und die Verwendung der Software so einrichten, dass Sie flexibel genug sind, um künftigen geschäftlichen Herausforderungen und Veränderungen zu begegnen. Denken Sie darüber nach, wie Sie sich Ihr Unternehmen in 10 oder 15 Jahren vorstellen und was Sie dann gerne tun würden. Die Art und Weise, wie Sie das von Ihnen gewählte ERP-System implementieren, sollte eine Vielzahl möglicher Zukünfte widerspiegeln und in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Dies sind wichtige Themen, die Sie berücksichtigen müssen, wenn es um den Erfolg und die Stabilität Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren geht. Eine ERP-Implementierung lässt sich nicht von heute auf morgen beheben, sondern ist eine ernsthafte Operation. Letztendlich sollte ein ERP-System eine Lösung sein, die mit Ihrem Unternehmen wächst und reift oder nach Bedarf skaliert werden kann, und Ihr Technologiepartner sollte in der Lage sein, die branchenspezifischen Funktionen, das Wissen und die Unterstützung zu bieten, die Sie benötigen, um die Initiative so nahtlos und erfolgreich wie möglich zu gestalten.