Optimieren Sie Ihr Ingenieurberatungsgeschäft

Kenny Ingram, IFS-Vizepräsident für Bauwesen, Ingenieurwesen und Infrastruktur, gibt vier Tipps zur Optimierung eines Ingenieurbüros.

Dies sind einige der turbulentesten Zeiten, die Gesellschaft und Wirtschaft je erlebt haben. Diese Umwälzungen bieten die Gelegenheit, die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen führen, zu überdenken. Wenn Sie sich auf den Wandel einlassen und die richtigen Entscheidungen treffen, können Sie Ihr Unternehmen optimieren und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.

Die meisten Beratungsunternehmen werden von den folgenden vier Wertpfeilern angetrieben, unabhängig davon, ob Ihre Kunden beispielsweise Bauunternehmen, Produkthersteller oder Energie- und Versorgungsunternehmen sind:

• Kostensenkung und höhere Gewinnspannen
• Risikominimierung, Steuerung und Kontrolle
• Verbesserte Kundenerfahrung und -zufriedenheit
• Unternehmenswachstum und Stärkung der Marke

1. Kostenreduzierung und höhere Gewinnspannen
   Wenn wir uns auf die Kosten konzentrieren, dann ist die Arbeit der größte Kostentreiber. Auslastung, Effizienz und Kompetenz der Mitarbeiter sind entscheidend für gute Gewinnspannen.

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor sind die Spesen. Wenn die Beratungsarbeit vor Ort beim Kunden durchgeführt wird, müssen die Reisekosten sorgfältig verwaltet werden, insbesondere wenn der Kunde diese Kosten nicht erstattet. Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor sind die Gemeinkosten, wie z. B. die Bürokosten, die ebenfalls sehr hoch sein können, wenn es sich um erstklassige Standorte handelt. Die COVID-19-Pandemie ist ein Wendepunkt, weil die Unternehmen gelernt haben, was sie außerhalb des Büros tun können und was nicht.

Wenn alle oder ein großer Prozentsatz Ihrer Berater von zu Hause aus arbeiten könnten, ergäben sich enorme Einsparmöglichkeiten, um die Kosten zu senken, die Bürofläche zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Der Hauptgrund, warum wir unsere Zeit damit verbringen, zum Arbeitsplatz zu fahren – und dabei Zeit und Geld verschwenden und die Atmosphäre verschmutzen – ist, dass wir in der Vergangenheit keine andere Wahl hatten. Heute gibt es kaum noch einen Grund, dies zu tun; es ist eine Gewohnheit, die im Jahr 2020 durchbrochen wurde, früher war es das mangelnde Vertrauen des Arbeitgebers oder der Kunden, das den Trend zur Heimarbeit verhinderte.

Dies setzt natürlich voraus, dass Sie über die richtigen Unternehmenssysteme verfügen, die das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen. Die Arbeit von zu Hause aus kann auch große Vorteile für den Kunden oder bei globalen internen Besprechungen bieten, wenn Zeitzonen eine Herausforderung darstellen.

Eine hohe Auslastung der Arbeitskräfte ist entscheidend für die Erzielung hoher Gewinnspannen. Um dies zu erreichen, müssen Sie über Prozesse und Systeme verfügen, die Ihnen genaue Informationen zur Planung, Kontrolle und Entwicklung Ihres wichtigsten Kapitals liefern – Ihrer Mitarbeiter. Die erfolgreichsten Beratungsunternehmen verfügen über die besten, sachkundigsten, selbstmotiviertesten und professionellsten Mitarbeiter. Sie ziehen auch die besten jungen Talente an, was auch Ihr Unternehmen profitabler machen wird.

Wenn Sie also Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsbedingungen bieten, werden Sie die besten Mitarbeiter anziehen, die Sie mit einer hohen Mitarbeiterbindung belohnen werden, was wiederum Ihre Gewinnspanne erhöht.

Durch die Nutzung neuer Technologien wie Agile ERP, mobile Anwendungen, Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) besteht zudem das Potenzial für entscheidende Verbesserungen in Ihrem gesamten Unternehmen.

Wenn Sie dies richtig machen, können Sie das zuverlässigste, innovativste und vertrauenswürdigste Ingenieurbüro werden – und das gibt Ihnen das Potenzial, höhere Auftragswerte zu verlangen.

2. Risikominderung, Steuerung und Kontrolle
   Beratungsunternehmen sind projektorientiert, so dass es für eine wirksame Steuerung und Kontrolle auf kompetente Projektmanagementprozesse und -systeme ankommt. Wenn Ihr Unternehmen viele verschiedene, nicht integrierte Geschäftssysteme einsetzt und sich auf Excel verlässt, um die Geschäftsprozesse zu unterstützen und Managementinformationen bereitzustellen, dann sind Sie in einer schlechten Position.

Um Ihr Unternehmen zu optimieren, brauchen Sie integrierte, erstklassige Projektprozesse.

Am vorderen Ende des Projektprozesses benötigen Sie Bid-Management- und CRM-Prozesse und -Systeme sowie eine gute Disziplin, um Ihre Pipeline zu verwalten und Ihre Gewinnrate zu erhöhen. Sie müssen in der Lage sein:

• Sie müssen in der Lage sein, Projektkosten und -einnahmen zu schätzen und ein Projektbudget zu erstellen. Dieses muss sowohl auf Stunden als auch auf Geld basieren.
• Vertragsänderungen zu kontrollieren und für diese Änderungen bezahlt zu werden
• das Projektrisiko in allen Phasen des Projekts zu verwalten und Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen

Aus Sicht der Finanzkontrolle benötigen Sie ein solides Buchhaltungssystem, das die Projektbuchhaltung und das WIP-Management unterstützt und vollständig in die Projektkostenkontrolle und -prognose integriert ist.

Außerdem muss es vollständig mit der benutzerfreundlichen Projektzeitbuchung, Kostenerfassung und Beschaffung integriert sein. Die Lösung muss eine genaue Zeiterfassung und -verwaltung ermöglichen, um sicherzustellen, dass die Projektabrechnungen korrekt und zeitnah erfolgen. Außerdem benötigen Sie ein Tool, das die Verwaltung von Ressourcen für Unterverträge erleichtert und Projekte mit mehreren Unternehmen sowie die Abrechnung zwischen Unternehmen unterstützt.

Die Gewinnspanne hängt von der Arbeitseffizienz und -auslastung ab. Sie müssen also in der Lage sein, die Auslastung der Berater zu analysieren und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Dies ist dann die Grundlage für Ihr Mitarbeiterentwicklungs- und Schulungsprogramm.

Sie benötigen einen geeigneten Projektplan, der die Möglichkeit bietet, ihn in Tools wie Microsoft Project oder Primavera zu integrieren. Der Projektplan muss Ihnen helfen:

• eine Prognose des künftigen Ressourcenbedarfs zu erstellen und die Auswirkungen verschiedener Szenarien zu simulieren
• Zuweisung bestimmter Personen zu Projektaufgaben auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Kompetenzen
• Prognostizieren und identifizieren Sie Ihre zukünftigen Qualifikationslücken, um rechtzeitig Schulungs- oder Einstellungspläne zu erstellen, damit Sie auf zukünftige Anforderungen vorbereitet sind
• Verfolgen Sie den Projektfortschritt und berechnen Sie den Arbeitswert

Die Verwaltung der Projektdokumentation ist von entscheidender Bedeutung, daher benötigen Sie ein geeignetes Dokumentenkontrollsystem und keine Windows-Ordner. Dieses System sollte in das Geschäftssystem integriert werden.

Wenn Sie alle oben genannten Punkte erfüllen können, ohne einen Flickenteppich verschiedener Geschäftssysteme und eine übermäßige Verwendung von Excel-Tabellen zu haben, sind Sie in einer starken Position. Sie verfügen dann über eine solide Kontrolle und Steuerung und sind in der Lage, Ihr Unternehmen schnell anzupassen und zu verändern.

Kurz gesagt, Ihr Unternehmen wird zukunftssicherer.

Eine bessere Kontrolle und Vorhersagbarkeit im gesamten Unternehmen führt zu besseren, fundierteren Entscheidungen und damit zu höheren Projektmargen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ihr Unternehmen dadurch in der Lage ist:

• das Projektrisiko zu managen
• Verbesserung der Projektkontrolle und Transparenz
• weniger abhängig von Excel und lokalisierten, unkontrollierten Datenquellen zu sein
• Agilität und Unterstützung von Fernarbeit ohne Geschäftsunterbrechung
• Echtzeit und genaue Daten für das gesamte Unternehmen sichtbar machen

3. Verbesserung der Kundenerfahrung und -zufriedenheit
   Unternehmen müssen für eine hervorragende Kundenzufriedenheit sorgen. Interessanterweise lässt sich dies nur erreichen, wenn die Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten, in dem eine Kultur herrscht, die glückliche, motivierte und leistungsfähige Mitarbeiter hervorbringt. Der Kunde will ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Er möchte, dass Sie Ihre Projekte immer pünktlich und unter Einhaltung des Budgets abliefern. Er möchte, dass Sie professionelle und vertrauenswürdige Experten auf Ihrem Gebiet sind und eine Qualitätslösung liefern. Sie möchten, dass Sie ihre Erwartungen übertreffen und innovativ sind. Kurz gesagt, sie wollen, dass Sie ihr zuverlässiger Partner sind.

Sie sind ein Unternehmen, das mit Menschen zu tun hat, also brauchen Sie die besten Mitarbeiter. Sie müssen diese Mitarbeiter mit den besten Verfahren, Werkzeugen und Geschäftssystemen ausstatten, damit sie ihre Arbeit machen können, und in ihre Ausbildung und Entwicklung investieren, damit Sie jetzt und in Zukunft die besten Mitarbeiter haben. So können Sie die besten jungen Talente anziehen und die besten Mitarbeiter an sich binden. Dies ist der Schlüssel, um Ihren Kunden das beste Kundenerlebnis zu bieten und die Zufriedenheit zu steigern.

4. Unternehmenswachstum und Stärkung Ihrer Marke
   Das Wachstum Ihres Unternehmens ist in der Regel ein Hauptziel Ihrer Interessengruppe, doch ist Wachstum ohne Rentabilität kein erstrebenswertes Ergebnis. Die makroökonomische Situation diktiert, welcher Grad an Wachstum oder in manchen Fällen Schrumpfung realisierbar ist. Die COVID-19-Krise hat das Wachstum in einigen Segmenten erschwert, so dass es realistischer ist, sich auf den Marktanteil zu konzentrieren. Sie wollen Ihren Marktanteil vergrößern und flexibel genug sein, um Ihren Marktsektor zu wechseln und sich schnell und profitabel zu konzentrieren. Möglicherweise möchten Sie sich aus Märkten zurückziehen und neue Märkte erschließen, indem Sie neue Unternehmen oder Abteilungen in verschiedenen Regionen oder Ländern gründen.

Für viele Unternehmen sind diese Strategiewechsel sehr schwierig und werden durch dezentralisierte, fragmentierte Prozesse und Geschäftssysteme behindert, was bedeutet, dass sie sich nicht schnell anpassen und verändern können – und es ist auch sehr kostspielig.

Wachstum wird in der Regel nicht dadurch ermöglicht, dass man nur eine Sache tut, sondern indem man sich für einen Mix aus verschiedenen Dingen entscheidet und moderne innovative Best Practices einführt:

• Stärkung der Marke und des Rufs des Unternehmens durch die Demonstration einer starken Projektleistung (Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter sehen Sie als innovativen Marktführer)
• Steigern Sie Ihre Projektpipeline und die Zuschlagsquote – dies kann durch ein modernes CRM-System und -Prozesse verbessert werden.
• Niedrigere Kosten – durch die Senkung Ihrer Geschäftskosten können Sie wettbewerbsfähiger werden.
• Compliance – oft müssen Sie Ihren Kunden nachweisen, dass Sie die Anforderungen der Branche oder des jeweiligen Landes erfüllen.
• Flexibilität bei der Expansion in neue Märkte und Geschäftsbereiche

All dies führt zu einer Steigerung des Marktwerts Ihres Unternehmens.

Die Zeit für Veränderungen ist jetzt gekommen
Mit den oben genannten bewährten Verfahren ist ein Unternehmen gut aufgestellt, um in Marktsegmente ein- und auszusteigen und die richtige Größe für Rentabilität zu finden. Angesichts der aktuellen COVID-19-Situation ist es nur natürlich, risikoscheu zu sein, und Sie denken vielleicht, dass es am besten ist, Transformationsprojekte aufzuschieben. Andererseits sind die stärksten Unternehmen diejenigen, die die Zukunft voraussehen und entsprechend handeln. Der Aktienmarkt und viele Unternehmen denken über die nächsten 18 Monate hinaus, in denen ein Aufschwung vorhergesagt wird, und tätigen jetzt Investitionen, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

Für viele wird es sich als kluge Entscheidung erweisen, jetzt zu investieren. Der größte Einzelfaktor, der den Erfolg eines Transformationsprojekts bestimmt, ist die Freisetzung von Ressourcen, und so ist es ein viel zitiertes Argument, dass Rezessionen ein guter Zeitpunkt für Investitionen in die Transformation sein können. Implementierungen können bewusst über Jahre hinweg gestaffelt werden, und je früher Projekte gestartet werden, desto besser. IFS bietet Ihnen die Möglichkeit, diesen Übergang zu vollziehen, und zwar ab sofort.

Die stärksten Unternehmen sind diejenigen, die die Zukunft vorhersehen und entsprechend handeln. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um sich auf die Zukunft vorzubereiten und Ihre Konkurrenz auszustechen.