Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Führungskräfte treffen können, aber die richtige Entscheidung kann entmutigend sein. Wenn Sie in der Vergangenheit ein ERP-System ausgewählt haben, erinnern Sie sich vielleicht an den Prozess: Definieren Sie die Probleme, führen Sie eine Analyse des zukünftigen Zustands durch, dokumentieren Sie eine detaillierte Liste der funktionalen/technischen Anforderungen und erstellen Sie eine Liste der in Frage kommenden Lösungen. Während einige der Grundlagen unverändert bleiben, werden die Auswahlprozesse der Vergangenheit in der Welt des Cloud-ERP nicht mehr die besten Ergebnisse für die Zukunft liefern.
Die Innovation hat eine Reihe von Technologielösungen hervorgebracht, und nicht jede Plattform wird den Anforderungen aller Unternehmen gerecht. Einige Systeme sind stark im Finanzbereich, aber weniger ausgereift im Bereich Human Capital Management (HCM) und Lieferkette. Andere verfügen über hervorragende HCM-Funktionen, haben aber Defizite in den Bereichen Finanzen oder Lieferkette. Einige sind branchenspezifisch und verfügen über die gleichen grundlegenden Tools für Buchhaltung, Finanzen und Personalverwaltung, jedoch mit integrierten Erweiterungen und Modulen, die speziell auf die jeweilige Branche zugeschnitten sind.
Entscheidend für den Erfolg ist es, die übergeordnete Unternehmensstrategie zu verstehen, Lösungen in der Cloud-Welt zu vergleichen und zu wissen, was sich aus der Perspektive der Mitarbeiter und Prozesse ändern muss, um die Transformation des Unternehmens voranzutreiben, und wie man die Governance strategisch gestaltet. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, aber wie können Sie einen besseren Prozess und ein besseres Ergebnis erzielen?
Sie müssen wissen, was Sie erreichen wollen.
Die Auswahlprozesse der Vergangenheit werden nicht die Ergebnisse liefern, die für die Zukunft benötigt werden, wenn der Fokus nur darauf liegt, das, was Sie heute haben, mit einem anderen Satz von Tools oder Technologien aufzubauen. Es ist wichtig zu verstehen, was Ihre Stakeholder tun müssen, damit jeder weiß, was er mit dem System erreichen will. Sie müssen vermeiden, zu dokumentieren, wie die Dinge erledigt werden, da dies von der gewählten Lösung abhängt. Das Gespräch muss sich dann nicht nur darauf beschränken, was die Software leisten muss, sondern auch darauf, warum Sie eine Investition tätigen. Geht es darum, die interne Effizienz zu verbessern, synergetische Einsparungen nach einer Fusion oder Übernahme zu erzielen, die Gesamtbetriebskosten zu senken oder die Expansion des Unternehmens in neue Märkte zu unterstützen? Oder sind es vielleicht alle diese Ziele? Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen, können Sie das richtige System für Ihr Unternehmen finden.
Seien Sie bereit, die Möglichkeiten der Geschäftsumgestaltung zu nutzen.
Die Cloud bietet Best-Practice-Geschäftsprozesse, die Ihrem Unternehmen helfen, mit der Innovation Schritt zu halten. Die Übernahme von Prozessen, die bereits in Hunderten von anderen Unternehmen implementiert wurden, ermöglicht es Ihnen, sich auf strategische Geschäftsaktivitäten zu konzentrieren, die dazu beitragen, die Dinge voranzutreiben, die Ihr Unternehmen auszeichnen. Die Art und Weise, wie Sie einen Journaleintrag bearbeiten oder Ihre Mitarbeiter bezahlen, unterscheidet Sie nicht von anderen. Die Verbesserung der Produktivität, der Zusammenarbeit und der Teamarbeit im gesamten Unternehmen kann es Ihnen ermöglichen, die besten Talente zu gewinnen und zu halten, was von strategischer Bedeutung ist. Die Cloud kann Geschäftsprozesse bei Bedarf skalieren und bietet die Flexibilität, das, was Sie jetzt brauchen, und andere Lösungen in der Zukunft mit derselben Software zu implementieren. Ein gut geplanter, iterativer Ansatz bei der Implementierung und die Betonung des Änderungsmanagements können die Benutzerakzeptanz und Produktivität erheblich steigern und gleichzeitig den Weg in die Cloud erleichtern.
Denken Sie an die anderen Systeme, die Sie im Einsatz haben.
Untersuchen Sie im Rahmen des Evaluierungsprozesses die Prozesse und Systeme, die zu Ihrer technologischen Basis gehören, und wie sie sich in die neue Lösung integrieren lassen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Prozesse innerhalb des neuen Systems abgewickelt werden können, wodurch sich die Anzahl der zu unterstützenden Systeme verringert und gleichzeitig die Gesamteffizienz des Systems und die Berichtsfunktionen verbessert werden. Wenn das neue Cloud-ERP-System 80 Prozent oder mehr der anfallenden Aufgaben abdecken kann und es sich bei den Lücken um Prozesse handelt, die nicht häufig oder nur von einer kleinen Gruppe genutzt werden, sollten Sie überlegen, ob eine Konsolidierungslösung für das Unternehmen von größerem Nutzen wäre.
Überlegen Sie sich, wie Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen können.
Eine ERP-Lösung berührt fast alle Abteilungen des Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass die an der Auswahl einer neuen Plattform Beteiligten sich an der strategischen Vision des Unternehmens orientieren und sich mit denjenigen beraten, die von der Auswahl betroffen sind – von den Endbenutzern bis hin zu den leitenden Angestellten. Im Gegensatz zu herkömmlichen ERP-Systemen wird die Auswahl und Implementierung von Cloud-ERP-Systemen in der Regel von den Funktionsbereichen des Unternehmens bestimmt. Diese Systeme sind in der Regel mit Best-Practice-Geschäftsprozessen vorkonfiguriert, die in Design-Sitzungen genutzt werden können, um den Fachanwendern das System zu zeigen und sie zu fragen, warum nicht”, anstatt lange Listen von Dokumentationen zu entwickeln und sechs bis neun Monate in einem Hinterzimmer zu verbringen, bevor die Hauptanwender irgendwelche Ergebnisse sehen. Diese Verlagerung von der technischen zur funktionalen Führung erhöht die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass die Mitglieder des Projektteams während der Auswahl und der anschließenden Implementierung von funktionalen Fachleuten unterstützt werden, die über die entsprechende Erfahrung und Autorität verfügen, um implementierungsbezogene Entscheidungen zu treffen. Sie können auch als Bindeglied zwischen der Abteilung und dem Projektteam fungieren und sicherstellen, dass die Bedürfnisse ihrer Geschäftseinheit im Prozess gut vertreten sind.
Machen Sie sich mit den Bereitstellungsoptionen vertraut.
Die Cloud bietet schnellere, kostengünstigere Implementierungen und einfachere Upgrades, und es stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Die Nutzung der vom Anbieter bereitgestellten Best Practices oder der vorgegebenen Konfigurationsoptionen kann eine schnellere Bereitstellung zu geringeren Kosten ermöglichen, erfordert aber auch eine Kultur, die Veränderungen gegenüber aufgeschlossen ist, und die Fähigkeit, neue Prozesse schnell zu übernehmen. Im Gegensatz dazu sind alle großen Cloud-ERP-Systeme in hohem Maße konfigurierbar. Während der Implementierung kann mehr Zeit in Bereiche investiert werden, in denen eine strategische Differenzierung sinnvoll ist. Die Zeit, die Sie in den Auswahlprozess investieren, um den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen zu finden, wird sich langfristig auszahlen. Cloud-ERP-Anbieter haben auch unterschiedliche Ansätze für den Aufbau ihrer Systeme gewählt – mandantenfähig, mandantenunabhängig und multiinstanzfähig. Diese Unterschiede wirken sich darauf aus, wie Releases nach der Produktion verwaltet und Systeme implementiert werden. Wenn Sie diese Unterschiede verstehen, können Sie Ihre Auswahl viel genauer und umfassender begründen.
Planen Sie die technischen und personellen Aspekte des Wandels ein.
Die Umstellung auf die Cloud bringt erhebliche Veränderungen in der Art und Weise mit sich, wie die Menschen innerhalb des Unternehmens Technologie nutzen und betreiben. Die Transparenz bei der Entscheidungsfindung und Kommunikation hat einen erheblichen Einfluss auf die Implementierung und den laufenden Betrieb. Es ist wichtig zu erkennen, dass sich die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, ändern wird und dass die Teammitglieder Unterstützung beim Erlernen neuer Prozesse benötigen. Veränderungsmanagement und Schulung sind die Eckpfeiler für eine erfolgreiche Transformation. Dies kann ein Unterscheidungsmerkmal bei der Auswahl eines Cloud-ERP-Systems sein. Die verfügbaren Optionen für die Schulung des Kernteams und der Endbenutzer, vorgefertigte Arbeitshilfen oder Inline-Hilfen und die Anwendung von künstlicher Intelligenz variieren von Anbieter zu Anbieter. Eine Analyse der Schulungs- und Einführungsunterstützungsoptionen jedes Anbieters im Auswahlprozess kann dazu beitragen, Klarheit über die Entscheidung für die Implementierung eines neuen ERP-Systems zu schaffen und darüber, welche Verbesserungen von ihm erwartet werden.
Die Auswahl des richtigen Implementierungspartners ist ein wesentlicher Bestandteil der Auswahl der richtigen Plattform und der Vorbereitung Ihres Unternehmens auf den Wandel. Ein Unternehmen, das Cloud-Implementierungen durchgeführt hat, kennt die Feinheiten bei der Auswahl und Implementierung der marktführenden ERPs und kann einen Prozess erstellen, der dabei hilft, den besten Anbieter für Ihre Transformationsinitiative zu bewerten und die Vorteile des Systems für Ihr Unternehmen während des Auswahlprozesses aufzudecken.
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