Die digitale Transformation schreibt die Grundprinzipien der Geschäftswelt neu und ist mehr als nur ein Schlagwort. Sie hat weitreichende Auswirkungen auf die Branche und schafft sowohl Chancen als auch Herausforderungen. Vor allem im Bereich des Marketings kann die digitale Transformation einige aufregende und gewinnbringende Veränderungen für diejenigen mit sich bringen, die sich auf diese Reise begeben.
Wir alle wissen, dass die Digitalisierung das Marketing verändert hat, und die Agenturen passen ihre Geschäftsmodelle rasch an. M&C Saatchi, das seit 1995 in der Werbebranche für Furore sorgt, ist ein solches Unternehmen, das auf seinem Weg der digitalen Transformation fest auf der Erfolgsspur ist.
Schon früh in diesem Prozess traf M&C Saatchi die Entscheidung, einen der führenden Anbieter von ERP-Software für sein Unternehmen zu wählen – Oracle NetSuite. M&C Saatchi war sich bewusst, dass sie durch die Implementierung der richtigen ERP-Lösung neue Technologien erfolgreich integrieren konnten und der Digitalisierungsprozess viel einfacher sein würde. Die Verwendung des richtigen ERP-Systems bedeutete, die Tür zu größerer Effizienz und zu Möglichkeiten der Innovation zu öffnen.
M&C Saatchi durchlief seinen Implementierungsprozess mit einem Netsuite-Partner. NetSuite SuiteSuccess-Implementierungen zielen im Allgemeinen darauf ab, in einem Zeitraum von 90 Tagen in Betrieb zu gehen, in dem das Produkt entsprechend den Geschäftsprozessen konfiguriert wird. Tvarana arbeitet seit 2018 mit M&C Saatchi zusammen, um im Anschluss an die ERP-Implementierung Supportleistungen für NetSuite anzubieten.
Ein globales Go-live mit Tvarana erreichen
Der Go-Live ist ein entscheidender Moment bei der ERP-Implementierung; ein Moment, in dem sich die Anstrengungen der vorangegangenen Tage auszahlen, aber auch ein Moment, in dem beginnende Probleme auftauchen können. Es ist lediglich der Startpunkt für ein robustes ERP-System, mit dem beträchtlichen fortlaufenden Aufwand für den Aufbau eines Rahmens, der nicht nur stabil, sondern auch effizient ist.
Tvarana empfiehlt seinen Kunden, ihre Implementierung so schnell wie möglich in Betrieb zu nehmen, um den ROI zu maximieren. Da der Go-Live ein wichtiger Meilenstein in einem ERP-Projekt ist, sind Zeitplanung und Tests in jeder Phase ein wesentlicher Faktor für den Erfolg.
Nach dem Go-Live in Großbritannien mit dem Implementierungspartner war M&C Saatchi in der Lage, den gleichen Prozess in den USA und Singapur mit der Unterstützung von Tvarana eigenständig durchzuführen. Dank der Einbindung von Tvarana in den Prozess konnte M&C Saatchi weltweit auf effizientere und kostengünstigere Weise live gehen.
Systemanalyse und Anforderungen nach der Implementierung
Im Laufe der Implementierung hatte M&C Saatchi mehrere Anforderungen, die nicht Teil des ursprünglichen Arbeitsumfangs waren. Erfüllte Anforderungen befanden sich in unterschiedlichen Stadien der Fertigstellung, wobei einige getestet wurden, andere nicht. Das Testen ist das Herzstück einer erfolgreichen Inbetriebnahme und sollte in regelmäßigen Abständen während des Prozesses durchgeführt werden.
Zu Beginn der Zusammenarbeit führte Tvarana eine gründliche Systemanalyse durch, um alle Geschäftsanforderungen für M&C Saatchi zu ermitteln. Nachdem Tvarana eine genaue Aufstellung aller Anforderungen erstellt und die Zeit bis zur Fertigstellung abgeschätzt hatte, wurde ein Plan für die systematische Bearbeitung und Erfüllung jeder einzelnen Anforderung auf der Liste erstellt. Darüber hinaus stellte Tvarana sicher, dass jede Anforderung gründlich getestet und in Betrieb genommen wurde.
Das Projekt, das von einer erfolgreichen Strategie für die Zeit nach der Implementierung abhing, wurde zu einem 1⁄4 der Kosten abgeschlossen, die von anderen Dienstleistern angeboten wurden. In diesem Fall hat sich gezeigt, wie entscheidend die Supportleistungen nach der Implementierung für den Erfolg einer ERP-Einführung sind. M&C Saatchi konnte durch die Zusammenarbeit mit Tvarana viel mehr im Rahmen seines Budgets erreichen.
Ausgabenmanagement und Dateispeicherproblem
Die Verwaltung von Ausgaben ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen und sollte in einer digitalen Umgebung nachverfolgt werden. Zu Beginn nutzte M&C Saatchi NetSuite für seine Ausgabenverwaltung. Mit fast 600 Mitarbeitern, die Belege hochladen, stieß man jedoch schnell an die 10-GB-Speichergrenze von NetSuite, und eine Erweiterung wäre zu teuer gewesen. Als Lösung wechselte M&C Saatchi zu SkyDoc, einer von Tvarana entwickelten Suiteapp für unbegrenzten Cloud-Speicher. SkyDoc half M&C Saatchi dabei, seine bestehende NetSuite-Dateispeicherung zu einem vernünftigen Preis zu erweitern.
SkyDoc erweitert die Speichermöglichkeiten von Netsuite durch die nahtlose Integration mit Amazon S3. Skalierbar, kostengünstig und sicher – SkyDoc ist die komplette Speicherlösung für NetSuite-Benutzer.
Abbildung 1 – SkyDoc-App für Netsuite
Mit SkyDoc kann M&C Saatchi jetzt Dateien per Drag & Drop verschieben, Dokumente nach Kategorien sortieren, Dateien in der Vorschau anzeigen, Dateien hinzufügen und löschen und die Kontrolle über die Versionskontrolle haben, wodurch die Prozesse zur gemeinsamen Nutzung von Dateien effektiv rationalisiert werden.
Abbildung 2 – Speicherverwaltung mit SkyDoc
Mit SkyDoc kann M&C Saatchi Ordnerstrukturen erstellen und den Zugriff auf der Grundlage von IP, Rolle oder Benutzern einschränken. SkyDoc bietet autorisierten Personen außerhalb der NetSuite-Umgebung ein Portal zum Anzeigen, Hochladen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Im Wesentlichen kann M&C Saatchi mit SkyDoc eine äußerst sichere und effiziente Umgebung für die Zusammenarbeit schaffen.
Abbildung 3 – Zusammenarbeit mit SkyDoc
Ein automatischer Genehmigungsworkflow wird ausgelöst, wenn Benutzer ein Dokument in SkyDoc hochladen. Dieser Workflow macht den Genehmigungsprozess einfach und unkompliziert. Das Dashboard oder E-Mail-Erinnerungen informieren die Benutzer über ausstehende Dokumente.
Abbildung 4 – Genehmigungsworkflows mit SkyDoc
GDPR-Konformität
Im Mai 2018 ist in der Europäischen Union (EU) ein neues Datenschutzgesetz in Kraft getreten, die General Data Protection Regulation (GDPR). ERP-Anwender wurden mit dem Problem konfrontiert, dass NetSuite nicht GDPR-konform ist. Die Einhaltung der GDPR erfordert eine verbesserte Sichtbarkeit von Kundendaten in ERP-Systemen, damit alle privaten Daten gefunden und auf Anfrage entfernt werden können. Tvarana war in der Lage, dieses Problem zu lösen und M&C Saatchi bei der Einhaltung der GDPR zu helfen. Zusätzlich zu den erweiterten Speichermöglichkeiten ist SkyDoc, das auf der NetSuite-Plattform aufbaut, dank der Integration mit Amazon AWS S3 GDPR- und SOX-konform.
Da Tvarana alle Anforderungen erfüllt hat, ist das Unternehmen sehr stolz darauf, seine Dienstleistungen erfolgreich für einen großen globalen Kunden erbracht zu haben. Das ERP-System von M&C Saatchi ist nun vollständig integriert, GDPR-konform und verfügt über unbegrenzten Dokumentenspeicher, der durch SkyDoc ermöglicht wird.
Über Tvarana
Tvarana ist ein NetSuite-Beratungsunternehmen, das über umfassende Erfahrung mit cloudbasierten Unternehmensanwendungen verfügt und sich auf Managed Services konzentriert. Tvarana wurde 2007 gegründet und ist ein NetSuite SDN-Partner mit 9 auf Suiteapp.com gelisteten Anwendungen. Tvarana hat über 500 Projekte in den Bereichen Anpassung, Cloud-Integration und App-Entwicklung erfolgreich abgeschlossen.
Da NetSuite-Implementierungen auf eine aggressive 90-Tage-Fertigstellung abzielen, bei der das Produkt für Ihr Unternehmen konfiguriert wird, bleibt nicht viel Raum für Produktanpassungen oder andere Erweiterungen. Die von Tvarana angebotenen End-to-End-Managed-Services können Ihr Unternehmen dabei unterstützen, seine Ziele nach der Implementierung zu erreichen.
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